Archivace s inteligencí: Jak umělá inteligence způsobuje změnu paradigmatu v oblasti archivace e-mailů?

Poslouchejte blog

E-mail zůstává jedním z nejspolehlivějších pilířů podnikové komunikace a hraje mnohem více než jen roli v každodenní spolupráci. Většina zaměstnanců v jakékoli organizaci považuje e-mail za prostředek pro komunikaci a spolupráci s širšími týmy. Neuznávají však další nástrojový aspekt e-mailu, a to, že funguje převážně jako právně uznávaný záznam, tvořící základ pro dodržování předpisů a často sloužící jako klíčový prvek během soudních řízení a auditů v celé organizaci. Přesto celoodvětvově akceptovaná norma e-mailu jako primárního a oficiálního komunikačního nástroje pohání e-mailová data k růstu v nebývalém měřítku. Správa tohoto neustále se rozrůstajícího komunikačního korpusu představuje významnou výzvu z hlediska nákladů, efektivity a celkové strategie.

V mém předchozím blogu s tématem „Zabezpečení, dodržování předpisů, uchovávání: Argumenty pro archivaci podnikových e-mailů dnes„Zkoumal jsem, jak se firmy musí zaměřit na archivaci, ochranu a případnou likvidaci historických e-mailových dat, aby snížily rizika, kontrolovaly náklady na ukládání a zachovaly soulad s předpisy. V tomto blogu se zaměřím na to, jak technologie nové generace, jako je umělá inteligence (AI) a strojové učení (ML), mohou být nápomocné při přepracování starších systémů, které se kdysi používaly k archivaci e-mailů a byly v té době inovativní, nyní vykazují své limity pod tíhou explodujícího objemu dat a stále složitějších regulačních rámců.“

Standardy a normy pro dodržování předpisů, jako například GDPR, HIPAA, pravidlo SEC 17a-4 a FINRA mají přísné mechanismy pro bezpečné nakládání s informacemi a jejich správu na základě předem definovaných pokynů. Náklady na ukládání a vyhledávání proto rostou a zároveň prudce vzrostlo riziko selhání v oblasti dodržování předpisů, pokut nebo soudních sporů. Tato měnící se krajina vytváří prostor pro novější a specializované metodiky, přičemž do centra pozornosti se dostává zavádění umělé inteligence, strojového učení a modelů velkých jazyků. Místo toho, aby organizace považovaly archivaci za statické paměťové médium, začínají zavádět dynamičtější a inteligentnější systémy. Řešení založená na umělé inteligenci dokáží automaticky a s maximální přesností klasifikovat, ukládat a načítat zprávy, čímž výrazně zvyšují efektivitu. Nabízejí také proaktivní nástroje pro včasné odhalení rizik v oblasti dodržování předpisů, podporují vyšetřování během auditů a zajišťují rychlé zpřístupnění klíčových informací.

Vzhledem k rostoucímu regulačnímu tlaku a rozrůstajícím se komunikačním kanálům není propojení archivace e-mailů s umělou inteligencí a LLM pouhým upgradem – je to široce přijímaný strategický imperativ, který využívá roky historické e-mailové komunikace jako trénovací data pro prediktivní a compliance-orientované modely. Tyto technologie umožňují organizacím dodržovat regulační normy a směrnice a odhalovat větší hodnotu ze záznamů, které byly dříve vnímány pouze jako regulační povinnosti.

Aktuální stav archivace e-mailů

Tradiční archivace e-mailů se obvykle implementovala třemi hlavními přístupy:

• Místní archivy: Podniky se pro ukládání pošty spoléhají na lokální servery. Tento model nabízí přímou kontrolu, ale je s ním spojeno mnoho fixních nákladů (servery, datová centra atd.), průběžná údržba a značné problémy se škálováním.
• Cloudové archivy: Cloudové řešení, dodávaná jako SaaS platformy, poskytují agilitu, snadnější škálovatelnost a sníženou závislost na interní infrastruktuře.
• Hybridní archivy: Ty fungují jako přechodný model, který uchovává část dat v lokálním úložišti, zatímco cloud využívá pro pružnost a širší dosah.

Výše uvedené přístupy, ačkoli jsou pro nasazení široce přijímány, mají značné nevýhody;

• Časově náročné indexováníProhledávání velkých objemů archivovaných dat často vede ke zpožděním a vytváří úzká hrdla během soudních řízení a elektronického vyhledávání informací.
• Nedostatek přesného vyhledáváníZákladní vyhledávání založené na klíčových slovech nedokáže zachytit nuance ani kontext, což nutí týmy pro dodržování předpisů a právní oddělení trávit více času kontrolou výsledků.
• Pravidla pro manuální uchovávání datZásady závisí na administrátorech, kteří používají tagy, což je proces náchylný k chybám a nekonzistentní, extrémně těžkopádný, pomalý a časově náročný.
• Zaostávající schopnosti dodržování předpisůDynamická regulační krajina předbíhá adaptabilitu stávajících regulačních rámců.
• Vysoké náklady a značná složitostSpráva archivů s kapacitou 500–1000 TB vyžaduje vysoké provozní úsilí a značné množství lidských a kapitálových zdrojů.

Jak může umělá inteligence ovlivnit dnešní prostředí archivace e-mailů?

1. Inteligentní označování a klasifikace

Systémy založené na umělé inteligenci/strojovém učení dokáží automaticky třídit e-maily do kategorií, jako jsou osobní, obchodní, citlivé nebo vysoce rizikové. Tato inteligentní klasifikace se navíc rozšiřuje na automatickou klasifikaci dat do cloudových úrovní na základě četnosti přístupu. To snižuje závislost na ručním označování, zajišťuje konzistentní uplatňování pravidel uchovávání napříč všemi oblastmi a bezproblémově identifikuje citlivé informace, jako jsou PII nebo PHI, bez nutnosti zásahu uživatele, což organizacím pomáhá udržovat soulad s předpisy ve velkém měřítku.

2. Za hranicemi generativní umělé inteligence: Kontextová umělá inteligence pro maskování a redakci dat

Kontextově řízené nástroje pro redakci mapované umělou inteligencí se mohou zaměřit na konkrétní datové prvky, jako jsou čísla občanských průkazů, údaje o účtech nebo identifikátory pacientů, a přesně je skrýt. Tím se zachovává integrita záznamů a zároveň se splňují všechny požadované regulační normy a směrnice.

3. Schopnosti sémantického vyhledávání založené na NLP

Vyhledávací nástroje mohou jít nad rámec základního hledání klíčových slov využitím zpracování přirozeného jazyka (NLP). Dokážou analyzovat vztah mezi sadou slov a s maximální přesností a správností produkovat požadovaný výstup.

4. Proaktivní dodržování předpisů a detekce anomálií

Umělá inteligence dokáže průběžně analyzovat komunikační vzorce a odhalovat nesrovnalosti, jako jsou hrozby ze strany interních subjektů, nepravidelné trendy v používání a neobvyklé nárůsty aktivity, které mohou naznačovat podvod nebo porušení pravidel. Tato pokročilá funkce umožňuje auditorům a týmům pro dodržování předpisů jednat okamžitě a bez jakéhokoli prodlení.

5. Prediktivní klasifikace úložiště založená na modelu

Na základě historických dat dokáží modely umělé inteligence, jako jsou LLM, předvídat frekvenci přístupu k danému e-mailovému záznamu a zařadit jej do odpovídající určené úrovně. Tento inteligentní a adaptivní přístup snižuje náklady bez obětování dostupnosti.

Závěrečné poznámky

Nástup umělé inteligence a strojového učení vytváří v tomto odvětví nepředstavitelný pokrok a totéž platí pro oblast archivace e-mailů. Prediktivní modely se důsledně využívají k umisťování daných e-mailových záznamů do určených úrovní úložiště na základě vzorců přístupu a nyní se zkoumají preskriptivní modely pro vytváření doporučovacích nástrojů pro definování vhodné doby uchování (e-maily mapované na marketingový rozpočet a projektový plán by automaticky měly delší dobu uchování), která by vyvažovala náklady a dodržování předpisů. Kromě toho se kontextově založené modely umělé inteligence trénují pro vyšší přesnost, pokud jde o detekci. PII or PHI automaticky odstraňovat data z archivovaných e-mailů a okamžitě je redigovat. To by odemklo vyšší stupeň zabezpečení a soukromí. LLM se také využívají k usnadnění vyhledávání napříč systémy; Vektorizované a unifikované vkládání může propojit archivované e-maily s chaty, dokumenty a tickety napříč kanály. Stručně řečeno, s umělou inteligencí bude archivace e-mailů vnímána nejen jako mechanismus ukládání, ale také jako strategické aktivum, které může chránit podniky před riziky a regulační kontrolou a generovat smysluplné poznatky a dohled.

Platforma pro archivaci e-mailů SOLIXCloud je plně spravované řešení archivace e-mailů jako služba, které zjednodušuje elektronické vyhledávání dat, bezproblémově prochází přísnými předpisy a dodržováním předpisů a usnadňuje efektivní správu růstu e-mailů. SOLIXCloud Email Archiving nabízí inteligentní, bezpečné, vysoce škálovatelné a uživatelsky přívětivé řešení archivace e-mailů pro podniky všech velikostí. Poháněno technologií Solix Common Data Platform (CDP), zjednodušuje implementaci centralizované strategie dodržování předpisů ILM pro všechny typy organizačních dat, včetně strukturovaných, nestrukturovaných a polostrukturovaných dat.