Nastal čas: Zdolání hory nestrukturovaných dat vašeho podniku

Přestože organizace investovaly značné prostředky do správy strukturovaných databází a transakčních systémů, objevil se do značné míry nediskutovaný problém – explozivní nárůst nestrukturovaných souborů, které jsou uloženy, nikdy skutečně spravovány a už vůbec nepoužívané. Nastal čas jednat.

Ohromující realita růstu nestrukturovaných dat

Čísla vypovídají přesvědčivý příběh, kterému by měl rozumět každý vedoucí pracovník v podniku. Nestrukturovaná data rostou ohromujícím tempem 55–65 procent ročně, s kumulativní roční mírou růstu 61 %. Ještě pozoruhodnější je, že v roce 80 bude nestrukturovaných 2025 % celosvětových dat, což představuje zásadní posun v tom, jak musí podniky přistupovat ke správě dat.

Pro srovnání, objem dat se v letech 181.93 až 2020 zvýší o 2025 % a na základě objemu je 80 % dat nestrukturovaných. Nejde jen o budoucí problém – děje se to právě teď a podniky, které nebudou jednat, se ocitnou v moři nezvládnutelných digitálních aktiv.

Skryté náklady nespravovaných souborů

Vaše organizace každý den vytváří tisíce dokumentů, prezentací, obrázků, videí, protokolů a dalších nestrukturovaných souborů. Tato digitální aktiva se hromadí ve sdílených souborech, e-mailových systémech, platformách pro spolupráci a na jednotkách oddělení a vytvářejí to, co mnoho IT manažerů soukromě nazývá „datovými hřbitovy“ – úložišti, kde informace končí zapomenutím.
Skutečné náklady na tento neřízený růst sahají daleko za hranice nákladů na skladování:

Riziko dodržování předpisů: Regulační požadavky jako GDPR, HIPAA a Sarbanes-Oxley nerozlišují mezi strukturovanými a nestrukturovanými daty. Každý e-mail, dokument a soubor s sebou nese potenciální povinnosti týkající se dodržování předpisů, které manuální procesy jednoduše nemohou splnit.
Provozní neefektivita: Pracovníci se znalostmi tráví až 30 % svého času vyhledáváním informací roztroušených v nestrukturovaných repozitářích. To představuje pro střední a velké podniky roční ztrátu produktivity v řádu milionů dolarů.
Bezpečnostní expozice: Nespravované soubory vytvářejí slepá místa ve vašem zabezpečení. Bez řádné klasifikace a správy životního cyklu mohou citlivá data zůstat přístupná dlouho poté, co měla být archivována nebo zničena.
Exploze nákladů na skladování: Primární úložné systémy nebyly navrženy pro uložení desítek let nahromaděných souborů. Cena za terabajt vysoce výkonného úložiště i nadále zatěžuje rozpočty IT s rostoucími objemy dat.

Imperativ řízení životního cyklu informací

Řešení spočívá v implementaci komplexní strategie správy životního cyklu informací (ILM), která zachází s nestrukturovanými daty se stejnou důsledností, jakou se uplatňuje u kriticky důležitých databází. Správa životního cyklu dat (DLM) je přístup založený na zásadách a osvědčených postupech pro dohled nad tokem dat informačního systému v celém jeho životním cyklu, od vytvoření až po smazání.

Efektivní ILM poskytuje rámec pro správu dat v pěti odlišných fázích:

Vytvoření a klasifikace: Každý soubor by měl být od okamžiku vytvoření automaticky klasifikován na základě obsahu, kontextu a obchodní hodnoty. To umožňuje automatizované uplatňování zásad a zajišťuje konzistentní zacházení s daty v celém jejich životním cyklu.
Aktivní správa: Během aktivní fáze vyžadují data vysoce výkonný přístup a robustní zálohovací ochranu. Jasné zásady by měly definovat doby uchovávání, řízení přístupu a monitorování používání, aby byla zajištěna bezpečnost a dodržování předpisů.
Přechod archivu: S tím, jak data stárnou a frekvence přístupů k nim klesá, by se mělo přejít na cenově efektivní archivní úložiště. Klíčem je zachování dostupnosti a zároveň dramatické snížení nákladů na úložiště a režijních nákladů na správu.

Dlouhodobé uchování: Stanovte zásady uchovávání dat, které definují, která data by měla být archivována a po jak dlouho. Archivní systémy musí poskytovat spolehlivý a prohledávatelný přístup k historickým datům a zároveň splňovat regulační požadavky na neměnnost a auditní záznamy.

Bezpečná likvidace: Jakmile data dosáhnou konce doby uchovávání a již nejsou potřeba, měla by být bezpečně zlikvidována, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu. Automatizované procesy likvidace zajišťují dodržování předpisů a zároveň snižují zátěž spojenou s manuálním dohledem.

Nejlepší postupy pro archivaci podnikových souborů

Implementace úspěšné archivace souborů vyžaduje více než jen přesun starých souborů do levnějšího úložiště. Přední organizace dodržují tyto osvědčené postupy:
Automatizace řízená zásadami: Automatizace aspektů procesu archivace dat může zvýšit efektivitu a přesnost. Stanovte jasné zásady, které automaticky spouštějí archivaci na základě stáří souborů, vzorců přístupu a obchodních pravidel, namísto spoléhání se na manuální zásahy.

Strategie vrstvených úložišť: Ne všechna archivovaná data mají stejné požadavky na přístup. Implementujte vrstvené úložiště, které vyvažuje optimalizaci nákladů s rychlostí načítání a zajišťuje snadnou dostupnost často používaných archivů, zatímco zřídka používaná data se přesouvají do nákladově nejefektivnějších úrovní úložiště.
Komplexní indexování: Archivní systémy musí poskytovat robustní vyhledávací a zjišťovací funkce. Uživatelé by měli být schopni najít archivovaný obsah stejně snadno jako aktivní soubory, čímž by se zabránilo vytváření duplicitních dat a podpořily by se efektivní procesy elektronického vyhledávání informací.
Integrace se stávajícími systémy: Úspěšná archivační řešení se bezproblémově integrují se stávajícími sdílenými soubory, e-mailovými systémy a platformami pro spolupráci. Uživatelé by neměli muset měnit své pracovní postupy, aby mohli využívat výhod správy životního cyklu.
Škálovatelná architektura: Navrhněte archivní infrastrukturu tak, aby zvládla exponenciální růst. Dnešní archivační řešení musí zvládat nejen aktuální objemy dat, ale i nevyhnutelný nárůst v důsledku iniciativ digitální transformace.

Zdůvodnění obchodní situace

Finanční opodstatnění implementace komplexní archivace souborů přesahuje pouhé snížení nákladů na úložiště. Organizace obvykle vidí:

Snížení nákladů na primární úložiště o 60–80 % díky automatizované archivaci
Vylepšený výkon zálohování a obnovy s klesajícími objemy aktivních dat
Zlepšená úroveň dodržování předpisů s automatizovaným uchováváním a likvidací
Snížené náklady na právní zastoupení během elektronického vyhledávání dokumentů díky centralizovaným a prohledávatelným archivům
Zvýšená produktivita, protože uživatelé mohou efektivně vyhledávat historické informace
Ještě důležitější je, že odkládání akcí problém jen zhoršuje. Předpokládá se, že globální trh s řešeními pro nestrukturovaná data dosáhne do roku 109.1 hodnoty 2033 miliardy USD s průměrnou roční mírou růstu (CAGR) přibližně 15.5 %, což odráží naléhavou potřebu, kterou organizace cítí řešit tuto výzvu.

Cesta vpřed

Problém s nestrukturovanými daty se sám od sebe nevyřeší. Každý den zpoždění znamená větší hromadění dat, vyšší náklady na ukládání, zvýšené riziko související s dodržováním předpisů a větší složitost, až konečně začnete jednat. Organizace, které budou v ekonomice založené na datech prosperovat, jsou ty, které implementují komplexní správu životního cyklu již nyní, dokud si ještě mohou udržet náskok před konkurencí.

Váš podnik již značně investoval do správy strukturovaných dat. Dalším krokem je zavedení stejné úrovně disciplíny a automatizace do obrovských objemů nestrukturovaných souborů, které představují institucionální znalosti vaší organizace. Technologie existuje, obchodní důvod je jasný a náklady na nečinnost neustále rostou.

Otázkou není, zda vaše organizace potřebuje komplexní archivaci souborů a správu životního cyklu informací – ale jak rychle dokážete implementovat řešení, které se přizpůsobí růstu vašich dat a podpoří vaše obchodní cíle.

Zde se dozvíte více o řešení archivace souborů od společnosti Solix: Archivace souborů SOLIXCloud | Bezpečné a škálovatelné úložiště datČas polovičatých opatření a manuálních procesů je pryč. Nastal čas pro automatizovanou správu životního cyklu informací na podnikové úrovni.