Správa archivace e-mailových dat je nefunkční – zde je důvod, proč je to šílené
Podívejte, většina firemních e-mailových systémů je v podstatě odpad. Viděl jsem to na vlastní oči a je ohromující, jak společnosti v hodnotě miliard provozují to, co se rovná digitálním skládkám. Tohle se musí změnit.
Problém je mnohem horší, než si myslíte
Většina generálních ředitelů netuší, že jejich společnosti sedí na časovaných bombách neuspořádaných dat. Každý den jejich zaměstnanci generují tisíce e-mailů, které mizí do něčeho, co je v podstatě černá díra. Když udeří soudní spor – a zasáhne – jsou v háji.
Čísla jsou ohromující. Typická společnost z Fortune 500 generuje přes 1 milion e-mailů denně. To je šílené. A hádejte co? Přibližně 60 % z toho tvoří důležité obchodní informace, které budou později potřebovat. Nemohou to ale najít, protože jejich archivační systémy uvízly v roce 2010.
Proč jsou současná řešení špatná
Standardní přístup k archivaci e-mailů je zásadně chybný. Společnosti vyhazují peníze do cloudového úložiště a myslí si, že tím problém vyřeší. To ne. To je jako říct, že jste vyřešili světový hlad tím, že postavíte větší sklady. Skutečným problémem je organizace a dostupnost.
A ani mě nenuťte začít s problémy s dodržováním předpisů. Pokuty podle GDPR loni vzrostly o 50 %. Regulátoři se už nehrabou. Společnosti dostávají sankce, které mohly financovat celou misi na Mars (lehká nadsázka, ale chápete).
Fyzika správy e-mailů
To je v podstatě problém termodynamiky. E-mailová data přirozeně inklinují k chaosu, pokud nevyužijete energii na jejich uspořádání. Čím více e-mailů máte, tím více energie potřebujete. Je to jednoduchá fyzika. Většina firem se to ale snaží řešit nástroji z doby kamenné.
Kvantový skok, který potřebujeme, nespočívá v technologii úložiště, ale v organizaci řízené umělou inteligencí. Současné modely strojového učení dokážou zpracovat a kategorizovat e-maily s přesností 99.9 %. To je lepší než jakýkoli člověk. Přesto společnosti stále platí týmům lidí, aby ručně třídili e-maily během zjišťování. Absurdní.
Řešením není raketová věda (ale je blízko)
- Možnosti vyhledávání na kvantové úrovni využívají umělou inteligenci
- Kategorizace a značkování v reálném čase
- Automatizované kontroly souladu
- Prediktivní analytika pro optimalizaci úložiště
Zde je to, co skutečně funguje:
Potřebujeme systémy, které dokážou předvídat, které e-maily budete potřebovat, než je budete potřebovat. Technologie existuje. Viděl jsem to. Ale většina společností je příliš zaneprázdněna nákupem drahých náplastí pro své problémy s e-mailem, místo aby opravovala základní problémy.
Finanční realita
Pojďme mluvit o penězích. Jedno narušení dat může stát společnost v průměru 4.35 milionu dolarů. To je cena asi 60 Tesla Model 3. A přesto se společnosti zdráhají utratit zlomek této částky na řádnou archivaci e-mailů. Ať to dává smysl.
Budoucnost už je tady
- Zpracujte miliony e-mailů za sekundu
- Předvídejte právní blokace dříve, než budou potřeba
- Automaticky detekovat a chránit citlivá data
- Vytvářejte zprávy o shodě v reálném čase
Opravdu divoká věc je, že už máme technologii, jak to opravit. Moderní AI umí:
Ale místo implementace těchto řešení společnosti stále používají systémy, které jsou asi tak sofistikované jako Commodore 64.
Bottom Line
Archivace e-mailů není jen problém IT – je to problém přežití. Společnosti, které to v příštích několika letech neudělají správně, zemřou. To není nadsázka, to je základní obchodní darwinismus.
Volba je jednoduchá: vyvinout se nebo vyhynout. E-mailový systém vaší společnosti musí být stejně propracovaný jako vaše výrobní linka. Cokoli méně je technologická chyba.
A pokud si myslíte, že přeháním, počkejte, až vaše společnost bude potřebovat produkovat konkrétní e-maily z roku 2019 pro soudní případ. Tehdy si uvědomíte, že váš současný systém je užitečný asi jako konvice na čokoládu.
Čas vykročit do budoucnosti. Archivace e-mailů SOLIXCloud | Bezpečně archivujte e-maily Nebo ne a sledujte, jak to dělají vaši konkurenti.
*Pokud s něčím z toho nesouhlasíte, můžete mi dokázat, že se mýlím. Data mluví hlasitěji než názory.*
O Autor:
Sandeep je hostující blogger a technologický nadšenec s vášní pro umělou inteligenci a strojové učení. Je držitelem bakalářského titulu v počítačovém inženýrství na Kalifornské univerzitě v Berkeley a má rozsáhlé zkušenosti v technologickém průmyslu. Ve volném čase Sandeep rád hraje videohry a fandí svému oblíbenému hokejovému týmu Florida Panthers.
