Správa e-mailových dat: Proč je to další velká výzva vaší společnosti
V éře všudypřítomné digitální komunikace zůstává e-mail páteří firemní korespondence. Přesto mnoho podniků zjišťuje, že správa jejich e-mailových dat je mnohem složitější než pouhá údržba prostředí Microsoft Exchange Server nebo Google Workspace. Vítejte ve světě správy e-mailových dat – kritické součásti moderních obchodních operací, kterou se mnozí manažeři snaží zvládnout.
Poslechněte si tento blog
Sázky nemohly být vyšší. S celosvětově se zpřísňujícími regulačními požadavky a zákony na ochranu osobních údajů jako GDPR si CCPA uvalením vysokých pokut za nedodržení předpisů si organizace již nemohou dovolit zacházet s archivy e-mailů jako s dodatečným nápadem. Nedávná analýza ukazuje, že společnosti, které čelí porušování předpisů souvisejících s e-mailem, zaplatily v roce 5.6 v průměru 2023 milionu dolarů na pokutách, což zdůrazňuje naléhavou potřebu robustních rámců správy.
Výzva spočívá v samotném objemu dat. Typický podnik generuje ročně miliony e-mailů, z nichž každý může obsahovat citlivé informace, smluvní ujednání nebo zásadní obchodní rozhodnutí. Tato digitální papírová stezka se stala aktivem i závazkem. I když se tato komunikace může ukázat jako neocenitelná pro obchodní zpravodajství a právní ochranu, představuje také značná rizika, pokud je špatně spravována.
Většina e-mailových platforem obsahuje nativní funkce dodržování předpisů, které se staly výchozím bodem pro řízení mnoha organizací, ale zkušení IT lídři vědí, že jsou jen škrábáním na povrchu. Pokročilá správa e-mailů vyžaduje sofistikovanou kombinaci technologií, zásad a lidského dohledu. Přední podniky implementují specializovaná řešení pro archivaci e-mailů, která nabízejí funkce, jako je správa blokování z právního hlediska, pokročilé možnosti vyhledávání a automatické zásady uchovávání.
Vzestup práce na dálku přidal další vrstvu složitosti do správy e-mailu. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci přistupují k firemnímu e-mailu z různých zařízení a míst, je udržování konzistentní kontroly nad daty stále náročnější. Společnosti, které přemýšlejí o budoucnosti, reagují implementací bezpečnostních rámců s nulovou důvěrou a vylepšováním svých zásad správy e-mailů, aby zohlednily tuto realitu distribuované pracovní síly.
Připravenost na audit se ukázala jako zásadní faktor. Když auditoři zaklepou, organizace musí prokázat nejen to, že mají zavedeny zásady, ale že jsou tyto zásady důsledně prosazovány a dokumentovány. To znamená udržovat podrobné auditní záznamy o uchovávání e-mailů, mazání a vzorech přístupu. Společnosti jako Proofpoint a Mimecast tuto potřebu využily a nabízejí řešení, která automaticky generují zprávy o shodě a udržují dokumentaci spotřebitelského řetězce.
Sektor finančních služeb byl v tomto prostoru obzvláště aktivní. Velké banky a investiční společnosti nyní archivují e-maily po dobu až sedmi let, přičemž některé uchovávají záznamy ještě delší dobu. Tyto archivy neukládají pouze zprávy, ale implementují pokročilé analýzy, které v reálném čase označují potenciální porušení předpisů a rizika obchodování zasvěcených osob.
Při pohledu do budoucna je umělá inteligence připravena způsobit revoluci v řízení e-mailů. Algoritmy strojového učení se stále více zdokonalují v klasifikaci citlivých informací, identifikaci potenciálních rizik pro dodržování předpisů a automatizaci rozhodnutí o uchovávání informací. První uživatelé již nyní zaznamenávají výrazné zkrácení doby ruční kontroly a vyšší přesnost sledování shody.
Samotná technologie však není řešením. Úspěšná správa e-mailů vyžaduje kulturní posun v rámci organizací. Zaměstnanci musí chápat svou roli při udržování souladu a vedení musí prokázat závazek k řízení dat, který jde nad rámec pouhého slova. Pravidelné školicí programy a jasná komunikace o politikách správy a řízení se mezi průmyslovými lídry stávají běžnou praxí.
Nejúspěšnější organizace berou správu e-mailu spíše jako strategickou iniciativu než jako zátěž pro dodržování předpisů. Využívají své e-mailové archivy pro business intelligence, využívají pokročilou analýzu k získávání poznatků z historické komunikace při zachování přísných standardů dodržování předpisů.
Pro podniky, které chtějí zlepšit své e-mailové řízení, je cesta vpřed jasná: investujte do robustních řešení pro archivaci (Archivace e-mailů SOLIXCloud | Bezpečně archivujte e-maily), vyvinout komplexní zásady, které zohledňují moderní pracovní vzorce, a pěstovat kulturu povědomí o dodržování předpisů. Alternativa – riskování milionových pokut a poškození pověsti – prostě v dnešním regulačním prostředí nepřichází v úvahu.
