Zásady uchovávání e-mailových dat: Proč to vaše společnost musí brát vážně
Poslechněte si blog o zásadách uchovávání e-mailových dat
Pojďme si promluvit o něčem, co by vám na první pohled mohlo klížit oči – o zásadách uchovávání e-mailů. Já vím, já vím, zní to asi tak vzrušující, jako sledovat schnoucí barvu. Ale jde o to: pokud vaše společnost neřeší uchovávání e-mailů správně, možná sedíte na časované bombě.
Představte si toto: na váš stůl vám dorazí žaloba a vy potřebujete najít konkrétní e-maily z doby před třemi lety. umíš to? Pro většinu společností je odpověď „možná“ – a to bohužel nestačí. Někteří zaměstnanci uchovávají každý e-mail ve své doručené poště. Některé vytvářejí složitý systém složek. Někteří „smažou“ téměř vše. Jste si stále jisti, že nyní najdete potřebné e-maily?
Skutečnost je taková: ani s aplikacemi pro textové zprávy a chatování se objem e-mailů nezpomaluje. Průměrný firemní pracovník odešle a přijme přes 100 e-mailů každý den. To je spousta digitálního papírování a na rozdíl od starých časů, kdy jste mohli papíry jen strčit do kartotéky, e-maily potřebují sofistikovanější přístup.
Představte si uchovávání e-mailů jako digitální úklid. Nenechali byste si každý kus papíru, který vám překročí stůl, navždy, že? Daňové doklady nebo důležité smlouvy byste ale také nevyhodili. Stejný princip platí pro e-maily.
Mezi Sarbanes-Oxley, HIPAA, a GDPR, existuje bludiště předpisů, které diktují, co musíte dodržovat a jak dlouho. Pamatujte, že e-mailová data mohou být aktivem a také závazkem. Efektivní zásady to pomáhají zvládnout.
Lépe spravované uchovávání e-mailů není jen o vyhýbání se pokutám. Jde o to, aby vaše firma fungovala lépe. Potřebovali jste někdy odkazovat na diskuzi o starém projektu? Nebo zkontrolovat, co bylo klientovi slíbeno před dvěma lety? Právě tam může správné uchovávání e-mailů – a snadné vyhledávání – skutečně přinést obchodní výhody.
Technická část je v dnešní době vlastně docela cool. Moderní archivační systémy dokážou automaticky třídit e-maily podle toho, o čem jsou, kdo je poslal a kdo je přijal. Je to jako mít pro vás supervýkonného digitálního knihovníka. Tyto systémy mohou aplikovat správné zásady na správné e-maily pro uchování, poté vyprší a vyčistí, když již nejsou potřeba. Archivace e-mailů SOLIXCloud | Bezpečně archivujte e-maily
Pak je tu celá vráska práce na dálku. S lidmi, kteří pracují odkudkoli a používají své telefony pro e-mail, staré hranice již nefungují. Vaše zásady uchovávání musí zohledňovat tuto novou realitu. Vztahují se vaše zásady na to, co se stane, když někdo používá svůj osobní Gmail k práci? Mělo by to být.
Podívejme se také doopravdy na skladování. Ano, digitální úložiště je levné, ale to neznamená, že byste si měli vše ponechat navždy. Je to jako mít obrovskou garáž – to, že můžete všechno uložit, ještě neznamená, že byste měli. Čím více si toho necháte, tím těžší je najít to, co skutečně potřebujete.
Jedna věc, kterou jsem se naučil, je, že musíte dostat své lidi na palubu. Nejlepší systém na světě vám nepomůže, pokud vaši zaměstnanci nechápou, proč na tom záleží. A ne, rozesílání nudných PDF zásad nestačí. Musíte to pro ně udělat opravdovým. Sdílejte příběhy o tom, co se může pokazit a jak správná správa e-mailů usnadňuje život všem.
To, co se řítí po štice, je vlastně docela vzrušující. Umělá inteligence začíná zdokonalovat uchovávání e-mailů. Namísto přísných pravidel typu „všechno uchovávejte sedm let“ se posouváme směrem k systémům, které dokážou přijímat jemnější rozhodnutí. Dokážou odhalit vzorce a vztahy, které by lidem mohly uniknout.
Tady je závěr: uchovávání e-mailů není jen problém IT nebo právní problém – je to obchodní problém. A stejně jako většina obchodních problémů nezmizí. Společnosti, které to zvládají dobře, jsou ty, které to považují za víc než jen za políčko pro kontrolu dodržování předpisů.
Dobrá zpráva? Nemusíš na to přijít sám. Začněte od základů: zjistěte, jaké předpisy se vztahují na vaše odvětví, nastavte jasné zásady, kterým bude každý rozumět, a investujte do nástrojů, které usnadní dodržování těchto zásad. Zbytek bude následovat. Archivace e-mailů SOLIXCloud | Bezpečně archivujte e-maily
Pamatujte, že cílem není dokonalost – je to pokrok. Udělejte své zásady pro uchovávání e-mailů dostatečně dobrými již dnes a zítra je neustále vylepšujte. Vaše budoucí já (a váš právní tým) vám poděkuje.
