Jak se archivují obrovské firemní soubory?

Velké korporace shromažďují obrovské množství dat prostřednictvím přímého sběru z webových stránek, aplikací, průzkumů a systémů POS a nepřímého sběru ze zařízení IoT, veřejných zdrojů, poskytovatelů třetích stran, partnerství a fúzí a akvizic. Tyto datové sady lze kategorizovat na strukturovaná, nestrukturovaná a polostrukturovaná data, přičemž se všemi se má zacházet jinak.

To často vede k nadbytečným datům, problémům s integrací a problémům se správou. K akumulaci dat také přispívají zásady uchovávání dat, regulační požadavky a konkurenční tlak. Efektivní archivace těchto souborů je naprosto nezbytná pro zachování dostupnosti dat, dodržování předpisů, zmírnění rizik a optimalizaci nákladů na úložiště a alokaci výpočetních zdrojů.

Ale jak tyto velké korporace archivují tyto soubory?

Vyřazené starší systémy – odchod do důchodu

Aktivity fúzí a akvizic, zásady řízení, předpisy a požadavky na právní držení vedly k nadbytečným aplikacím a spoléhání se na starší systémy. Tyto aplikace mají často velmi vysoké TCO (celkové náklady na vlastnictví) a provozní omezení. Velké organizace se s touto výzvou vypořádávají ukončením provozu/vyřazením starších aplikací z provozu a přesunem stávajících datových sad do chladného archivního úložiště.

Při archivaci vyřazených systémů a aplikací datové týmy obvykle provádějí následující kroky:

• Extrahujte data ze starších systémů před vyřazením z provozu
• Převeďte data do vhodných formátů pro chladné skladování v archivních systémech
• Obohaťte data o metadata a správné označování pro zlepšení dostupnosti
• Vytvořte zásady uchovávání a čištění na základě platných předpisů
• Uchovávejte extrahovaná data v řešeních dlouhodobé archivace

Nestrukturované soubory a dokumenty

Dokumenty, prezentace, tabulky, obrázky a další multimediální soubory tvoří téměř 80 % podnikových dat.

Podle zpráv se očekává, že objemy nestrukturovaných dat vzrostou do roku 150 na více než 2025 zettabytů. Zajištění efektivní správy těchto souborů je zásadní, protože k mnoha není přístup více než jednou. Soubory, které nejsou nezbytné pro operace nebo které mají být uchovávány předpisy, lze vymazat. Naproti tomu ostatní soubory lze přesunout do levnějších úložných vrstev, aby se uvolnily aktivní úložné systémy pro toky provozních dat.

Strategie archivace nestrukturovaných dat:

• Použití nástrojů klasifikace dat k uspořádání souborů podle důležitosti a regulačních požadavků.
• Použití značek metadat pro lepší přístupnost prostřednictvím vyhledávání
• Stanovte vlastnictví a řízení přístupu, přidělte vlastnictví určeným týmům a oddělením
• Vytvořte a aplikujte zásady uchovávání a čištění archivních dat
• Přesunout soubory do vrstev studeného úložiště na cloudových nebo lokálních serverech.

E-maily a komunikace

Firmy dostávají každý den velké množství pošty. Kvůli požadavkům na dodržování předpisů mohou být společnosti pověřeny ukládáním a udržováním záznamů e-mailových vláken od hlavních zúčastněných stran, jako jsou zákazníci, dodavatelé, interní zaměstnanci a další. Podniky musí investovat do nástroje pro archivaci e-mailů, aby mohly tyto e-maily efektivně spravovat.

Strategie archivace e-mailů, chatů a další komunikace:

• Pečlivě zhodnoťte e-maily a kritici zúčastněných stran, pokud jde o přístup k e-mailům a komunikaci
• Indexujte e-maily na základě citlivosti, potřeby a požadavků na shodu
• Nastavte obchodní hodnotu pro chaty a e-maily a implementujte zásady uchovávání a čištění
• Implementujte zásady pro zachování a zachování kritických částí komunikace, abyste vyhověli požadavkům eDiscovery a soudním sporům
• Vyberte si nejvhodnější nástroj pro archivaci e-mailů podle svých potřeb a implementujte archiv

Databáze a strukturované datové sady

Jak bylo uvedeno výše, archivace neaktivních databází a strukturovaných datových sad je ve srovnání s ostatními datovými sadami jednoduchá. Nicméně optimalizace správy dat, řízení přístupu, vyhledávání a dostupnosti při současném snižování nákladů je stále klíčovým bodem pro úvahy napříč datovými týmy ve všech velkých podnicích.

Strategie archivace pro neaktivní databáze a strukturované datové sady:

• Určete různé databáze, které mají být archivovány, a kategorizujte je na základě citlivosti, potřeby a požadavků na shodu
• Stanovte jasné doby uchovávání na základě právních a obchodních požadavků
• Vyberte si vhodná řešení úložiště (cloud, on-prem) na základě objemu, přístupu a nákladů.
• Stanovte zásady správy, uchovávání a očištění
• Přesouvejte data do archivní vrstvy a pravidelně vyhodnocujte zásady archivace, abyste zajistili efektivitu a soulad s normami

Archivace neaktivních dat je mnohostranný přístup, zejména ve velkých organizacích, kde jsou data uložena na různých místech, pod různými předpisy a vlastněna a spravována různými zainteresovanými stranami. Zatímco jednotlivě se procesy a strategie používané k archivaci dat napříč společnostmi a datovými týmy liší, většina organizací postupuje podle výše uvedených kroků spolu s několika vylepšeními, aby vyhovovaly jejich hlavním obchodním potřebám. Zatímco archivace je pro velké organizace přínosem několika způsoby, výběr správného dodavatele, který pomůže s archivací dat, je zásadní.

My ve společnosti Solix, s desítkami let zkušeností se správou podnikových dat, jsme lídrem v oblasti archivace. The Archivace Solix Enterprise Tato sada umožňuje organizacím vyřadit své starší aplikace a zároveň archivovat soubory, e-maily a neaktivní databáze, aniž by došlo k ohrožení bezpečnosti nebo integrity dat. Díky vestavěným funkcím správy zajistěte, aby byly vaše podnikové datové operace bezpečné, zabezpečené a kompatibilní.

Chcete-li se dozvědět více o tom, jak může Solix vyřešit vaši potřebu archivace, navštivte naši webovou stránku

O autorovi

Dobrý den! Jsem Haricharaun Jayakumar, senior manažer v produktovém marketingu ve společnosti Solix Technologies. Primárně se zaměřuji na data a analytiku, architektury správy dat, podnikovou umělou inteligenci a archivaci. Získal jsem titul MBA na ICFAI Business School, Hyderabad. Řídím průzkum trhu, projekty vedoucích genů a marketingové iniciativy pro Solix Enterprise Data Lake a Enterprise AI. Kromě všech datových a obchodních záležitostí občas rád poslouchám a přehrávám hudbu. Díky!