Měli byste smazat nebo archivovat e-maily?
Proč je archivace e-mailů důležitá: Více než jen smazání
Přiznejme si to, všichni se topíme v e-mailech. Pokušení jednoduše stisknout „smazat“ a sledovat, jak počet doručené pošty klesá, je skutečné. Ale pro podniky, zejména pro podniky, je mazání e-mailů nejen riskantní – je to potenciálně katastrofální. Pojďme se vrhnout na to, proč je archivace e-mailů klíčová a jak může zachránit vaši slaninu (a možná i celou vaši společnost).
The Email Avalanche
Nejprve si řekněme čísla. Průměrný zaměstnanec denně odešle a přijme asi 126 obchodních e-mailů. To je více než 30,000 XNUMX e-mailů ročně na osobu! Nyní to vynásobte celou svou pracovní silou. Jo, je to hodně. Ale tady je to hlavní: v té hoře zpráv jsou pohřbeny kritické obchodní komunikace, právní dohody a možná i další velká myšlenka, která způsobí revoluci ve vašem odvětví.
Proč „Just Delete It“ to nevyřeže
- Právní nášlapné miny, proč byste měli smazat nebo archivovat e-maily: Pamatujete si ten e-mail před třemi lety, který se zdál nedůležitý? Může to být klíčový důkaz v soudním sporu. Bez řádné archivace v podstatě hrajete legální ruskou ruletu.
- Hádanky o shodě: V závislosti na vašem odvětví můžete být ze zákona povinni uchovávat určitou komunikaci roky. Finanční služby, zdravotnictví, vláda – všechny mají přísná pravidla pro vedení záznamů. Mazání e-mailů chtě nechtě? To je rychlá cesta k vysokým pokutám a regulačním nočním můrám.
- Znalosti jsou moc (a peníze): Tyto staré e-maily obsahují cenné institucionální znalosti. Historie vývoje produktu, vztahy s klienty, strategická rozhodnutí – to vše je tam. Jejich smazání je jako zahodit kolektivní paměť vaší společnosti.
- Vyčerpání produktivity o tom, proč byste měli mazat nebo archivovat e-maily: Strávili jste někdy hodiny hledáním starého e-mailu s důležitými informacemi? Jo, je to na hovno. Správná archivace znamená najít to, co potřebujete, když to potřebujete, bez digitálního ekvivalentu dumpster diving.
Pokud chcete e-mail smazat nebo archivovat, pochopte otázku: Vaše digitální záchranná síť. Takže, jaké je řešení? Vstupte do archivace e-mailů – superhrdina digitálního věku. Ale ne všechna archivační řešení jsou si rovni. Pojďme si rozebrat některé klíčové funkce, které byste měli hledat:
Komplexní zachycení
- Žurnálování SMTP: Zachytí všechny e-maily tak, jak jsou odesílány nebo přijímány. Nic neproklouzne škvírami.
- Zachycení poštovní schránky na základě zásad: Automaticky archivuje na základě vašich pravidel. Není nutná žádná manuální práce.
- Hluboké zpracování souborů .PST: Protože buďme skuteční, každý má ty staré soubory Outlooku, které se povalují.
- Flexibilní migrace .PST a .NSF: Přinášet data z jiných systémů? Žádný problém.
- Schopnost přijímat minulé zprávy: Protože váš archiv by měl být kompletní, i když právě začínáte.
Pevné zabezpečení
- Redundance dat: Protože ztráta archivovaných dat maří celý účel.
- Protokolování auditu a dodržování předpisů: Vědět, kdo a kdy k čemu přistupoval. CYA v celé své kráse.
- Šifrování a správa klíčů: Udržujte tyto citlivé e-maily pod zámkem (digitálně řečeno).
Prostorově úsporné Smarts
- Deduplikace a úložiště s jednou instancí: Proč uchovávat 50 kopií stejného celopodnikového e-mailu?
- Uchování metadat: Udržujte všechny důležité detaily bez nadýmání.
Najděte to rychle
- Pokročilé indexování a vyhledávání: Protože zjištění, že jeden e-mail z roku 2018 by nemělo být jako hledání jehly v kupce sena.
- Flexibilní příjem dat: E-maily, přílohy, dokonce i sociální média – přineste vše.
Hrajte hezky s ostatními, když vy
- Integrace s DLP a bezpečnostními řešeními: Protože váš archiv by měl zlepšit vaši celkovou bezpečnost, nikoli ji komplikovat.
Odolnost proti katastrofě
- Automatické zálohování a obnovení: Protože se věci dějí a vy musíte být připraveni.
- Geograficky rozptýlené úložiště: Nedávejte všechna vajíčka (nebo v tomto případě e-maily) do jednoho košíku.
Uživatelsky přívětivé funkce, když byste měli smazat nebo archivovat e-maily
- Samoobslužný přístup pro koncové uživatele: Umožněte zaměstnancům najít své vlastní staré e-maily. Váš IT tým vám poděkuje.
- Řízení přístupu na základě rolí (RBAC): Protože ne každý potřebuje přístup ke všemu.
Dopad na skutečný svět
Stále nejste přesvědčeni? Podívejme se na některé scénáře ze skutečného světa:
Měli byste smazat nebo archivovat e-maily?
- Finanční firma se vyhnula milionovým pokutám tím, že během auditu SEC rychle vytvořila požadovanou komunikaci.
- Technologická společnost obnovila důležité detaily duševního vlastnictví z archivovaných e-mailů poté, co se nespokojený zaměstnanec pokusil vše smazat.
- Poskytovatel zdravotní péče zefektivnil péči o pacienty tím, že lékařům poskytl rychlý přístup k předchozí komunikaci o léčbě.
Bottom Line
Podívej, chápu. Mazání e-mailů je dobrý pocit. Je to jako digitální decluttering. Ale pro firmy odpovězte na otázku Pokud mažete nebo archivujete e-maily, je to jako hrát si s ohněm, když sedíte na sudu s prachem. Archivace e-mailů není jen o uchovávání starých zpráv – jde o ochranu minulosti, přítomnosti a budoucnosti vaší společnosti.
Investice do robustního řešení pro archivaci e-mailů není jen chytrá – je nezbytná. Jde o to být připraveni na jakékoli křivky, které vám do cesty postaví svět podnikání (nebo právní systém). Navíc myslete na to, kolik času ušetříte, když se nebudete muset prohrabávat starodávnými schránkami a hledat tu jednu zásadní zprávu.
Takže až budete příště v pokušení kliknout na smazat v té přetékající doručené poště, nezapomeňte: archivace není jen o ukládání e-mailů. Jde o záchranu vašeho podnikání. Vybírejte moudře, důkladně archivujte a lépe spěte s vědomím, že vaše digitální minulost je bezpečná a lze v ní vyhledávat. Nyní víte, že byste měli smazat nebo archivovat e-maily.
