Nové cloudové služby jsou základem pro získání kontroly nad obsahem

Můj soused má garáž pro dvě auta a velkou kůlnu na dvorku. Za těch dvacet let, co bydlíme vedle, ještě nezaparkovali v garáži jediné auto. Garáž přetéká všemožným dvorním vybavením, zimními pneumatikami, vysloužilým cvičebním vybavením a podivným kusem nábytku. Bouda je také zabalená. Vlastní sněžnou frézu, často jim půjčuji naši, protože se ke své nedostanou. Bohužel mnoho organizací řeší správu souborů podobným způsobem.

Většina podnikových sdílených souborů přetéká soubory, které byly dávno opuštěny. Většina zavěšuje množství ROT (nadbytečných, zastaralých, triviálních) souborů tak, aby bylo alespoň 80 % z celkového počtu pod správou. Mnoho z nich bylo zastaralých dní po vytvoření, více než 95 % během 90 dnů. Hledání konkrétních souborů nebo souborů obsahujících určité informace se stává složitým, protože mají tendenci být rozmístěny na různých ostrovech úložiště. Některé na osobních zařízeních, některé existují ve sdílení souborů na místě, zatímco jiné jsou na Disku Google, Dropboxu nebo osobních OneDrives.

Nedostatek kontroly vedl k obrovskému odlivu nákladů. Společnost Gartner odhadla, že průměrné náklady na správu 1 TB primárního úložiště byly 3,351 79 USD ročně. Toto číslo nezahrnuje náklady na zálohování, replikaci dat nebo jiné technologie. Drtivá většina, XNUMX % manažerů a profesionálů v průzkumu EMC uvedla správu úložiště jako hlavní problém. Archivaci souborů (správě životního cyklu většiny informací) je však věnována malá pozornost v rámci podnikového IT a pochopitelně žádná pozornost podnikových uživatelů. Koneckonců předpokládají, že to IT „zvládá“.

Kromě úložiště jsou ve hře problémy s dodržováním předpisů. Ve skutečnosti jsou regulační změny a zvýšená regulační kontrola trvale hodnoceny jako obchodní riziko číslo jedna ze strany vedení C-suite. To neznamená, že všechny regulační problémy souvisejí s IT/daty, ale rozhodně jsou tím nejníže visícím ovocem. Uchovávání souborů, právní blokování a pokročilé vyhledávání jsou možné. Organizace by totiž mohla nést odpovědnost nejen za soubory, které jste si neuchovali, ale i za ty, které jste uchovávali déle, než je zákonem požadováno.

Dobrou zprávou je, že soubory lze relativně snadno organizovat a spravovat, protože jsou samostatné a nesou svá vlastní metadata, jako je datum vytvoření, poslední úprava a čas posledního přístupu. To vše lze vyhodnotit pro automatickou správu. Z tohoto důvodu má archivace souborů, i když není sexy, jednu z nejrychlejších návratností investic.

Základním prvkem jakékoli strategie archivace souborů je samotné úložiště. Dokáže splnit slib nižších nákladů? Může poskytnout další funkce, které pomáhají s dodržováním předpisů, zabezpečením, sdílením souborů a pokročilým vyhledáváním? Uživatelé a organizace jistě stále více přijímají a důvěřují cloudovým úložištím objektů. Cloudové úložiště samo o sobě nestačí. Pro implementaci úspěšné strategie archivace souborů bude klíčové, aby byl proces co nejtišší. Pokud si koncoví uživatelé ani nebyli vědomi strategie, můžete tento proces označit za úspěšný.

Cloudové archivní úložiště zaškrtne alespoň jedno políčko, v cloudovém měřítku. Ale jak to pomůže s dalšími požadavky, jako je uchovávání a dodržování právních předpisů, eDiscovery a pokročilé vyhledávání, sdílení souborů nebo integrace aplikací? Odpověď je samozřejmě nic moc. Co je třeba zvážit, je relativně nový, Archive-as-a-Service. Poskytují plně spravované úložiště, které bude každá organizace chtít jako základní stavební kámen své strategie archivace souborů. Tyto nové služby by měly nabízet následující:

• Centralizovaná správa
• Správa (tj. zásady uchovávání a právního zadržení)
• Zabezpečení ve formě přístupu na základě rolí a end-to-end šifrování
• Vestavěná ochrana dat a dostupnost
• Snadná samoobslužná organizace a správa složek/souborů
• Přístup k souborům odkudkoli
• Pokročilé vyhledávání v metadatech a obsahu souborů
• Kategorizace souborů, označování, komentáře, sdílení
• Přístup k API pro podporu integrace se stávajícími aplikacemi nebo nástroji pro spolupráci
• Hromadné přijímání a podpora pro jakýkoli typ souboru

Nikdy nebyl lepší čas, aby IT organizace snadno vyhrála implementací strategie archivace souborů. I když je třeba předem pracovat, je výběr úložiště klíčovým základním prvkem strategie. Cloudová úložiště Archive-as-a-Service mohou výrazně snížit náklady a zrychlit časový rámec pro implementaci strategie s jednou z nejrychlejších návratností investic, jakou může IT podniknout.

O Autor:

Charlie Garry má více než 30 let zkušeností. Je bývalým viceprezidentem a servisním ředitelem výzkumu infrastruktury ve společnosti META Group. Ředitel, produktový manažer pro databázi Oracle. Zakládající člen Divine Interventures a viceprezident pro infrastrukturu ve společnosti Platinum Technology. V současné době je vrchním ředitelem Solix Technologies, softwarové a servisní firmy se sídlem v Silicon Valley.