Jak přeměnit vaši společnost na bezpapírovou organizaci
Tjeho rok, zvažte přijetí jednoho z největších průlomů v kancelářském managementu: čistou organizaci bez papírů bez dopadu na stromy. Proč? Přepínač vám šetří peníze mnoha způsoby, jako jsou náklady na papír a tisk, zefektivňuje vyhledávání dokumentů a pomáhá splnit požadavky na shodu, jako je GDPR.
Ačkoli přechod na digitální může vyžadovat počáteční investici několika tisíc dolarů, digitální úložiště je mnohem levnější než tisk a organizování fyzických souborů. Řekněme například, že kupujete papír pro 10,000 800,000 zaměstnanců. Zásoby levného papíru od Amazon.com vás snadno vyjdou na nejméně 06 13 USD každý rok – a podle Print Greener vás tisk bude stát dalších 6,800,000 až XNUMX USD za stránku. Celkově se díváte na minimální investici XNUMX XNUMX XNUMX USD ročně do papírových záznamů. Cena bezpapírové ukládání stejného množství dat na Hadoop? Méně než 30 $ měsíčně, podle většiny Amazon Web Services aktuální ceník.
Skryté úspory nákladů bezpapírových organizací
Paperless také pomáhá udržet vaši firmu konkurenceschopnou tím, že mnohem snáze najdete potřebné dokumenty. Implementace bezpapírového organizačního modelu znamená, že textové vyhledávání je nyní k dispozici pro získání digitálních papírových dokumentů během několika sekund. Podle PricewaterhouseCoopers se 120 USD utratí za hledání pouze jednoho chybně zařazeného dokumentu v mzdových nákladech. S Hadoop mohou zaměstnanci snadno najít faktury, tabulky, prezentace a další, když jsou již u svých počítačů.
To je také zvláště důležité, pokud jde o dodržování předpisů a zákona. Ať už je vaše organizace soukromá nebo veřejná, vládní nebo nezisková, pravděpodobně vlastníte značné množství důvěrných dat – a to se stalo důležitější než kdy jindy nařízení, jako je GDPR. Ztráta nebo nesprávné umístění těchto údajů může vést k vysokým pokutám. Bezpapírové používání umožňuje sledovat, kdo k informacím přistupuje a kam je bere.
Případ použití ve zdravotnictví bezpapírové organizace
Vezměme si příklad Kaiser Permanente. Poskytovatel zdravotní péče a pojistitel obdržel nejvyšší ocenění od Společnosti pro zdravotnické informace a systém řízení za bezpapírový systém, který zavedl na 350 svých ambulantních klinikách. Ambulantní certifikace stupně 7 uznává elektronickou integraci, která zachovává důvěrnost a zároveň umožňuje sdílení informací o pacientech, komplexní využití klienty a zaměstnanci a ukládání dat a vyhledávání archivů. Změna systému umožnila síti lépe diagnostikovat nemoci a spolupracovat na léčebných plánech a podle jedné případové studie snížila úmrtnost na srdeční komplikace o 88 procent. Kaiser Permanente odhaduje, že přechod na digitální zabránil 135 úmrtím a 260 nouzovým postupům.
Kaiser Permanente není jedinou společností, která má velký prospěch z bezpapírové evidence, tak co brzdí ostatní společnosti? Moje společnost spolupracuje se zákazníky napříč desítkami odvětví a já jsem zjistil, že největší problém na bezpapírové komunikaci není koncept, ale cena a snadnost provedení. Lidé nevědí, kde začít s tím, co se zdá být zásadním posunem ve způsobu podnikání. Koneckonců, průmyslová odvětví, která z bezpapírové výroby nejvíce vytěží – zdravotnictví, finance, vláda, školství – jsou jen zřídka chválena za efektivitu.
Proces zbavení se papírů nemusí být zastrašující nebo neuvěřitelně drahý. Klíčem k úspěšnému přechodu na digitál je příprava. Pokud jste se rozhodli, že bezpapírový model je pro vás ten pravý, zde je několik kroků k bezpapírovému, které můžete sdílet se svým manažerem zařízení nebo ředitelem nákupu:
1. Posuďte nepořádek
Aby bylo možné přejít na elegantní bezpapírovou organizaci, musí správce zařízení nebo ředitel nákupu nejprve získat představu o rozsahu projektu. Měl by začít vytvořením malé pracovní skupiny vedoucích oddělení, která by dala dohromady odhad celkových dokumentů. Říkáme tomu hodnocení dat a Solix nabízí nástroje a služby pro splnění tohoto úkolu.
2. Nakreslete časovou osu
Jak vám může říci čestný student, klíčem k dokončení projektu včas je splnění menších cílů. Stejně tak by časový plán přechodu na papír měl sestávat ze sady realistických milníků.
Aby byl proces méně náročný, doporučuji stanovit si týdenní cíle. Pokud společnost zpracovává přenosy souborů interně, nastavení týdenního cíle umožňuje členům týmu vyvážit jejich povinnosti bez papírů a každodenní práci. Pokud společnost najímá externí tým, je užitečné mít týdenní uzávěrku. Celkově lze projekt rozložit na několik měsíců, aby byl zvládnutelný, ale ne natolik zdlouhavý, aby riskoval únavu a syndrom vyhoření.
3. Dejte to pryč
Jako poslední krok bude muset správce zařízení nebo IT manažer zvážit, jak bude společnost ukládat nové digitální soubory. Podniková archivace na Apache Hadoop zvládá tuto práci s náklady na skladování komodit a výpočetní náklady na komodity, což je škálovatelné a především poskytuje platformu pro využití umělé inteligence a strojového učení ke zpeněžení dat tím, že poskytuje jedinečné statistiky pomocí analýzy velkých dat.
Přechod na bezpapírovou organizaci může vyžadovat trochu úsilí a náklady předem, ale výhody pro náklady, kontrolu a dodržování předpisů jsou jasné. Vzhledem k tomu, že stále více organizací používá cloudové nástroje a systémy, přechod na plně digitální technologii je logickým krokem k tomu, stát se organizací založenou na datech ve věku velkých dat.
