Zabezpečení, dodržování předpisů, uchovávání: Argumenty pro archivaci podnikových e-mailů dnes
E-mail je již po staletí základem komunikace v obchodních operacích. I když se na něj denně spoléháme, často přehlížíme obrovské množství citlivých informací, které obsahuje, včetně velkých objemů osobně identifikovatelných údajů (PII), finančních údajů, ověřovacích a přístupových údajů k nástrojům kritickým pro podnikání, strategických plánů, diskusí na úrovni představenstva a dokonce i chráněných zdravotních informací (PHI) v regulovaných odvětvích. E-mailová úložiště jsou rozsáhlými zdroji organizačních dat a stejně jako jakékoli jiné musí být spravována tak, aby chránila všechny sady citlivých informací. S rostoucím objemem e-mailů se stává klíčovou potřeba uplatňovat osvědčené postupy správy dat, jako je správa životního cyklu informací (ILM). Firmy se musí zaměřit na archivaci, ochranu a případnou likvidaci historických e-mailových dat, aby snížily rizika, kontrolovaly náklady na úložiště a zachovaly soulad s předpisy. Implementace řešení archivace e-mailů na podnikové úrovni usnadňuje přesun zastaralých a neaktivních dat do zabezpečeného a centralizovaného archivu. To zajišťuje, že informace jsou uchovávány v souladu s regulačními politikami, bez nežádoucích konfliktů a snadno dostupné pro e-Discovery nebo během jakéhokoli soudního řízení.
Soulad s předpisy
V dnešním světě čelí různá odvětví přísným regulačním směrnicím a normám pro dodržování předpisů. Například;
- Finanční instituce musí dodržovat směrnice FINRA a SEC.
- Biologické vědy a zdravotnictví se řídí HIPAA pravidla a,
- Veřejné společnosti musí dodržovat pravidla SOX.
Jeden z hlavních požadavků vyžaduje, aby tyto organizace z různých odvětví uchovávaly e-maily po stanovenou dobu a aby měly možnost kdykoli je načíst. Pokročilé archivační řešení je naprosto nezbytné pro automatické zachycení a ukládání e-mailů v chráněném a šifrovaném formátu, což zajišťuje zvýšené zabezpečení a integritu.
Zabezpečení a správa dat
E-maily jsou náchylné k phishingovým podvodům, kybernetickým útokům a únikům interních dat. Jednotné, zabezpečené a cloudové archivační řešení, které splňuje šifrovací standardy AES 256, zajistí, že archivované e-maily budou šifrovány, bude k nim řízen přístup a budou chráněny před neoprávněnými zásahy. Kromě zabezpečení dat jsou tato řešení nové generace klíčová pro poskytování organizacím kontroly nad dobou uchovávání, přístupností a stahováním e-mailových dat. To minimalizuje riziko úniků dat a zajišťuje soulad se zákony na ochranu osobních údajů, jako jsou GDPR, GLBA si CCPA.
Připravenost na elektronické vyhledávání informací
Během soudních sporů a právních řízení mohou nastat situace, kdy jsou podniky požádány o rychlé a spolehlivé předložení určitých relevantních dokumentů. Takové úkoly mohou být obecně těžkopádné a časově náročné. V důsledku toho je vyžadován centralizovaný archiv s pokročilou a inteligentní funkcí vyhledávání, který dokáže provádět rychlejší a efektivnější vyhledávání mapované na eDiscovery ve všech schránkách na základě klíčového slova nebo více filtrů, aby se rychle identifikovaly e-maily s vyšším stupněm relevance, které vás zajímají. Takový archiv může také poskytnout další možnosti, pokud jde o označování a právní uchovávání. To následně snižuje časovou náročnost, optimalizuje náklady a snižuje rizika nedodržování předpisů a sankcí během řízení.
Dostupnost a použitelnost
S exponenciálním nárůstem e-mailové komunikace se vyhledávání relevantních e-mailů, jejich organizování a nalezení relevantního e-mailu pro konkrétní úkol (pro úkoly související s elektronickým vyhledáváním) stalo neproveditelným a extrémně těžkopádným. Chytré a inteligentní archivační řešení, které nejenže uzamkne komunikaci, ale také umožní bezproblémový přístup a usnadní přesné nalezení konkrétního e-mailu v archivu, je nezbytností. To by urychlilo proces vyhledávání, zvýšilo produktivitu a zajistilo, že žádné cenné uložené informace nebudou nikdy nedostatečně využity.
Optimalizace úložiště
Moderní e-mailové systémy mají svá omezení, a to v podobě omezené úložné kapacity a nikdy nebyly navrženy pro ukládání historických zpráv za roky. Ukládání nebývalého množství e-mailů v aktivních schránkách snižuje výkon, zvyšuje náklady na úložiště a vytváří potenciální kybernetické hrozby. Archivací této e-mailové komunikace dochází k masivnímu snížení zatížení serveru a podstatnému zlepšení výkonu systému, což následně výrazně snižuje náklady.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Organizace se zaměřují na modernizaci své IT infrastruktury, což urychlilo zavádění jednotného, cloudového a integrovaného řešení pro archivaci e-mailů. Toto řešení se stalo kriticky důležitým nástrojem a firmy jej hojně využívají, zejména jako součást své strategie řízení kontinuity podnikání (BCM). Ať už se jedná o malý podnik nebo velkou organizaci, investice do řešení pro archivaci e-mailů se vyplatí, pokud jde o zmírnění kybernetických rizik, zamezení nedodržování předpisů v důsledku soudních řízení a dosažení vyšší produktivity.
Platforma pro archivaci e-mailů SOLIXCloud je plně spravované řešení archivace e-mailů jako služba, které zjednodušuje eDiscovery, bezproblémově prochází přísnými předpisy a předpisy a usnadňuje efektivní správu růstu e-mailů. SOLIXCloud Email Archiving nabízí inteligentní, bezpečné, vysoce škálovatelné a uživatelsky přívětivé řešení archivace e-mailů pro podniky všech velikostí. Archivace e-mailů, poháněná platformou SOLIXCloud Common Data Platform, zjednodušuje implementaci centralizované strategie dodržování předpisů ILM pro všechny typy organizačních dat, včetně strukturovaných, nestrukturovaných a polostrukturovaných dat.
