SOLIXCloud Email Archiving je plně spravovaná archivace e-mailů jako služba, jejímž cílem je zjednodušit eDiscovery, dodržování předpisů a správu růstu e-mailů. Archivace e-mailů, založená na Common Data Platform společnosti SOLIXCloud, zjednodušuje implementaci centralizované strategie dodržování ILM pro VŠECHNY typy organizačních dat, včetně strukturovaných, nestrukturovaných a polostrukturovaných dat.

Výzvy

Vzhledem k tomu, že e-mailová komunikace je i nadále nástrojem komunikace a spolupráce číslo jedna pro podniky všech velikostí, podniky se dnes potýkají s nesčetnými výzvy k udržení souladu s předpisy a vyhnout se nákladným donucovacím opatřením. Nové regulační požadavky umístily e-maily pod velkou kontrolu a již není přijatelné hromadit e-maily v průběhu let „pro případ, že byste je potřebovali“. Nové předpisy o ochraně osobních údajů spotřebitelů, jako je GDPR, CCPA, CDPA, NYDFS, GDPR, CPPA atd. jsou jen posledním důvodem, proč řádné řízení e-mailových záznamů již není volitelné.

Řešení: Archivace e-mailů řízená dodržováním předpisů

Systémoví administrátoři, správci dat a týmy pro správu dat hledají vylepšené metody a postupy, aby splnili nové požadavky na dodržování předpisů vycházejících z nařízení o ochraně osobních údajů spotřebitelů. Zde je sedm kroků k zajištění souladu s e-mailem, které by měla podniknout každá organizace.

Zachyťte a archivujte všechna e-mailová data ve společném úložišti

Zajištění zachycení všech zdrojů e-mailových dat je kritickým prvním krokem k úspěšné archivaci řízené dodržováním předpisů. Pomocí různých metod shromažďování, jako je žurnálování, synchronizace poštovních schránek a nahrávání souborů na základě zásad uchovávání, jsou organizace schopny zachytit a archivovat všechny aktuální odchozí a příchozí e-maily a historická e-mailová data.

Vícenásobná sila archivovaných e-mailových dat však představuje svou vlastní sadu problémů a je neefektivní. Centralizací zachycování e-mailů do jednoho úložiště organizace nejenže získají jistotu, že s jistotou vědí, kde se všechny jejich e-maily nacházejí, centralizovaná správa a rutiny údržby jsou mnohem jednodušší a stačí je provést pouze jednou.

Komplexní zachycení a indexování metadat

Pro podporu archivace e-mailů řízené dodržováním předpisů je zásadní komplexní zachycování a indexování veškerého obsahu e-mailů a jejich příloh. Vyhledávání a získávání je pouze tak účinné jako proces indexování, který musí být schopen vytvořit katalogy ukazující, kde se nacházejí vyhledávací záznamy a jaká data jsou v záznamech obsažena.

Klasifikujte, označujte a sledujte e-maily pro snazší dohled

Vlastní zásady archivace, které označují e-maily, umožňují snadnou klasifikaci a sledování téměř v reálném čase na základě obsahu e-mailů, metadat nebo přítomnosti citlivých informací. Spouštěcí výstrahy lze nakonfigurovat tak, aby informovaly příslušné týmy na základě definovaných kritérií a zajistily rychlou akci. Podle potřeby přidejte do e-mailů další značky. To vše vám pomůže zůstat v souladu s předpisy, sledovat nežádoucí aktivity a zajistit, aby byly vaše e-maily v budoucnu snadno zjistitelné pro rychlejší dodržování předpisů.

Prosazovat zásady uchovávání a právního zadržení

Týmy pro dodržování předpisů a právní týmy musí být schopny snadno vytvořit komplexní zásady uchovávání a právní blokování na úrovni organizace, uživatele, e-mailu nebo metadat, aby pomohly s rychlým a efektivním e-discovery.

Výkonné vyhledávání pro zjednodušení eDiscovery se složkami případů

Týmy pro dodržování předpisů a právní týmy budou moci provádět rychlejší a efektivnější vyhledávání e-discovery ve všech schránkách, když budou k dispozici klíčová slova a/nebo více filtrů pro rychlou identifikaci e-mailů, které vás zajímají. Tato možnost vyhledávání je nezbytná, pokud je třeba k identifikovaným e-mailům přidat uchovávání, právní zadržení, značky nebo komentáře. Budou také moci přidat jeden nebo všechny e-maily z vyhledávání do složky případu pro budoucí použití a pro jejich stažení v populárních průmyslových formátech pro splnění právních požadavků.

Vymazat data ze zdroje

Správci musí být schopni definovat zásady archivace a čištění, aby bylo zajištěno, že e-maily budou uchovávány ve zdroji pouze po uvedenou dobu. Jakmile je dosaženo doby uchovávání, e-maily jsou archivovány a poté bezpečně odstraněny ze zdrojového systému, čímž se uvolní kritické úložiště ve zdrojovém systému, což výrazně pomůže snížit náklady a údržbu. To také pomáhá organizacím být v souladu a ukládat pouze data, která jsou potřebná pro stanovený účel a dobu.

Samoobslužný přístup k archivovaným e-mailům

Když jsou e-maily archivovány, koncoví uživatelé nebudou akceptovat ztrátu přímého přístupu k těmto e-mailům. Není divu, že si firemní uživatelé uchovávají své vlastní kopie e-mailů PST pro budoucí použití. Izolované osobní archivy jsou nejen nespolehlivé, ale jsou také noční můrou pro týmy pro dodržování předpisů, které mohou nebo nemusí mít přehled o jejich existenci. Centralizovaná úložiště, která umožňují samoobslužný přístup k archivovaným e-mailům v rozhraní podobném e-mailovému klientovi, eliminují potřebu uživatelů vytvářet osobní archivy a sníží počet duplicitních kopií e-mailů.

Výhoda archivace e-mailů SOLIXCloud

Zaměřuje se na zjednodušení eDiscovery, dodržování předpisů a správu růstu e-mailů, Archivace e-mailů SOLIXCloud, nabízí centralizované, bezpečné, vysoce škálovatelné a podnikové uživatelsky přívětivé řešení archivace e-mailů pro podniky všech velikostí. Díky podpoře archivace ze starších vlastních e-mailových systémů, záloh e-mailů a moderních cloudových e-mailových systémů nabízí SOLIXCloud bezproblémovou strategii archivace všech historických i aktuálních e-mailových dat.

Archivace e-mailů SOIXCloud je nezbytnou součástí komplexního podniková archivace strategie a zjednodušuje implementaci Správa životního cyklu informací napříč všemi podnikovými daty včetně strukturovaných dat z ERP, CRM a vlastních aplikací, nestrukturovaných dat z NFS a sdílení souborů a polostrukturovaných dat z e-mailu a dalších komunikačních platforem.

Co je to naléhavost?

Očekává se, že kontrola dodržování předpisů se posílí díky rozšířeným regulačním prosazováním finančních informací, zdravotních záznamů a nyní ochrany osobních údajů spotřebitelů. Organizacím s pouze částečným nebo žádným řešením archivace hrozí vysoké pokuty a poškození značky v důsledku porušení předpisů. Implementací strategie zachycování a archivace veškerého obsahu e-mailů pomocí ILM, zásad právního zadržování a uchovávání, je implementováno efektivní eDiscovery, vyhledávání a přístup prostřednictvím návrhu snižujícího riziko dodržování předpisů.