Die Vorteile der Cloud-Dokumentenverwaltung für Unternehmensarbeitsgruppen

Cloudbasiertes Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zu Produktivität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datensicherheit. Seine Vorteile wirken sich deutlich auf Ihr Geschäftsergebnis und Ihren zukünftigen Erfolg aus.

Ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem ist für die Produktivität Ihres Teams in einer schnelllebigen, bedarfsgesteuerten Geschäftsumgebung mit zunehmender Anzahl von Remote-Arbeitsrollen von entscheidender Bedeutung. Das Dokumentenmanagementsystem Ihres Unternehmens wirkt sich direkt auf die Sicherheit und Effizienz Ihrer Informations-, Kunden- und Lieferantenvorgänge aus.

Gemäß einer McKinsey-Umfrage zur globalen Datentransformation30 % der gesamten Unternehmenszeit der Befragten wurde aufgrund mangelnder Datenqualität und -verfügbarkeit mit Aufgaben verbracht, die keinen Mehrwert brachten. Überlegen Sie, wie Sie mit Rechnungen, juristischen Dokumenten, Verträgen, Angeboten sowie Mitarbeiter- und Kundendaten umgehen. Wäre es nicht großartig, wenn Ihr Team jederzeit und überall genau das finden könnte, was es braucht? Wie wäre es, wenn dies gleichzeitig Zusammenarbeit, Datensicherheit, einheitliche Datenverwaltung, Compliance und Kostensenkung ermöglichen würde?

Was ist Cloud-Dokumentenmanagement?

Cloud-Dokumentenverwaltung ermöglicht Teams, unabhängig von ihrem Standort Dokumente in einem zentralen Unternehmens-Repository in der Cloud zu speichern, freizugeben und zu verwalten.

Cloud-Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen auch bei der effektiven Archivierung und Verwaltung von Informationen. Dazu gehören Prozesse zur Aufbewahrung und Verwaltung von Unternehmensdaten für die zukünftige Verwendung, Compliance und gesetzliche Anforderungen.

Moderne Cloud-Dokumentenmanagementsysteme optimieren außerdem die Suche und den Abruf von Daten und Dokumenten sowie die Zusammenarbeit und sorgen so für Produktivitätssteigerungen. Sie verbessern die Zugriffskontrolle und sorgen für Dokumentensicherheit. Darüber hinaus bietet das System eine zentrale Speicherung und Prüfpfade und spart Zeit und Geld.

Lassen Sie uns einige der Vorteile der Cloud-Dokumentenverwaltung genauer erläutern.

Beseitigen Sie Papier und konsolidieren Sie Inhalte

Bei der Inhaltskonsolidierung werden mehrere einzelne Repositorien und herkömmliche papierbasierte Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Hub zusammengeführt. Typische internationale und multinationale Unternehmen verfügen weltweit über viele lokale Dateiserver, papierbasierte Prozesse und NAS-Plattformen (Network Attached Storage). Die Konsolidierung dieser Systeme in einer einzigen, hoch skalierbaren Cloud-Plattform reduziert die Gesamtkosten für das Datenmanagement erheblich und verbessert die Datensicherheit, Produktivität und Datenermittlung.

Dateifreigabe und Zusammenarbeit

Unabhängig von Ihrer Branche ist die Organisation und die Förderung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter der beste Weg zur Produktivitätssteigerung. Ihr Dokumentenmanagementsystem ist unzureichend, wenn Mitarbeiter ständig nach Dokumenten suchen oder Informationsspuren zwischen Abteilungen nachgehen.

Ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem bietet ein zentrales Repository für alle Ihre Geschäftsinhalte. So kann Ihr Team gemeinsam an Inhalten arbeiten und genaue Informationen problemlos abteilungsübergreifend und sogar mit externen Partnern austauschen, während gleichzeitig die Richtlinien zur Informationsverwaltung eingehalten werden.

Informations-Governance

Informations-Governance ist der Rahmen für die Verantwortlichkeit beim Umgang mit Informationen. Ziel ist es, angemessenes Verhalten bei der Erstellung, Speicherung, Bewertung, Archivierung, Verwendung und Löschung von Informationen sicherzustellen. Cloud-Dokumentenmanagement hilft Unternehmen bei der Implementierung einheitlicher Governance-Richtlinien – wie Zugriffskontrollen, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzregeln –, um Informationen ordnungsgemäß zu handhaben, zu verwalten und zu schützen.

Informationsarchivierung

Angesichts der Vielzahl von Dateispeichern in verschiedenen Abteilungen bleibt die langfristige Datenspeicherung für Compliance- und Offenlegungszwecke aufgrund der Datenfragmentierung und des Fehlens einheitlicher Governance-Funktionen weiterhin eine Herausforderung.

Die richtige Cloud-Dokumentenverwaltungslösung kann Ihre älteren Dateisysteme und weniger häufig aufgerufene Dateien aus aktiven Dateirepositorys identifizieren und in einem kostengünstigen und sicheren Cloud-Repository archivieren. Darüber hinaus bietet Ihr Cloud-Archivierungssystem die Vorteile von Echtzeitsuche, On-Demand-Zugriff, zentraler Verwaltung und Compliance.

Die Archivierung von Daten ist ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Informationsmanagementstrategie. Der Wechsel zu einer Cloud-Archivierungslösung ist oft das fehlende Teil des Puzzles.

Intelligente Content-Dienste

Die Cloud-Dokumentenverwaltung ist auch einer der wichtigsten Enabler für intelligente Content-Services (ICS). Mit ICS können Benutzer das Potenzial künstlicher Intelligenz (KI), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und anderer fortschrittlicher Algorithmen nutzen, um ihre Inhalte besser zu verwalten und zu nutzen. Benutzer können Inhalte sinnvoller suchen, analysieren und verarbeiten, um bessere Einblicke und genauere Ergebnisse zu erhalten und verschiedene Prozesse zu automatisieren, wie z. B. Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung or Client-Onboarding usw.

Workflow-Automatisierung

Moderne Cloud-Dokumentenmanagementlösungen bieten die Möglichkeit, digitale Workflows zu erstellen und zu verwalten, die den Prozess der Dokumentenbearbeitung und -verarbeitung automatisieren. Das System erleichtert und optimiert die Dokumentenerstellung, -verfolgung, -bearbeitung, -speicherung, -überprüfung und -genehmigung innerhalb Ihrer Geschäftsprozesse.

Ein Unternehmen kann beispielsweise einen automatisierten Cloud-Dokumentenmanagement-Workflow verwenden, um Rechnungen zur Genehmigung und Zahlung an die entsprechende Abteilung weiterzuleiten. Dies verbessert die Effizienz und Genauigkeit erheblich, reduziert manuelle Verwaltungsaufgaben und spart Zeit und Geld.

Sicheres Cloud-Dokumentenmanagement mit Solix Enterprise Content Services (Solix ECS)

In Unternehmen sind Arbeitsgruppen/Abteilungen mit einer Vielzahl digitaler und papierbasierter Inhaltssilos (aktiv und veraltet) belastet, was sich negativ auf die Informationsverfügbarkeit, Produktivität, Zusammenarbeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auswirkt. Während sich Unternehmen verändern, um Mitarbeitern und Kunden nahtlose digitale Erlebnisse zu ermöglichen, ist es unerlässlich, Arbeitsgruppen mit einem einheitlichen und modernen Cloud-Ansatz für das Content-Management auszustatten.

SOLIXCloud ECS SOLIXCloud ECS ist eine sichere Cloud-Plattform zur Zentralisierung des Enterprise-Content-Managements und ermöglicht Arbeitsgruppen, Inhalte, Personen, Prozesse und Richtlinien nahtlos zusammenzuführen.

Melden Sie sich für ein 30 Tage kostenlos testen oder noch heute Kontakt aufnehmen um mehr zu erfahren.