Richtlinien zur Datenaufbewahrung, Datenschutzgesetze und -vorschriften: Best Practices im Überblick

Die Datenspeicherung beeinträchtigt Ihre Fähigkeit, Gesetze einzuhalten, sowie die Zugänglichkeit und Leistung Ihrer Daten.

Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinien definieren, welche Daten Sie aufbewahren oder archivieren müssen – und für wie lange –, um Geschäfts- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Diese Richtlinien erfüllen nicht nur diese Anforderungen, sondern tragen auch zu einer verbesserten Datensicherheit, Optimierung von Produktionssystemen und geringeren IT-Kosten bei. Die Erstellung eines umfassenden Datenaufbewahrungsplans ist eine bewährte Methode für das Unternehmensdatenmanagement.

Wo fängst du an?

Die Formulierung einer erfolgreichen Datenaufbewahrungsrichtlinie ist keine triviale Aufgabe. Es ist wichtig zu erkennen, dass es keinen pauschalen Plan gibt. Organisationen werden wahrscheinlich mehr als eine Datenaufbewahrungsrichtlinie haben, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Abteilungen gerecht zu werden. Jeder Plan, den Sie aufstellen, erfordert auch die Teilnahme von alle wichtige Interessengruppen – IT-, Geschäfts-, Governance- und Compliance-Teams.

Eine gut definierte Richtlinie zur Datenaufbewahrung sollte darauf abzielen, einige wichtige Fragen zu beantworten:

• Warum müssen Sie Daten aufbewahren?
• Welche Daten sollten Sie aufbewahren?
• Wie lange sollten Sie die Daten aufbewahren?
• Wie häufig wird auf die Daten zugegriffen?
• Wer muss auf diese Daten zugreifen?
• Wie schnell benötigen Sie Zugriff auf die Daten?
• Wie entsorgen Sie es, wenn es soweit ist?

Zu Beginn ist es auch wichtig zu verstehen, dass die Durchführung eines Datenaufbewahrungsprogramms mit Vorlaufkosten verbunden ist. Aber eine gut definierte Datenaufbewahrungsstrategie und eine Technologielösung können helfen Veteran Gesamt-IT-Kosten – bei gleichzeitiger Erfüllung geschäftlicher und rechtlicher Anforderungen.

Was sind die Folgen von Sie hilft nicht nur Verfügen Sie über eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung?

Wie bereits erwähnt, sind Richtlinien zur Datenaufbewahrung aus verschiedenen Gründen wichtig. Ihr ausdrücklicher Zweck besteht jedoch darin, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen sicherzustellen, die je nach Branche und Standort unterschiedlich sein können.

Wenn Sie keine Richtlinien zur Datenaufbewahrung haben, kann Ihr Unternehmen mit hohen Geldstrafen belegt werden. Diese Geldstrafen betreffen Unternehmen auf der ganzen Welt und werden immer strenger. Und wenn Sie in einer stark regulierten Branche wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen tätig sind, sind Sie wahrscheinlich mit noch strengeren gesetzlichen Beschränkungen hinsichtlich der Richtlinien zur Datenaufbewahrung konfrontiert.

Zum Beispiel der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) erfordert Gesundheitsorganisationen Daten für mindestens sechs Jahre ab Erstellungsdatum aufzubewahren. Bundesweite Anforderungen an Personalunterlagen verlangen auch die Speicherung bestimmter Einstellungs- und Zahlungsinformationen, unter anderem. Ebenso die Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenindustrie (PCI-DSS) verpflichtet Unternehmen, die Bankkarten verarbeiten, Transaktionsdaten zu melden. Und der Internationale Regulierungsrahmen für Banken (Basel III) verlangt von Banken, Daten bis zu sieben Jahre lang aufzubewahren.

Aber denken Sie daran, eine Richtlinie zur Vorratsdatenspeicherung ist nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – es trägt auch dazu bei, dass Ihre Daten über lange Zeiträume sicher und kostengünstig zugänglich bleiben.

Der zunehmende Einfluss von Datenschutzbestimmungen auf Richtlinien zur Datenaufbewahrung

Es versteht sich von selbst, dass Ihr Datenaufbewahrungsprogramm auf soliden Richtlinien basieren muss, die den geltenden Gesetzen entsprechen. Ein solches zentrales Gesetz ist das EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das bereits jetzt die internationale Datenschutzpolitik beeinflusst und zu Nachahmergesetzen in US-Bundesstaaten und anderen Ländern inspiriert.

Diese Gesetze enthalten verschiedene Bestimmungen zur die Privatsphäre der Menschen schützen. Sie ermöglichen es Einzelpersonen beispielsweise, zu kontrollieren, wie Unternehmen ihre Daten verarbeiten, welche Daten das Unternehmen speichert, wie lange die Daten gespeichert werden, wie der Korrekturprozess bei etwaigen Fehlern abläuft und ob personenbezogene Daten auf Wunsch aus dem Speicher eines Unternehmens gelöscht werden.

Sie können nicht implementieren Konforme Richtlinien ohne die Datenschutzgesetze zu verstehen, die Sie einhalten möchten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufbewahrungsfristen alle Vorschriften erfüllen, und entsorgen Sie die Daten zum entsprechenden Zeitpunkt. Identifizieren Sie alle Arten personenbezogener Daten, die Sie aufgrund strengerer Gesetze speichern müssen (z. B. geschützte Gesundheitsinformationen), und implementieren Sie Sicherheitsvorkehrungen. Wenn sich herausstellt, dass Sie personenbezogene Daten länger aufbewahrt haben, als Sie sollten, korrigieren Sie dies sofort.

Best Practices für Richtlinien zur Datenaufbewahrung

Um wirksame Datenrichtlinien zu erstellen und aufrechtzuerhalten, ermitteln Sie zunächst die relevanten rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen und berücksichtigen Sie dann die Datentypen und Beteiligten.

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1. Beziehen Sie die richtigen Stakeholder und Dateneigentümer ein

Beim Erstellen einer Richtlinie ist es wichtig, dass Sie die Meinung aller Personen einholen, die davon betroffen sind und die für die Durchsetzung der Richtlinie benötigt werden. Diese Personen haben wahrscheinlich wertvolle Meinungen zur Aufbewahrungsstrategie und -speicherung; sie können sogar überzeugend dafür argumentieren, einige Daten länger aufzubewahren, als Sie geplant haben. Berücksichtigen Sie auch die Ansichten und Verantwortlichkeiten der Dateneigentümer: der Abteilungen und Personen, die bestimmte Bereiche der Unternehmensdaten überwachen.

Sie sollten Ihr Finanz- oder Buchhaltungsteam sowie Ihre Rechts- und Governance-Teams einbeziehen.

2. Identifizieren Sie rechtliche und geschäftliche Anforderungen

Für jede Datenrichtlinie ist es entscheidend, zu wissen, welche Anforderungen sie erfüllen muss. Abhängig von Ihrer Branche und Ihrem Standort können verschiedene Vorschriften vorschreiben, dass Ihr Unternehmen Daten für Prüf- und Berichtszwecke länger aufbewahren muss. Die meisten Vorschriften enthalten auch genaue Angaben dazu, was und wie Sie Daten speichern müssen.

Zusätzlich zu den Compliance-Anforderungen können verschiedene Geschäftsanforderungen eine längere Aufbewahrung von Daten erfordern. Wenn Sie diese Zugriffsanforderungen kennen, können Sie ein erfolgreiches Rahmenwerk zur Datenaufbewahrung für Ihr Unternehmen erstellen.

3. Berücksichtigen Sie alle Datentypen

Unternehmensdaten gibt es in verschiedenen Formaten – strukturiert, unstrukturiert und halbstrukturiert. Sie können in isolierten Speichern gespeichert oder logisch miteinander verknüpft sein, um eine vollständige Ansicht einer Transaktion oder Entität zu bieten. Wenn Sie Ihre Aufbewahrungsstrategie in Betracht ziehen, ist es wichtig, umfassend zu sein und sicherzustellen, alle relevante Daten (unabhängig von Datentyp oder Speicherort) sind gut abgedeckt. Eine Transaktion könnte beispielsweise einen Datenbankeintrag mit zugehörigen Vertrags- und Rechnungsdokumenten in PDF-Dateien enthalten.

Sie können Ressourcen wie Cloud-Speicherebenen auch basierend auf den zu speichernden Datentypen zuweisen. Dateien, auf die Sie regelmäßig zugreifen, sollten schnell zugänglich sein – Daten für die langfristige Speicherung können jedoch in weniger teuren Archiven gespeichert werden.

4. Verstehen Sie die Auswirkungen auf die IT

Obwohl die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten obligatorisch ist, ist es wichtig, dies kosteneffizient und optimal zu tun. Denken Sie daran, dass auf Daten, die Sie für einen längeren Zeitraum aufbewahren, selten zugegriffen wird. Wenn diese Daten in Produktionssystemen aufbewahrt werden, kann diese Anhäufung die Systemleistung erheblich beeinträchtigen, Ihre Hardware- und Softwarelizenzkosten erhöhen und im Laufe der Zeit die Wartungskosten und den Wartungsaufwand erhöhen. Das Bewusstsein für die Kosten der Datenaufbewahrung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die richtige Strategie zu entwickeln.

5. Wählen Sie die richtige technische Lösung

Heute gibt es mehrere Technologien, die Unternehmen nutzen können, um ihre eigene Archivierungs- oder Datenaufbewahrungsstrategie zu entwickeln. Aufgrund der komplexen Datenlandschaft in Unternehmen (denken Sie an Datentypen, Datenmengen, komplexe ERP-Anwendungen, zahlreiche einzuhaltende Vorschriften usw.) könnte ein Mashup mehrerer isolierter Technologien jedoch hinzufügen auf die Komplexität, anstatt die Dinge zu vereinfachen.

Daher ist es wichtig, sich auf eine Datenarchivierungstechnologielösung zu verlassen, die die Aufbewahrungsstrategie Ihres Unternehmens unterstützen und durchsetzen kann – über alle Datentypen und Anwendungen hinweg. Sie benötigen ein Tool mit einer einheitlichen Schnittstelle, damit Compliance- und Business-Teams ihre Anforderungen erfüllen können.

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Da Datenschutzbestimmungen und die Datenlandschaft von Unternehmen immer komplexer werden, ist eine richtliniengesteuerte und umfassende Datenarchivierungslösung für Unternehmen unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Gleichzeitig möchten IT-Organisationen ihre kostbare Zeit und Ressourcen nicht mit selten abgerufenen Daten verschwenden.

Glücklicherweise bietet Solix Technologies eine Archivierungslösung für Unternehmen an, die Unternehmen jeder Größe effektiv dabei hilft, diese Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen.

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