Globales Gesetz zur E-Mail-Aufbewahrung: Wichtige Anforderungen

Auch nach Jahrzehnten ist E-Mail noch immer unverzichtbar und das Rückgrat der Unternehmenskommunikation. Doch mit dem großen Komfort geht auch eine große Verantwortung einher – insbesondere, wenn es um Aufbewahrungspflichten geht. Für Unternehmens-E-Mail-Plattformen ist es nicht nur eine gute Praxis, sich durch das komplexe Netz globaler Aufbewahrungsgesetze zu navigieren – es ist aus Compliance-Gründen zwingend erforderlich.

USA

In den USA gibt es einen Flickenteppich aus bundesstaatlichen und branchenspezifischen Regelungen:

• Die Regel 17a-4 der Securities and Exchange Commission (SEC) schreibt vor, dass Broker-Dealer E-Mails mindestens sechs Jahre lang aufbewahren müssen, wobei die ersten zwei Jahre an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden müssen. Die Verordnung verlangt außerdem, dass diese Aufzeichnungen in einem nicht wiederbeschreibbaren, nicht löschbaren Format (WORM) gespeichert werden.
• Die FINRA-Regeln stimmen mit den SEC-Anforderungen überein und verlangen von den Mitgliedsfirmen, alle geschäftsbezogenen elektronischen Kommunikationsdaten drei Jahre lang aufzubewahren und die ersten zwei Jahre davon an einem leicht zugänglichen Ort aufzubewahren.
• HIPAA verpflichtet die betroffenen Einrichtungen, elektronische Gesundheitsakten und zugehörige E-Mails sechs Jahre lang ab Erstellungsdatum oder dem letzten Inkrafttretensdatum aufzubewahren. Einige Staaten schreiben sogar noch längere Aufbewahrungsfristen für Krankenakten vor.
• Der Sarbanes-Oxley Act verpflichtet börsennotierte Unternehmen dazu, prüfungsbezogene E-Mails und Mitteilungen sieben Jahre lang nach Abschluss der Prüfung aufzubewahren.

Europäische Union (DSGVO-Rahmenwerk)

Der Ansatz der EU konzentriert sich mehr auf Datenminimierung als auf bestimmte Aufbewahrungsfristen:

• E-Mails mit personenbezogenen Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.
• Unternehmen müssen in ihren Richtlinien zur Datenaufbewahrung klare Aufbewahrungsfristen festlegen und dokumentieren.
• Mitarbeiter-E-Mails im Zusammenhang mit Buchhaltungsunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden
• HR-bezogene E-Mails müssen in der Regel 3-10 Jahre lang aufbewahrt werden, abhängig vom jeweiligen Inhalt.

Großbritannien

Nach dem Brexit gelten für Großbritannien weiterhin ähnliche, aber unterschiedliche Anforderungen:

• Der Companies Act 2006 schreibt vor, dass Geschäftsunterlagen, einschließlich relevanter E-Mails, sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen
• Finanzdienstleister müssen elektronische Kommunikation mindestens fünf Jahre lang aufbewahren (sieben Jahre für Mitteilungen im Zusammenhang mit Renten).
• HMRC verlangt, dass umsatzsteuerbezogene Aufzeichnungen, einschließlich E-Mails, sechs Jahre lang aufbewahrt werden

Australien

Der australische Regulierungsrahmen umfasst:

• Das Electronic Transactions Act schreibt eine siebenjährige Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vor
• Finanzdienstleister müssen gemäß ASIC-Anforderungen E-Mail-Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahren
• Steuerbezogene Mitteilungen müssen fünf Jahre lang ab dem Datum der letzten Aufzeichnung aufbewahrt werden
• Mitarbeiterunterlagen müssen sieben Jahre nach der Kündigung aufbewahrt werden

Kanada

PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act) regelt die Aufbewahrung:

• Allgemeine Geschäftsunterlagen, einschließlich E-Mails: mindestens sechs Jahre
• Steuerbezogene Mitteilungen: sechs Jahre nach dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sie sich beziehen
• Beschäftigungsnachweise: drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Wertpapierbezogene Kommunikation: sieben Jahre

Japan

Das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (APP) legt folgende Standards fest:

• Körperschaftsteuerliche Aufzeichnungen: sieben Jahre
• Arbeitsbezogene Aufzeichnungen: fünf Jahre
• Handelsbücher und -dokumente: zehn Jahre

Best Practices für Enterprise-E-Mail-Plattformen

Technische Umsetzung

• Implementieren Sie automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien basierend auf der Inhaltsklassifizierung
• Verwenden Sie KI-gestützte Tools, um regulierte Inhalte zu identifizieren und zu kategorisieren
• Bereitstellung unveränderlicher Speicherlösungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Aktivieren Sie die Funktion zur Aufbewahrung von Rechtsdokumenten für rechtliche Anforderungen

Policy Development

• Erstellen Sie klare Aufbewahrungspläne nach E-Mail-Kategorie
• Dokumentieren Sie die Begründung der Aufbewahrungsfristen
• Legen Sie Verfahren für regelmäßige Richtlinienüberprüfungen fest
• Implementieren Sie Schulungsprogramme für Mitarbeiter

Risk Mitigation

• Regelmäßige Compliance-Audits
• Überprüfung von Rückhaltesystemen durch Dritte
• Dokumentation aller Aufbewahrungsentscheidungen
• Regelmäßiges Testen von Wiederherstellungsverfahren

Die Kosten der Nichteinhaltung

Jüngste Durchsetzungsmaßnahmen verdeutlichen die schwerwiegenden Folgen einer unsachgemäßen E-Mail-Aufbewahrung:

• Morgan Stanley muss 200 eine Geldstrafe von 2022 Millionen US-Dollar wegen WhatsApp- und privater E-Mail-Nutzung zahlen
• JPMorgan zahlte 200 Millionen Dollar wegen mangelnder Wahrung der Geschäftskommunikation
• Deutsche Bank muss 200-Millionen-Dollar-Strafe wegen nicht autorisierter Messaging-Plattformen zahlen

Weiter denken

Der Trend ist klar: Regulierungsbehörden weltweit überprüfen die Aufbewahrung elektronischer Kommunikation immer genauer. E-Mail-Plattformen für Unternehmen müssen sich weiterentwickeln, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden:

• Verbesserte Automatisierung für das Retention Management
• Erweiterte Klassifizierungsfunktionen
• Verbesserte Integration mit anderen Kommunikationskanälen
• Bessere Tools zum Nachweis der Compliance

Fazit

Für E-Mail-Plattformen in Unternehmen ist die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten keine Option. Der Schlüssel liegt darin, flexible Systeme zu entwickeln, die sich an sich entwickelnde Vorschriften anpassen können und gleichzeitig einen effizienten Betrieb gewährleisten. Unternehmen müssen in robuste Aufbewahrungslösungen investieren oder riskieren erhebliche Strafen und Reputationsschäden. Antworten finden Sie bei Solix: SOLIXCloud E-Mail-Archivierung | E-Mails sicher archivieren

Da die Regulierungsbehörden ein zunehmendes Interesse an der Aufbewahrung elektronischer Kommunikationsdaten zeigen, ist es nicht nur gut fürs Geschäft, den Anforderungen immer einen Schritt voraus zu sein – es ist für das Überleben in der modernen Unternehmenslandschaft unerlässlich.

Haftungsausschluss

Diese Informationen werden „wie besehen“ bereitgestellt. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Bitte arbeiten Sie mit Ihren Rechtsteams zusammen, um die erforderlichen Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften in den Regionen, in denen Sie tätig sind, zu verstehen und anzuwenden.