Wie werden riesige Unternehmensdateien archiviert?

Große Unternehmen sammeln riesige Datenmengen durch direktes Sammeln von Websites, Apps, Umfragen und POS-Systemen und indirektes Sammeln von IoT-Geräten, öffentlichen Quellen, Drittanbietern, Partnerschaften sowie Fusionen und Übernahmen. Diese Datensätze können in strukturierte, unstrukturierte und halbstrukturierte Daten kategorisiert werden, die alle unterschiedlich behandelt werden sollen.

Dies führt häufig zu redundanten Daten, Integrationsproblemen und Governance-Bedenken. Richtlinien zur Datenaufbewahrung, gesetzliche Anforderungen und Wettbewerbsdruck tragen ebenfalls zur Datenanhäufung bei. Die effektive Archivierung dieser Dateien ist absolut notwendig, um die Datenzugänglichkeit, Compliance und Risikominderung aufrechtzuerhalten und die Kosten für Speicher- und Rechenressourcenzuweisung zu optimieren.

Aber wie archivieren diese großen Unternehmen diese Dateien?

Ausmusterung von Altsystemen – Außerdienststellung

M&A-Aktivitäten, Governance-Richtlinien, Vorschriften und gesetzliche Aufbewahrungspflichten haben zu redundanten Anwendungen und zur Abhängigkeit von Altsystemen geführt. Diese Anwendungen weisen häufig sehr hohe Gesamtbetriebskosten (TCOs) und Betriebseinschränkungen auf. Große Organisationen begegnen dieser Herausforderung, indem sie ältere Anwendungen außer Betrieb nehmen und vorhandene Datensätze in kalte Archivspeicher verschieben.

Zum Archivieren außer Betrieb genommener Systeme und Anwendungen führen Datenteams normalerweise die folgenden Schritte aus:

• Extrahieren Sie Daten aus Altsystemen vor der Außerbetriebnahme
• Konvertieren Sie Daten in geeignete Formate für die Kaltspeicherung in Archivsystemen
• Bereichern Sie Daten mit Metadaten und entsprechenden Tags, um die Zugänglichkeit zu verbessern
• Erstellen Sie Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien auf Grundlage der geltenden Vorschriften
• Extrahierte Daten in Langzeitarchivierungslösungen speichern

Unstrukturierte Dateien und Dokumente

Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder und andere Multimediadateien machen fast 80 % der Unternehmensdaten aus.

Berichten zufolge werden die unstrukturierten Datenmengen bis 150 auf über 2025 Zettabyte anwachsen. Eine effektive Verwaltung dieser Dateien ist von entscheidender Bedeutung, da viele davon nur einmal aufgerufen werden. Dateien, die für den Betrieb nicht unbedingt erforderlich sind oder nicht gesetzlich aufbewahrt werden müssen, können gelöscht werden. Die anderen Dateien können dagegen auf kostengünstigere Speicherebenen verschoben werden, um aktive Speichersysteme für den Betriebsdatenfluss freizugeben.

Archivierungsstrategien für unstrukturierte Daten:

• Verwenden Sie Datenklassifizierungstools, um Dateien nach Wichtigkeit und behördlichen Anforderungen zu organisieren.
• Anwenden von Metadaten-Tags für eine bessere Zugänglichkeit durch die Suche
• Legen Sie Eigentums- und Zugriffskontrollen fest und weisen Sie die Eigentumsrechte bestimmten Teams und Abteilungen zu.
• Erstellen und Anwenden von Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien für die Archivdaten
• Verschieben Sie Dateien in Cold-Storage-Ebenen auf Cloud- oder lokalen Servern.

E-Mails und Kommunikation

Unternehmen erhalten täglich eine Menge E-Mails. Aufgrund von Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen möglicherweise Aufzeichnungen von E-Mail-Threads wichtiger Stakeholder wie Kunden, Lieferanten, internen Mitarbeitern und anderen speichern und aufbewahren. Unternehmen müssen in ein E-Mail-Archivierungstool investieren, um diese E-Mails effektiv verwalten zu können.

Archivierungsstrategien für E-Mails, Chats und andere Kommunikation:

• Bewerten Sie Posteingänge und die Kritikalität der Beteiligten im Hinblick auf den Zugriff auf E-Mails und Mitteilungen sorgfältig.
• Indizieren Sie E-Mails basierend auf Vertraulichkeit, Bedarf und Compliance-Anforderungen
• Legen Sie den geschäftlichen Wert der Chats und E-Mails fest und implementieren Sie Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien.
• Implementieren Sie Richtlinien zur Bewahrung und Aufbewahrung kritischer Kommunikationselemente, um eDiscovery- und Rechtsstreitigkeiten nachzukommen.
• Wählen Sie das für Ihren Bedarf am besten geeignete E-Mail-Archivierungstool aus und implementieren Sie das Archiv

Datenbanken und strukturierte Datensätze

Wie oben erläutert, ist das Archivieren inaktiver Datenbanken und strukturierter Datensätze im Vergleich zu anderen Datensätzen unkompliziert. Die Optimierung von Datenverwaltung, Zugriffskontrollen, Abruf und Zugänglichkeit bei gleichzeitiger Kostensenkung ist jedoch nach wie vor ein zentraler Punkt für Überlegungen der Datenteams in allen großen Unternehmen.

Archivierungsstrategien für inaktive Datenbanken und strukturierte Datensätze:

• Bestimmen Sie die verschiedenen zu archivierenden Datenbanken und kategorisieren Sie sie nach Sensibilität, Bedarf und Compliance-Anforderungen
• Legen Sie klare Aufbewahrungsfristen auf der Grundlage gesetzlicher und geschäftlicher Anforderungen fest
• Wählen Sie geeignete Speicherlösungen (Cloud, vor Ort) basierend auf Volumen, Zugriff und Kosten.
• Festlegen von Governance-, Aufbewahrungs- und Bereinigungsrichtlinien
• Verschieben Sie Daten in die Archivierungsebene und bewerten Sie regelmäßig Archivierungsrichtlinien, um die Wirksamkeit und Einhaltung der Normen sicherzustellen.

Das Archivieren inaktiver Daten ist ein vielschichtiger Ansatz, insbesondere in großen Organisationen, wo die Daten an verschiedenen Standorten gespeichert sind, unterschiedlichen Vorschriften unterliegen und von verschiedenen Interessengruppen verwaltet werden. Während die Prozesse und Strategien zum Archivieren von Daten in Unternehmen und Datenteams individuell unterschiedlich sind, befolgen die meisten Organisationen die oben genannten Schritte zusammen mit einigen Anpassungen, um ihren Kerngeschäftsanforderungen gerecht zu werden. Obwohl die Archivierung großen Organisationen in vielerlei Hinsicht Vorteile bringt, ist die Auswahl des richtigen Anbieters zur Unterstützung bei der Datenarchivierung von entscheidender Bedeutung.

Wir bei Solix sind mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Verwaltung von Unternehmensdaten ein führendes Unternehmen im Bereich der Archivierung. Solix Enterprise Archivierung Mit der Suite können Unternehmen ihre Altanwendungen außer Betrieb setzen und gleichzeitig Dateien, E-Mails und inaktive Datenbanken archivieren, ohne die Sicherheit oder Integrität der Daten zu gefährden. Mit integrierten Governance-Funktionen stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdatenvorgänge sicher und konform sind.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Solix Ihre Archivierungsbedürfnisse erfüllen kann, besuchen Sie unsere Webseite

Über den Autor

Hallo! Ich bin Haricharaun Jayakumar, leitender Angestellter im Produktmarketing bei Solix Technologies. Mein Hauptaugenmerk liegt auf Daten und Analysen, Datenmanagementarchitekturen, künstlicher Intelligenz für Unternehmen und Archivierung. Meinen MBA habe ich an der ICFAI Business School in Hyderabad erworben. Ich leite Marktforschung, Lead-Gen-Projekte und Produktmarketinginitiativen für Solix Enterprise Data Lake und Enterprise AI. Abgesehen von allem, was mit Daten und Geschäft zu tun hat, höre und spiele ich gelegentlich gerne Musik. Danke!