Neue Cloud-Dienste sind die Grundlage für die Kontrolle über Inhalte

Mein Nachbar hat eine Garage für zwei Autos und einen großen Schuppen im Hinterhof. In den über zwanzig Jahren, die wir nebenan wohnen, haben sie noch kein einziges Auto in ihrer Garage geparkt. Die Garage ist vollgestopft mit allerlei Gartengeräten, Winterreifen, ausrangierten Trainingsgeräten und dem einen oder anderen Möbelstück. Auch der Schuppen ist vollgestopft. Sie besitzen eine Schneefräse, ich leihe ihnen oft unsere, weil sie keinen Zugang zu ihrer eigenen haben. Leider handhaben viele Organisationen die Dateiverwaltung auf ähnliche Weise.

Die meisten Dateifreigaben von Unternehmen sind überfüllt mit Dateien, die vor langer Zeit aufgegeben wurden. Die meisten schätzen, dass mindestens 80 % der insgesamt verwalteten Dateien (Redundant, Obsolete, Trivial) veraltet sind. Viele dieser Dateien waren bereits Tage nach ihrer Erstellung veraltet, über 95 % innerhalb von 90 Tagen. Das Auffinden bestimmter Dateien oder Dateien mit bestimmten Informationen wird kompliziert, da sie häufig auf verschiedenen Speicherinseln verteilt sind. Manche davon befinden sich auf persönlichen Geräten, andere in Dateifreigaben vor Ort, während andere in Google Drive, Dropbox oder persönlichen OneDrives gespeichert sind.

Der Mangel an Kontrolle hat zu enormen Kosten geführt. Gartner schätzte die durchschnittlichen Kosten für die Verwaltung von 1 TB Primärspeicher auf 3,351 US-Dollar pro Jahr. Diese Zahl berücksichtigt nicht die Kosten für Backups, Datenreplikation oder andere Technologien. Die überwiegende Mehrheit (79 % der Manager und Fachleute) nannte in einer EMC-Umfrage die Speicherverwaltung als größten Problempunkt. Doch die Dateiarchivierung (eigentlich das meiste Informationslebenszyklusmanagement) wird in der Unternehmens-IT kaum beachtet und verständlicherweise auch nicht von den Geschäftsbenutzern. Schließlich gehen sie davon aus, dass die IT sich darum kümmert.

Neben der Speicherung spielen auch Compliance-Probleme eine Rolle. Tatsächlich werden regulatorische Änderungen und erhöhte regulatorische Kontrollen von Topmanagern durchweg als das größte Geschäftsrisiko eingestuft. Das heißt nicht, dass alle regulatorischen Probleme mit IT/Daten zu tun haben, aber sie sind sicherlich die am leichtesten zu erreichenden Ziele. Dateiaufbewahrung, rechtliche Aufbewahrungsfristen und erweiterte Suchfunktionen sind alle möglich. Schließlich könnte das Unternehmen nicht nur für die Dateien haftbar gemacht werden, die es nicht aufbewahrt hat, sondern auch für die, die es länger aufbewahrt hat als gesetzlich vorgeschrieben.

Die gute Nachricht ist, dass sich Dateien relativ einfach organisieren und verwalten lassen, da sie in sich abgeschlossen sind und ihre eigenen Metadaten wie Erstellungsdatum, letzte Änderung und Zeitpunkt des letzten Zugriffs enthalten. All diese Informationen können für die automatische Verwaltung ausgewertet werden. Aus diesem Grund ist die Dateiarchivierung zwar nicht gerade aufregend, hat aber eine der schnellsten Kapitalrenditen.

Das grundlegende Element jeder Dateiarchivierungsstrategie ist das Repository selbst. Kann es die versprochenen niedrigeren Kosten erfüllen? Kann es zusätzliche Funktionen bieten, die bei Compliance, Sicherheit, Dateifreigabe und erweiterter Suche helfen? Benutzer und Organisationen akzeptieren und vertrauen Cloud-basierten Objektspeichern immer mehr. Cloud-Speicher an und für sich reicht nicht aus. Um eine erfolgreiche Dateiarchivierungsstrategie umzusetzen, ist es entscheidend, den Prozess so geräuschlos wie möglich zu gestalten. Selbst wenn die Endbenutzer nicht einmal von der Strategie wussten, kann man den Prozess als erfolgreich bezeichnen.

Ein Cloud-basiertes Archiv-Repository erfüllt zumindest ein Kriterium: die Cloud-Skalierung. Aber wie hilft das bei anderen Anforderungen wie Aufbewahrung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, eDiscovery und erweiterter Suche, Dateifreigabe oder Anwendungsintegration? Die Antwort lautet natürlich: nicht viel. Was in Betracht gezogen werden sollte, ist ein relativ neues Archiv-as-a-Service. Diese bieten ein vollständig verwaltetes Repository-Erlebnis, das jedes Unternehmen als grundlegenden Baustein seiner Dateiarchivierungsstrategie haben möchte. Diese neuen Dienste sollten Folgendes bieten:

• Zentralisierte Verwaltung
• Governance (z. B. Richtlinien zur Aufbewahrung und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten)
• Sicherheit durch rollenbasierten Zugriff und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Integrierter Datenschutz und Verfügbarkeit
• Einfache, selbstbedienbare Ordner-/Dateiorganisation und -verwaltung
• Greifen Sie von überall auf Dateien zu
• Erweiterte Suche in Dateimetadaten und -inhalten
• Dateikategorisierung, Tagging, Kommentare, Freigabe
• API-Zugriff zur Unterstützung der Integration mit vorhandenen Anwendungen oder Tools für die Zusammenarbeit
• Massenaufnahme und Unterstützung für jeden Dateityp

Es gab noch nie einen besseren Zeitpunkt für die IT-Organisation, mit der Implementierung einer Dateiarchivierungsstrategie einen leichten Sieg zu erringen. Zwar ist im Vorfeld einiges zu tun, aber die Wahl eines Repositorys ist der entscheidende Grundbaustein der Strategie. Cloudbasierte Archive-as-a-Service-Repositorys können die Kosten erheblich senken und die Implementierungszeit einer Strategie verkürzen, und das mit einer der schnellsten Kapitalrenditen, die die IT erzielen kann.

Über den Autor:

Charlie Garry verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung. Er ist ehemaliger Vizepräsident und Serviceleiter für Infrastrukturforschung bei der META Group. Direktor, Produktmanager für Oracle-Datenbanken. Gründungsmitglied von Divine Interventures und Vizepräsident für Infrastruktur bei Platinum Technology. Derzeit ist er leitender Direktor bei Solix Technologies, einem Software- und Dienstleistungsunternehmen mit Sitz im Silicon Valley.