SOLIXCloud Email Archiving ist eine vollständig verwaltete E-Mail-Archivierung als Service, die eDiscovery, Compliance und die Verwaltung des E-Mail-Wachstums vereinfachen soll. Basierend auf der Common Data Platform von SOLIXCloud vereinfacht die E-Mail-Archivierung die Implementierung einer zentralisierten ILM-Compliance-Strategie für ALLE Arten von Organisationsdaten, einschließlich strukturierter, unstrukturierter und halbstrukturierter Daten.

Die Herausforderungen

Da die E-Mail-Kommunikation nach wie vor das wichtigste Kommunikations- und Kollaborationstool für Unternehmen aller Größenordnungen ist, stehen Unternehmen heute vor einer Vielzahl von Herausforderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und kostspielige Durchsetzungsmaßnahmen zu vermeiden. Neue regulatorische Anforderungen haben E-Mails einer strengen Prüfung unterzogen, und es ist nicht länger akzeptabel, E-Mails über Jahre hinweg zu horten, „für den Fall, dass man sie braucht“. Neue Datenschutzbestimmungen für Verbraucher wie Datenschutz, CCPA, CDPA, NYDFS, DSGVO, CPPA usw. sind nur der jüngste Grund, warum eine ordnungsgemäße Verwaltung von E-Mail-Datensätzen nicht länger optional ist.

Die Lösung: Compliance-gesteuerte E-Mail-Archivierung

Systemadministratoren, Datenverwalter und Datenverwaltungsteams suchen nach verbesserten Methoden und Verfahren, um neue Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die sich aus den Datenschutzbestimmungen für Verbraucher ergeben. Hier sind sieben Schritte zur E-Mail-Compliance, die jedes Unternehmen unternehmen sollte.

Erfassen und archivieren Sie alle E-Mail-Daten in einem gemeinsamen Repository

Die Sicherstellung, dass alle E-Mail-Datenquellen erfasst werden, ist ein wichtiger erster Schritt hin zu einer erfolgreichen Compliance-gesteuerten Archivierung. Durch die Verwendung mehrerer Erfassungsmethoden wie Journaling, Postfachsynchronisierung und Dateiuploads basierend auf Aufbewahrungsrichtlinien können Unternehmen alle aktuellen ausgehenden und eingehenden E-Mails sowie historische E-Mail-Daten erfassen und archivieren.

Mehrere Silos mit archivierten E-Mail-Daten bringen jedoch ihre eigenen Probleme mit sich und sind ineffizient. Durch die Zentralisierung der E-Mail-Erfassung in einem einzigen Repository erhalten Unternehmen nicht nur die Gewissheit, dass sie genau wissen, wo sich alle ihre E-Mails befinden, sondern auch die zentrale Verwaltung und Wartung ist viel einfacher und muss nur einmal durchgeführt werden.

Umfassende Erfassung und Indizierung von Metadaten

Um die Compliance-gesteuerte E-Mail-Archivierung zu unterstützen, ist eine umfassende Erfassung und Indizierung aller E-Mail-Inhalte und ihrer Anhänge unerlässlich. Suche und Abruf sind nur so effektiv wie der Indizierungsprozess, der in der Lage sein muss, Kataloge zu erstellen, die zeigen, wo sich Suchdatensätze befinden und welche Daten in den Datensätzen enthalten sind.

E-Mails klassifizieren, markieren und überwachen für eine einfachere Überwachung

Benutzerdefinierte Archivierungsrichtlinien, die E-Mails mit Tags versehen, ermöglichen eine einfache Klassifizierung und Überwachung in nahezu Echtzeit basierend auf E-Mail-Inhalt, Metadaten oder dem Vorhandensein vertraulicher Informationen. Trigger-Warnmeldungen können so konfiguriert werden, dass die jeweiligen Teams basierend auf definierten Kriterien benachrichtigt werden und schnelles Handeln sichergestellt wird. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Tags zu E-Mails hinzu. All dies hilft Ihnen, konform zu bleiben, unerwünschte Aktivitäten zu überwachen und Ihre E-Mails in Zukunft leicht auffindbar zu machen, um die Einhaltung von Vorschriften zu beschleunigen.

Durchsetzung von Richtlinien zur Datenaufbewahrung und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Compliance- und Rechtsteams müssen problemlos umfassende Aufbewahrungsrichtlinien und rechtliche Sperren auf Organisations-, Benutzer-, E-Mail- oder Metadatenebene erstellen können, um eine schnelle und effektive elektronische Beweismittelermittlung zu ermöglichen.

Leistungsstarke Suche zur Vereinfachung der elektronischen Beweismittelermittlung mit Fallordnern

Compliance- und Rechtsteams können schnellere und effizientere E-Discovery-Suchen in allen Posteingängen durchführen, wenn Schlüsselwörter und/oder mehrere Filter zur schnellen Identifizierung relevanter E-Mails zur Verfügung stehen. Eine solche Suchfunktion ist unerlässlich, wenn den identifizierten E-Mails Aufbewahrungs- oder rechtliche Aufbewahrungspflichten, Tags oder Kommentare hinzugefügt werden müssen. Sie können außerdem eine oder alle E-Mails aus der Suche zu einem Fallordner hinzufügen, um sie später zu verwenden und in gängigen Branchenformaten herunterzuladen, um rechtlichen Anfragen nachzukommen.

Daten aus der Quelle löschen

Administratoren müssen in der Lage sein, Archivierungs- und Löschrichtlinien zu definieren, um sicherzustellen, dass E-Mails nur für den angegebenen Zeitraum in der Quelle aufbewahrt werden. Sobald die Aufbewahrungsfristen erreicht sind, werden E-Mails archiviert und dann sicher aus dem Quellsystem gelöscht. Dadurch wird kritischer Speicherplatz im Quellsystem freigegeben, was zu erheblichen Kosten- und Wartungseinsparungen führt. Dies hilft Organisationen auch dabei, konform zu sein und nur Daten zu speichern, die für einen bestimmten Zweck und für eine bestimmte Zeit benötigt werden.

Selbstbedienungszugriff auf archivierte E-Mails

Wenn E-Mails archiviert werden, akzeptieren Endbenutzer den Verlust des direkten Zugriffs auf diese E-Mails nicht. Kein Wunder, dass Geschäftsbenutzer ihre eigenen PST-Kopien von E-Mails für zukünftige Referenzzwecke aufbewahren. Isolierte persönliche Archive sind nicht nur unzuverlässig, sie sind auch ein Albtraum für Compliance-Teams, die ihre Existenz möglicherweise nicht einsehen können. Zentralisierte Repositories, die den Self-Service-Zugriff auf archivierte E-Mails in einer E-Mail-Client-ähnlichen Oberfläche ermöglichen, machen es für Benutzer überflüssig, persönliche Archive zu erstellen, und reduzieren die Anzahl doppelter Kopien von E-Mails.

Der Vorteil der SOLIXCloud E-Mail-Archivierung

Ziel ist die Vereinfachung von eDiscovery, Compliance und Management des E-Mail-Wachstums. SOLIXCloud E-Mail-Archivierungbietet eine zentralisierte, sichere, hochgradig skalierbare und benutzerfreundliche E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen jeder Größe. Mit Unterstützung für die Archivierung von älteren lokalen E-Mail-Systemen, E-Mail-Backups und modernen Cloud-basierten E-Mail-Systemen bietet SOLIXCloud eine nahtlose Archivierungsstrategie für alle historischen und aktuellen E-Mail-Daten.

SOIXCloud E-Mail-Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Unternehmensarchivierung Strategie und vereinfacht die Umsetzung von Management des Informationslebenszyklus über alle Unternehmensdaten hinweg, einschließlich strukturierter Daten aus ERP, CRM und benutzerdefinierten Anwendungen, unstrukturierter Daten aus NFS und Dateifreigaben sowie halbstrukturierter Daten aus E-Mail und anderen Kommunikationsplattformen.

Warum ist es so dringend?

Es wird erwartet, dass die Compliance-Prüfung mit zunehmenden behördlichen Auflagen für Finanzinformationen, Gesundheitsdaten und jetzt auch für den Datenschutz von Verbrauchern zunehmen wird. Unternehmen mit nur teilweiser oder keiner Archivierungslösung laufen Gefahr, durch Compliance-Verstöße hohe Geldstrafen und einen Markenschaden zu erleiden. Durch die Implementierung einer Strategie zur Erfassung und Archivierung aller E-Mail-Inhalte mit ILM, gesetzlichen Aufbewahrungs- und Aufbewahrungsrichtlinien werden effektive eDiscovery-, Such- und Zugriffsfunktionen implementiert, die das Compliance-Risiko minimieren.