Die drei wichtigsten Gründe, Ihren Microsoft Exchange Server in der Cloud zu archivieren

E-Mail wird immer mehr zum wichtigsten Kommunikations- und Kollaborationstool und Microsoft Exchange Server bleibt die dominierende On-Premise-Lösung für Unternehmens-E-Mails. Darüber hinaus müssen Unternehmen heute immer mehr vertrauliche Informationen aufbewahren, um Governance- und Compliance-Ziele zu erfüllen. Das Endergebnis ist, dass die Unternehmens-IT vor drei großen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Exchange-Server steht, und viele suchen nach Cloud-Datenverwaltung als Lösung.

1. Reduzieren Sie Speicher-, Infrastruktur- und Compliance-Kosten

Heute gilt jede 60 Sekundenwerden weltweit mindestens 160 Millionen E-Mails verschickt und 1,820 Terabyte an Daten erstellt. Dieses ungebremste E-Mail-Wachstum führt zu höheren Kosten für die Leistung von E-Mail-Servern, mehr Speicherplatz und Compliance-Management, was die IT-Budgets belasten kann. Produktivität und Betriebseffizienz werden ebenfalls beeinträchtigt, da Zeit für E-Discovery, Legal Hold Management und die Einhaltung von Datenaufbewahrungsanforderungen verschwendet wird.

Durch die Archivierung von E-Mails in der Cloud können Administratoren Richtlinien definieren, die sicherstellen, dass historische E-Mails in kostengünstigen Objektspeicher-Buckets gespeichert und gemäß vordefinierten Aufbewahrungsplänen gelöscht werden. Wenn die Aufbewahrungsfristen für E-Mails ablaufen, werden archivierte E-Mails sicher von den Produktionsservern gelöscht, wodurch Speicherplatz freigegeben und die Gesamtleistung des E-Mail-Servers verbessert wird. Der Zeitaufwand für den IT-Support wird erheblich reduziert, da Endbenutzer ihre archivierten E-Mails über ein Self-Service-Modell abrufen. Und was ebenso wichtig ist: Die mit Bußgeldern und behördlichen Auflagen verbundenen Risiken werden gemindert.

2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Da das E-Mail-Volumen zunimmt, werden auch die Datenschutzbestimmungen und -durchsetzungen für Verbraucher (DSGVO, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA usw.) immer genauer unter die Lupe genommen. In der Vergangenheit waren Organisationen hauptsächlich mit der Verwaltung von E-Discovery- und Legal-Hold-Anforderungen oder der Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie HIPAA, HITECH, FINRA und SEC-Anforderungen an elektronische Speichermedien wie SEC-Regel 17-A. Doch die Reform der Regulierung zum Datenschutz bei Verbraucherdaten wird die Spielregeln ändern, da nun davon ausgegangen werden muss, dass praktisch alle E-Mails vertrauliche Verbraucherinformationen enthalten und ebenfalls archiviert werden müssen.

Datenschutzbestimmungen für Verbraucher erfordern, dass Organisationen nicht nur wissen, wo alle ihre sensiblen E-Mail-Daten gespeichert sind, sondern auch, dass sie in der Lage sind, effizient auf diskrete Anfragen von Verbrauchern bezüglich der Verwaltung dieser E-Mails und Adressen zu reagieren. Zum Beispiel Datenschutz gewährt Verbrauchern das Recht auf Löschung und das Recht auf Abmeldung. Diese neuen Bestimmungen legen die Messlatte für die Einhaltung von E-Mail-Richtlinien effektiv höher, da nun alle E-Mails, insbesondere Verkaufs- und Marketingkommunikation, im Allgemeinen einer oder mehreren Compliance-Vorschriften unterliegen.

3. Leistung

Das exponentielle Wachstum von E-Mails bedeutet, dass das Datenwachstum für jedes Unternehmen, das Microsoft Exchange Server verwaltet, ein Hauptanliegen darstellt. Die Exchange-Leistung leidet, wenn die Datensätze wachsen, und das Hinzufügen von Lastenausgleichsmodulen oder Edge-Transport-Servern löst das Problem nicht immer. Die Leistung von E-Mail-Servern ist eine der größten Herausforderungen für Systemadministratoren, da alle E-Mail-Benutzer vom CEO bis zu den Mitarbeitern an der Front Spitzenleistung benötigen. Eine schlechte E-Mail-Serverleistung ist einfach keine Option.

Untersuchungen zeigen, dass E-Mails, die älter als ein Jahr sind, nur selten abgerufen werden. Daher können sinnvolle Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung und -Archivierung wertvolle Exchange-Server-Ressourcen freigeben, indem nur aktuelle E-Mails verarbeitet werden. Ältere, archivierte E-Mails sind zwar noch zugänglich, befinden sich jedoch nicht mehr auf dem Exchange-Server und verbrauchen teure Ressourcen wie direkt angeschlossene Speichervolumes und Arbeitsspeicher.

Die Lösung

SOLIXCloud E-Mail-Archivierung und SOLIXCloud Enterprise-Archivierung ist eine Software-as-a-Service-Lösung, die 1) die Kosten senkt, 2) die Compliance aufrechterhält und 3) die Leistung von Microsoft Exchange Server verbessert, indem sie Management des Informationslebenszyklus Best Practices. SOLIXCloud bietet sichere und konforme E-Mail-Archivierung mit E-Discovery, Legal Hold und Aufbewahrungsmanagement. Die E-Mail-Archivierung von SOLIXCloud ist sicher, geschützt, transparent für den Endbenutzer und eine wichtige Funktion für Organisationen jeder Größe.