Die drei wichtigsten Gründe, Ihren Microsoft Exchange Server in der Cloud zu archivieren

E-Mail gewinnt weiterhin als wichtigstes Kommunikations- und Kollaborationstool an Bedeutung, und Microsoft Exchange Server bleibt die führende On-Premise-Lösung für Unternehmens-E-Mails. Zudem müssen Unternehmen heutzutage immer mehr sensible Daten speichern, um Governance- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Daraus resultiert, dass die Unternehmens-IT bei der Verwaltung ihrer Exchange-Server vor drei großen Herausforderungen steht, und viele suchen nach einer Lösung im Cloud-Datenmanagement .

1. Reduzieren Sie Speicher-, Infrastruktur- und Compliance-Kosten

Heutzutage werden alle 60 Sekunden weltweit mindestens 160 Millionen E-Mails versendet und 1,820 Terabyte an Daten erzeugt. Dieses ungebremste E-Mail-Wachstum führt zu steigenden Kosten für die Serverleistung, den Speicherplatzbedarf und das Compliance-Management, was die IT-Budgets stark belasten kann. Auch Produktivität und betriebliche Effizienz leiden unter dem Zeitaufwand für E-Discovery, die Verwaltung von Beweissicherungsanordnungen und die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten.

Durch die Archivierung von E-Mails in der Cloud können Administratoren Richtlinien definieren, die sicherstellen, dass historische E-Mails in kostengünstigen Objektspeicher-Buckets gespeichert und gemäß vordefinierten Aufbewahrungsplänen gelöscht werden. Wenn die Aufbewahrungsfristen für E-Mails ablaufen, werden archivierte E-Mails sicher von den Produktionsservern gelöscht, wodurch Speicherplatz freigegeben und die Gesamtleistung des E-Mail-Servers verbessert wird. Der Zeitaufwand für den IT-Support wird erheblich reduziert, da Endbenutzer ihre archivierten E-Mails über ein Self-Service-Modell abrufen. Und was ebenso wichtig ist: Die mit Bußgeldern und behördlichen Auflagen verbundenen Risiken werden gemindert.

2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Mit dem rasanten Anstieg des E-Mail-Aufkommens rücken auch die Datenschutzbestimmungen und deren Durchsetzung (DSGVO, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA usw.) immer stärker in den Fokus. In der Vergangenheit konzentrierten sich Unternehmen hauptsächlich auf die Einhaltung von E-Discovery- und Legal-Hold-Vorschriften sowie auf Compliance-Vorgaben wie HIPAA , HITECH, FINRA und SEC-Vorschriften für elektronische Speichermedien (z. B. SEC-Regel 17-A). Die Reform des Datenschutzes stellt jedoch einen grundlegenden Wandel dar, da nun praktisch alle E-Mails sensible Verbraucherinformationen enthalten und archiviert werden müssen.

Datenschutzbestimmungen für Verbraucherdaten verpflichten Unternehmen nicht nur dazu, den Speicherort aller sensiblen E-Mail-Daten ihrer Kunden zu kennen, sondern auch, Anfragen von Verbrauchern bezüglich der Verwaltung dieser E-Mails und Adressen effizient zu bearbeiten. Die DSGVO gewährt Verbrauchern beispielsweise das Recht auf Löschung und das Recht auf Widerspruch. Diese neuen Bestimmungen erhöhen die Anforderungen an die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im E-Mail-Bereich erheblich, da nun alle E-Mails, insbesondere Vertriebs- und Marketingkommunikation, in der Regel einer oder mehreren dieser Bestimmungen unterliegen.

3. Leistung

Das exponentielle Wachstum von E-Mails bedeutet, dass das Datenwachstum für jedes Unternehmen, das Microsoft Exchange Server verwaltet, ein Hauptanliegen darstellt. Die Exchange-Leistung leidet, wenn die Datensätze wachsen, und das Hinzufügen von Lastenausgleichsmodulen oder Edge-Transport-Servern löst das Problem nicht immer. Die Leistung von E-Mail-Servern ist eine der größten Herausforderungen für Systemadministratoren, da alle E-Mail-Benutzer vom CEO bis zu den Mitarbeitern an der Front Spitzenleistung benötigen. Eine schlechte E-Mail-Serverleistung ist einfach keine Option.

Untersuchungen zeigen, dass E-Mails, die älter als ein Jahr sind, nur selten abgerufen werden. Daher können sinnvolle Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung und -Archivierung wertvolle Exchange-Server-Ressourcen freigeben, indem nur aktuelle E-Mails verarbeitet werden. Ältere, archivierte E-Mails sind zwar noch zugänglich, befinden sich jedoch nicht mehr auf dem Exchange-Server und verbrauchen teure Ressourcen wie direkt angeschlossene Speichervolumes und Arbeitsspeicher.

Die Lösung

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