Modernisierung der Legacy-Archivierung hin zu modernster KI-gestützter

 

Warum Unternehmen von Optim, OpenText InfoArchive und anderen veralteten Archivierungssystemen auf moderne, Cloud-native Archivierungsplattformen umsteigen

Die Krise der Legacy-Archivierung: Eine Technologie, die sich nie aktualisiert

Wenn Ihr Unternehmen IBM InfoSphere Optim, OpenText InfoArchive, Documentum, Content Manager On Demand oder andere ältere Archivierungsplattformen einsetzt, verwalten Sie eine veraltete Archivierungsinfrastruktur, die wahrscheinlich vor 10 bis 15 Jahren implementiert wurde. Diese Plattformen waren bei ihrer Markteinführung hochmodern. Sie sind bewährt und zuverlässig. Heute stellen sie jedoch eine erhebliche technische Schuldenlast dar und belasten Ihr Unternehmen zunehmend, was Kosten, Flexibilität und Innovationskraft einschränkt und gleichzeitig das Compliance-Risiko erhöht.

Das Problem ist einfach: Herkömmliche Archivierungsplattformen stammen aus einer anderen Zeit. Sie laufen auf lokaler Infrastruktur. Sie verarbeiten hauptsächlich Datenquellen, die vor über zehn Jahren üblich waren, oder strukturierte Daten aus älteren ERP-Systemen. Für ihre Wartung benötigen sie dedizierte IT-Teams. Sie lassen sich nicht in moderne SaaS-Anwendungen integrieren. Und ihre Verwaltung wird zunehmend schwieriger, da Fachkräfte auf moderne Plattformen umsteigen.

Moderne Cloud-native Archivierungsplattformen haben die Wirtschaftlichkeit und die Möglichkeiten der Datenarchivierung grundlegend verändert. Sie unterstützen alle Datentypen (strukturiert, semistrukturiert, unstrukturiert) auf einer einzigen Plattform und ermöglichen so konsistenten Zugriff, Sicherheit und Governance. Sie lassen sich in SaaS-Anwendungen wie Salesforce, ServiceNow, SharePoint Online, OneDrive, Google Drive und nativen Blob-Speicher integrieren. Die Bereitstellung in der Cloud erfolgt mit flexibler Preisgestaltung. Sie beinhalten KI-gestützte Daten-Governance und sind im Betrieb 40–60 % kostengünstiger.

Für Organisationen, die noch immer veraltete Archivierungssysteme nutzen, ist die Modernisierung nicht länger optional. Sie ist dringend erforderlich.

Die Legacy-Archivierungsfalle: Warum Legacy-Archivsysteme zu Belastungen werden

1. Keine Produktentwicklung

Herkömmliche Archivierungssysteme werden nicht mehr weiterentwickelt, d. h. es werden keine neuen Funktionen oder Innovationen mehr hinzugefügt. Das kann bedeuten, dass die zu archivierenden Daten nicht unterstützt werden, eine Cloud-Bereitstellung nicht möglich ist, die Nutzung von KI für Ihre archivierten Daten nicht realisierbar ist oder keine modernen Integrationen verfügbar sind. In manchen Fällen werden die Produkte nicht einmal mehr vom Hersteller unterstützt. Sie betreiben ein statisches Produkt in einem sich rasant entwickelnden Markt. Sie müssen Ihr Archivsystem außer Betrieb nehmen.

2. Komplexe lokale Infrastruktur

• Dedizierte Hardware- und Datenbankserver
• Jährliche Wartungs- und Supportverträge
• Kosten für Datenbanklizenzen (Oracle, SQL Server)
• IT-Personal zur Verwaltung, zum Patchen und zum Aktualisieren der Plattform
• Keine Flexibilität – Sie kaufen die Kapazität im Voraus, unabhängig davon, ob Sie sie nutzen oder nicht.

Legacy-Archivierungssysteme verschlingen jährlich Millionen von Dollar aus den IT-Budgets von Unternehmen; manche Organisationen geben 80 % ihrer IT-Ressourcen für die Wartung veralteter Infrastrukturen aus.

3. Eingeschränkte Unterstützung für Datentypen und -quellen – unterstützt Ihr Archiv diese?

• Salesforce-Datensätze (Kunden, Verkaufschancen, Fälle)
• ServiceNow-Tickets und Änderungsdatensätze
• E-Mail-Archiv
• Unstrukturierte Inhalte (Dokumente, PDFs, Bilder) aus SharePoint Online, Google Drive und Blob-Speicher
• Halbstrukturierte Daten (JSON, Protokolle, Metadaten)
• DataBricks- und Snowflake-Unterstützung

4. Schwierig, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten

Talentierte Technologieexperten sind auf Cloud-native Plattformen, APIs und moderne Datensysteme umgestiegen. Es wird zunehmend schwieriger und kostspieliger, Mitarbeiter mit fundierten Kenntnissen in älteren Archivsystemen zu finden und zu halten. Wenn Schlüsselkräfte das Unternehmen verlassen, geht auch institutionelles Wissen verloren.

Moderne Plattformen ziehen Talente an, weil sie aktuell, cloudnativ und auf die Branchenentwicklung abgestimmt sind. Bei älteren Plattformen wird es mit der Zeit immer schwieriger, Personal zu finden.

5. Keine KI- oder fortgeschrittenen Analysefunktionen

Herkömmliche Archivierungsplattformen wurden für die Aufbewahrung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen entwickelt, nicht für die Datenanalyse. Sie bieten keine KI-gestützte Klassifizierung, Anomalieerkennung oder Datenaufbereitung für moderne Analysen. Ihre archivierten Daten sind eine Pflichterfüllung, kein Unternehmenswert.

Moderne Cloud-native Archivierung: Der Solix Common Data Platform-Ansatz

Moderne Cloud-native Archivierungsplattformen wie die Solix Common Data Platform (CDP) stellen eine grundlegende Neugestaltung der Unternehmensarchivierung dar. Anstelle komplexer On-Premise-Lösungen bieten sie einheitliche, Cloud-basierte und KI-fähige Plattformen, die alle Datentypen aus allen Quellen verarbeiten können.

Kernfunktionen moderner Plattformen

1. Unterstützung mehrerer Datentypen (strukturiert + halbstrukturiert + unstrukturiert)

Moderne Plattformen benötigen keine separaten Lösungen für unterschiedliche Datentypen. Eine einheitliche Plattform übernimmt Folgendes:

• Strukturiert: Datenbanken (Oracle, SQL Server, SAP, Salesforce), Transaktionsdatensätze, Stammdaten
• Halbstrukturiert: JSON, XML, APIs, Metadaten, Protokolle
• Unstrukturiert: Dokumente, E-Mails, Bilder, PDFs, Videos

Eine einzige Plattform ersetzt mehrere Insellösungen. Ein Team übernimmt die gesamte Archivierung. Ein einziges Toolset für Compliance, Suche und Analyse.

2. Integration moderner Datenquellen (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)

Moderne Archivierungsplattformen beinhalten native Konnektoren für aktuelle SaaS-Anwendungen:

• Zwangsversteigerung: Automatisierte Archivierung von Accounts, Opportunities, Cases und benutzerdefinierten Objekten
• Service jetzt: Plattformunabhängige Archivierung von Tickets, Änderungen, Vorfällen und historischen Daten
• SAP: Archivierung von SAP-Geschäftsdaten auf einer einheitlichen Plattform
• Email: Native Integration mit Microsoft 365, Google Workspace und lokalem Exchange

Organisationen benötigen keine separaten Archivierungsstrategien mehr für verschiedene Anwendungen. Eine einzige Plattform archiviert alles.

3. Cloud-native Bereitstellung mit elastischer Skalierung

Moderne Plattformen bieten vielfältige Bereitstellungsoptionen:

• Vollständige SaaS-Lösung (Cloud): Vollständig verwaltet auf Microsoft Azure (oder AWS/Google Cloud) ohne Infrastrukturmanagement
• Hybrid: Für manche Workloads Cloud, für andere On-Premises.
• Multi-Cloud: Flexibilität für den Betrieb auf AWS, Azure, Google Cloud oder lokal.

Hauptvorteile:

• Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen (flexible Preisgestaltung).
• Keine Vorabinvestition in die Hardware
• Automatische Sicherheitspatches und -aktualisierungen
• Integrierte Redundanz und Notfallwiederherstellung
• Skalieren Sie von Gigabytes bis Petabytes ohne Bereitstellung.

4. Integrierte Compliance- und Governance-Funktionen

Moderne Plattformen bieten native Unterstützung für regulatorische Anforderungen ohne benutzerdefinierte Konfiguration:

• DSGVO (Recht auf Vergessenwerden, Datenübertragbarkeit)
• HIPAA (Aufbewahrung von Gesundheitsdaten)
• § 17a-4 (Finanzdienstleistungsaufzeichnungen)
• FINRA (Aufbewahrung von Handels- und Kommunikationsdaten)
• CCPA (Kalifornische Datenschutzrechte)
• NYDFS (Bundesstaat New York mit Anforderungen an die Datenminimierung)
• SOX (Finanzprüfungspfade)

Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien, rechtliche Sperren, Prüfprotokolle und die Nachverfolgung der Beweiskette sind Standard – keine Sonderanfertigung.

5. KI-fähige Datenverwaltung und -analyse

Moderne Archivierungsplattformen sind für das KI-Zeitalter konzipiert. Dazu gehören:

• Automatisierte Datenklassifizierung nach Sensitivität und Typ
• KI-gestützte Anomalie- und Risikoerkennung
• Datenaufbereitung für Analysen und maschinelles Lernen
• Metadatenextraktion und -anreicherung
• Intelligente Suche mit Unterstützung durch natürliche Sprachverarbeitung

Ihre archivierten Daten werden zu einem wertvollen Gut für Compliance, Analysen und Erkenntnisse – und nicht nur zu einer Speicherpflicht.

Migration von Legacy-Archivsystemen: Ein bewährter Ansatz

Der Migrationsvorteil: Archiv-zu-Archiv-Übertragung

Ein entscheidender Vorteil der Modernisierung von Archivierungsplattformen: Es müssen keine laufenden Produktionssysteme migriert werden. Stattdessen werden archivierte Daten von einem Archiv in ein anderes übertragen. Dies ist grundsätzlich weniger riskant als ERP-Migrationen.

Warum die Migration von Archiv zu Archiv einfacher ist:

• Die Daten sind schreibgeschützt (aktive Geschäftsvorgänge sind nicht betroffen).
• Kleinere Datenmengen als bei aktiven Systemen
• Keine Abhängigkeit von aktiven Produktionssystemen
• Phasenweises Vorgehen möglich (Migration jeweils eines Datentyps)
• Das Originalarchiv bleibt bei Bedarf als Ausweicharchiv erhalten.

Moderne Plattformen unterstützen ältere Archivdaten

Eine entscheidende Fähigkeit moderner Cloud-nativer Plattformen: Sie können Daten aus älteren Archivsystemen aufnehmen und verwalten. Das bedeutet:

• Archivierte Daten aus Optim oder InfoArchive extrahieren, ohne dass das Originalsystem ausgeführt werden muss
• Migrieren Sie auf eine moderne Plattform und behalten Sie dabei alle Metadaten und Prüfprotokolle bei.
• Nach Abschluss der Migration sollten die Altsysteme außer Betrieb genommen werden.

4-Phasen-Migrationsansatz

Phase 1: Bewertung und Planung

• Alle archivierten Daten in Altsystemen katalogisieren
• Datenvolumen, Datentypen und Aufbewahrungsanforderungen bewerten
• Dokumentenmetadaten und Audit-Trail-Strukturen
• Identifizieren Sie die Compliance- und regulatorischen Anforderungen

Phase 2: Einführung moderner Plattformen

• Moderne Archivierungsplattform (SaaS oder Hybrid) einsetzen
• Datenmodelle für ältere Archivinhalte konfigurieren
• Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance-Kontrollen einrichten
• Sicherheits- und Zugriffskontrollen überprüfen

Phase 3: Datenmigration

• Daten aus Altarchivsystemen extrahieren
• Für moderne Plattformen transformieren und validieren
• Migration in Phasen nach Datentyp oder Geschäftseinheit
• Überprüfen Sie die Datenintegrität und die gespeicherten Prüfprotokolle.

Phase 4: Stilllegung des Altsystems

• Alle Daten wurden erfolgreich migriert.
• Das Originalarchiv kann (falls gewünscht) als schreibgeschützte Referenz beibehalten werden.
• Optim-, Informatica- oder InfoArchive-Infrastruktur stilllegen
• Altlasten-Supportverträge und Personalbesetzung abschaffen

Der wirtschaftliche Nutzen: Warum die Modernisierung jetzt dringend notwendig ist

Organisationen, die Optim oder OpenText InfoArchive einsetzen, sehen sich einer Reihe sich überschneidender Herausforderungen gegenüber:

• Technologieschulden: Ältere Plattformen erhalten keine Updates oder neue Funktionen mehr.
• Kostendruck: Die bestehende Infrastruktur wird im Vergleich zu Cloud-Alternativen immer teurer.
• Moderne Datenanforderungen: SaaS-Anwendungen (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) benötigen moderne Archivierungslösungen.
• Funktionserweiterung: Neue Archivierungsfunktionen (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) ohne zusätzliche Kosten
• Compliance-Automatisierung: 30-40% Reduzierung des manuellen Aufwands für die Einhaltung von Vorschriften durch Richtlinienautomatisierung und Eliminierung fehleranfälliger manueller Prozesse
• Datenzugänglichkeit: Schnellere Suche und Abfrage durch moderne Indexierung
• KI-Bereitschaft: Organisationen, die sich auf KI-Initiativen vorbereiten, benötigen moderne Daten-Governance-Plattformen.

Modernisierungs-ROI: Was Unternehmen tatsächlich erreichen

Die wirtschaftlichen Vorteile der Modernisierung sind überzeugend: Unternehmen erzielen in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten eine Amortisation mit einem ROI-Multiplikator von 3 bis 5. Doch die strategischen Argumente sind noch stärker: Modernisierende Unternehmen gewinnen an operativer Agilität, reduzieren Compliance-Risiken und ermöglichen neue Funktionen, die ihre bestehenden Plattformen niemals unterstützen konnten.

Solix bietet Ihnen eine kostenlose, individuelle Bewertung an, um den ROI zu ermitteln.

Modernisierung ist nicht länger optional – sie ist strategisch.

Die Ära veralteter Archivierungsplattformen neigt sich dem Ende zu. IBM Optim wird zunehmend schwieriger zu besetzen und zu warten. OpenText InfoArchive ist teuer und komplex.

Moderne Cloud-native Archivierungsplattformen haben den Markt durch einheitliche Funktionen, Cloud-Bereitstellung, flexible Preisgestaltung, Unterstützung moderner Datenquellen und KI-gestützte Governance revolutioniert. Sie sind 40–60 % kostengünstiger im Betrieb, lassen sich nahtlos in aktuelle SaaS-Anwendungen integrieren und ermöglichen neue Anwendungsfälle, die von älteren Plattformen nicht unterstützt wurden.

Für Organisationen, die noch mit veralteten Archivierungsmethoden arbeiten, lautet die Frage nicht „Sollten wir modernisieren?“, sondern „Wie schnell können wir damit beginnen?“

Das Zeitfenster, um aus Altsystemen Wert zu schöpfen und auf moderne Plattformen umzusteigen, ist geöffnet. Die Kosten des Wartens steigen jährlich. Der strategische Vorteil der Modernisierung wächst quartalsweise.

Es ist an der Zeit, Optim, Informatica und InfoArchive hinter sich zu lassen. Die Zukunft der Archivierung ist cloudnativ, unterstützt verschiedene Datentypen und ist KI-fähig.

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