SOLIXCloud Email Archiving es un servicio de archivado de correo electrónico totalmente administrado que tiene como objetivo simplificar el eDiscovery, el cumplimiento y la gestión del crecimiento del correo electrónico. Impulsado por la plataforma de datos comunes de SOLIXCloud, el archivado de correo electrónico simplifica la implementación de una estrategia de cumplimiento de ILM centralizada para TODOS los tipos de datos organizacionales, incluidos los datos estructurados, no estructurados y semiestructurados.

Los desafios

Dado que el correo electrónico sigue siendo la principal herramienta de comunicación y colaboración para empresas de todos los tamaños, hoy en día las organizaciones se enfrentan a un sinfín de retos para mantener el cumplimiento normativo y evitar costosas sanciones. Las nuevas normativas han sometido al correo electrónico a un riguroso escrutinio, y ya no es aceptable acumular correos electrónicos durante años «por si acaso». Las nuevas regulaciones sobre la privacidad de los datos del consumidor, como el RGPD , la CCPA , la CDPA, la NYDFS , la LGPD , la CPPA, etc., son solo la última razón por la que la correcta gestión de los registros de correo electrónico ya no es opcional.

La solución: archivado de correo electrónico basado en el cumplimiento normativo

Los administradores de sistemas, los administradores de datos y los equipos de gobernanza de datos están buscando métodos y procedimientos mejorados para cumplir con los nuevos mandatos de cumplimiento impulsados por las regulaciones de privacidad de datos del consumidor. A continuación, se presentan siete pasos para el cumplimiento del correo electrónico que todas las organizaciones deberían seguir.

Capturar y archivar todos los datos de correo electrónico en un repositorio común

Asegurarse de que se capturen todas las fuentes de datos de correo electrónico es un primer paso fundamental para lograr un archivado exitoso y basado en el cumplimiento normativo. Al utilizar múltiples métodos de recopilación, como el registro en diario, la sincronización de buzones de correo y las cargas de archivos basadas en políticas de retención, las organizaciones pueden capturar y archivar todos los correos electrónicos entrantes y salientes actuales y los datos históricos de correo electrónico.

Sin embargo, la existencia de múltiples silos de datos de correo electrónico archivados presenta su propio conjunto de problemas y es ineficiente. Al centralizar la captura de correo electrónico en un único repositorio, las organizaciones no solo obtienen la seguridad de saber con certeza dónde se encuentran todos sus correos electrónicos, sino que las rutinas de administración y mantenimiento centralizadas son mucho más sencillas y solo deben realizarse una vez.

Captura e indexación integral de metadatos

Para respaldar el archivado de correo electrónico conforme a las normas, es esencial capturar e indexar de manera integral todo el contenido de los correos electrónicos y sus archivos adjuntos. La búsqueda y la recuperación solo son efectivas si el proceso de indexación es capaz de generar catálogos que muestren dónde se encuentran los registros de búsqueda y qué datos contienen.

Clasifique, etiquete y controle los correos electrónicos para facilitar su supervisión

Las políticas de archivo personalizadas que etiquetan los correos electrónicos permiten una clasificación y un seguimiento sencillos casi en tiempo real en función del contenido del correo electrónico, los metadatos o la presencia de información confidencial. Se pueden configurar alertas de activación para notificar a los equipos correspondientes en función de criterios definidos y garantizar una acción rápida. Agregue etiquetas adicionales a los correos electrónicos según sea necesario. Todo esto lo ayuda a cumplir con las normas, monitorear actividades no deseadas y hacer que sus correos electrónicos sean fácilmente detectables en el futuro para un cumplimiento más rápido.

Aplicar políticas de retención y de retención legal

Los equipos legales y de cumplimiento deben poder crear políticas de retención integrales y retenciones legales a nivel de organización, usuario, correo electrónico o metadatos fácilmente para ayudar con un descubrimiento electrónico rápido y efectivo.

Búsqueda potente para simplificar el eDiscovery con carpetas de casos

Los equipos de cumplimiento y legales podrán realizar búsquedas de e-discovery más rápidas y eficientes en todas las bandejas de entrada cuando estén disponibles palabras clave o filtros múltiples para identificar rápidamente los correos electrónicos de interés. Esta capacidad de búsqueda es esencial si se deben agregar retención, retención legal, etiquetas o comentarios a los correos electrónicos identificados. También podrán agregar uno o todos los correos electrónicos de la búsqueda a una carpeta de casos para referencia futura y para descargarlos en formatos populares de la industria para cumplir con las solicitudes legales.

Purgar datos de la fuente

Los administradores deben poder definir políticas de archivo y purga para garantizar que los correos electrónicos se conserven en la fuente solo durante el período especificado. Una vez que se alcanzan los períodos de retención, los correos electrónicos se archivan y luego se purgan de forma segura del sistema de origen, lo que libera almacenamiento crítico en el sistema de origen, lo que ayuda en gran medida a reducir los costos y el mantenimiento. Esto también ayuda a las organizaciones a cumplir con las normas y almacenar solo los datos que se necesitan para un propósito y un tiempo determinados.

Acceso autoservicio a correos electrónicos archivados

Cuando se archivan los correos electrónicos, los usuarios finales no aceptarán la pérdida del acceso directo a esos correos electrónicos. No es de extrañar que los usuarios comerciales conserven sus propias copias .pst de los correos electrónicos para futuras referencias. Los archivos personales aislados no solo son poco confiables, sino que también son una pesadilla para los equipos de cumplimiento que pueden o no tener visibilidad de su existencia. Los repositorios centralizados que permiten el acceso de autoservicio a los correos electrónicos archivados en una interfaz similar a la de un cliente de correo electrónico eliminarán la necesidad de que los usuarios creen archivos personales y reducirán la cantidad de copias duplicadas de los correos electrónicos.

La ventaja del archivado de correo electrónico de SOLIXCloud

Con el objetivo de simplificar el eDiscovery, el cumplimiento normativo y la gestión del crecimiento del correo electrónico, SOLIXCloud Email Archiving ofrece una solución de archivado de correo electrónico centralizada, segura, altamente escalable y fácil de usar para empresas de todos los tamaños. Gracias a su compatibilidad con el archivado desde sistemas de correo electrónico locales heredados, copias de seguridad y sistemas de correo electrónico modernos basados en la nube, SOLIXCloud ofrece una estrategia de archivado integral para todos los datos de correo electrónico, tanto históricos como actuales.

El archivado de correo electrónico de SOIXCloud es un componente esencial de una estrategia integral de archivado empresarial y simplifica la implementación de la gestión del ciclo de vida de la información en todos los datos empresariales, incluidos los datos estructurados de ERP, CRM y aplicaciones personalizadas, los datos no estructurados de NFS y recursos compartidos de archivos, y los datos semiestructurados de correo electrónico y otras plataformas de comunicación.

¿Cuál es la urgencia?

Se espera que el escrutinio de cumplimiento aumente con el aumento de las exigencias regulatorias sobre la información financiera, los registros de salud y ahora la privacidad de los datos de los consumidores. Las organizaciones que solo tienen una solución de archivo parcial o inexistente corren el riesgo de recibir multas elevadas y daños a la marca por fallas en el cumplimiento. Al implementar una estrategia para capturar y archivar todo el contenido de correo electrónico con ILM, políticas de retención y retención legales, se implementa un eDiscovery, una búsqueda y un acceso efectivos por diseño, lo que mitiga el riesgo de incumplimiento.