Las tres razones principales para archivar su servidor Microsoft Exchange en la nube

El correo electrónico sigue consolidándose como la principal herramienta de comunicación y colaboración, y Microsoft Exchange Server continúa siendo la solución local dominante para el correo electrónico empresarial. Además, las empresas deben conservar cada vez más información confidencial para cumplir con los objetivos de gobernanza y cumplimiento normativo. En consecuencia, los departamentos de TI de las empresas se enfrentan a tres grandes desafíos para gestionar sus servidores Exchange, y muchos buscan en la gestión de datos en la nube una solución.

1. Reducir los costos de almacenamiento, infraestructura y cumplimiento normativo

Hoy en día, cada 60 segundos se envían al menos 160 millones de correos electrónicos en todo el mundo y se generan 1,820 terabytes de datos. Este crecimiento descontrolado del correo electrónico genera mayores costos asociados con el rendimiento de los servidores, el almacenamiento y la gestión del cumplimiento normativo, lo que puede agotar los presupuestos de TI. La productividad y la eficiencia operativa también se ven afectadas por el tiempo perdido en la búsqueda electrónica de pruebas, la gestión de la retención legal de documentos y el mantenimiento de los requisitos de retención de datos.

Al archivar los correos electrónicos en la nube, los administradores pueden definir políticas que garanticen que los correos electrónicos históricos se almacenen en contenedores de almacenamiento de objetos de bajo costo y se eliminen de acuerdo con planes de retención predefinidos. Cuando vencen los períodos de retención de correo electrónico, los correos electrónicos archivados se eliminan de forma segura de los servidores de producción, lo que libera espacio de almacenamiento y mejora el rendimiento general del servidor de correo electrónico. El tiempo de soporte de TI se reduce en gran medida porque los usuarios finales recuperan sus correos electrónicos archivados mediante un modelo de autoservicio. Y, lo que es igualmente importante, se mitigan los riesgos asociados con las multas y la aplicación de normas.

2. Lograr el cumplimiento normativo

A medida que aumenta el volumen de correos electrónicos, las regulaciones y la aplicación de la privacidad de los datos del consumidor (RGPD, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, etc.) también se ven sometidas a un escrutinio cada vez mayor. Anteriormente, las organizaciones se centraban principalmente en la gestión del descubrimiento electrónico y los requisitos de retención legal, o en el cumplimiento de normativas como HIPAA , HITECH, FINRA y los requisitos de la SEC para los medios de almacenamiento electrónico, como la Regla 17-A de la SEC. Sin embargo, la reforma regulatoria de la privacidad de los datos del consumidor supone un cambio radical, ya que ahora prácticamente todos los correos electrónicos deben considerarse como información confidencial del consumidor y, por lo tanto, deben archivarse.

Las normativas de privacidad de datos del consumidor exigen que las organizaciones no solo sepan dónde se almacenan todos sus datos confidenciales de correo electrónico, sino que también puedan responder eficazmente a las solicitudes específicas de los consumidores relativas a la gestión de esos correos y direcciones. Por ejemplo, el RGPD otorga a los consumidores el derecho de supresión y el derecho a darse de baja. Estas nuevas normativas elevan el nivel de exigencia en materia de cumplimiento normativo del correo electrónico, ya que ahora todos los correos electrónicos, especialmente las comunicaciones de ventas y marketing, suelen estar sujetos a uno o más mandatos de cumplimiento.

3. Actuación

El crecimiento exponencial del correo electrónico significa que el crecimiento de los datos es una de las principales preocupaciones de cualquier organización que administre Microsoft Exchange Server. El rendimiento de Exchange se ve afectado a medida que se expanden los conjuntos de datos y agregar equilibradores de carga o servidores de transporte perimetral no siempre resolverá el problema. El rendimiento del servidor de correo electrónico es un desafío principal para los administradores de sistemas porque todos los usuarios de correo electrónico, desde el director ejecutivo hasta los trabajadores de primera línea, requieren un rendimiento máximo. Un rendimiento deficiente del servidor de correo electrónico simplemente no es una opción.

Las investigaciones muestran que rara vez se accede a los correos electrónicos que tienen más de un año de antigüedad y, por lo tanto, las políticas sensatas de retención y archivado de correo electrónico pueden liberar recursos valiosos de Exchange Server al procesar solo los correos electrónicos actuales. Los correos electrónicos archivados más antiguos aún son accesibles, pero ya no residen en el servidor Exchange y consumen recursos costosos, como volúmenes de almacenamiento adjuntos directamente y memoria.

La Solución

SOLIXCloud Email Archiving y SOLIXCloud Enterprise Archiving son soluciones de software como servicio que 1) reducen los costos, 2) mantienen el cumplimiento normativo y 3) mejoran el rendimiento de Microsoft Exchange Server mediante la aplicación de las mejores prácticas de gestión del ciclo de vida de la información . SOLIXCloud proporciona un archivado de correo electrónico seguro y conforme a la normativa, con funciones de descubrimiento electrónico, retención legal y gestión de la retención de datos. SOLIXCloud Email Archiving es seguro, transparente para el usuario final y una capacidad fundamental para organizaciones de todos los tamaños.