Comment éviter les désastres liés aux contrôles fiscaux grâce à l'impression et à l'archivage

J'ai récemment discuté avec un grand distributeur qui venait de vivre un cauchemar de contrôle fiscal. Les taxes en question varient en fonction du lieu d'expédition des marchandises. Ce qui aurait dû être un simple contrôle s'est transformé en un processus complexe et coûteux car dans de nombreux cas, les adresses de livraison des clients avaient changé au fil du temps et le système ERP du distributeur, comme la plupart des systèmes de ce type, ne conservait aucun historique de ces anciennes adresses, de sorte qu'il ne pouvait pas garantir que les factures qu'il générait pour les expéditions passées indiquaient le lieu d'expédition réel.

Comme la plupart des distributeurs et des détaillants, leur processus d'expédition est très rationalisé. Ils reçoivent une commande, génèrent la facture et l'étiquette d'expédition, et expédient le produit via leur système ERP. Lorsque les clients appellent pour signaler un changement d'adresse, la nouvelle adresse est saisie. À partir de ce moment, chaque fois que vous imprimez une ancienne facture, celle-ci est imprimée avec la nouvelle adresse. L'ancienne adresse est littéralement effacée des registres du distributeur.

Tout cela fonctionne bien et garantit que les bonnes factures et les bons produits sont expédiés au bon endroit. Mais lorsque les auditeurs sont arrivés, ils ont rapidement découvert qu'ils ne pouvaient pas être sûrs de la destination des expéditions des années précédentes. Le problème est que de nombreuses taxes, y compris la taxe de vente américaine et la TVA européenne, varient selon la région géographique. Mais la génération d'une facture en double pour une transaction d'il y a un an afficherait l'adresse actuelle du client, pas nécessairement l'adresse de l'année dernière. Finalement, ils ont dû restaurer les données à partir d'anciennes bandes de sauvegarde pour découvrir les anciennes adresses d'expédition des clients. Ce qui aurait dû être un audit assez simple s'est transformé en un désastre coûteux !

Le problème est que tout – nom du client, adresse, numéro de TVA ou d’enregistrement de la taxe de vente américaine – tout peut changer à tout moment. Peu de systèmes ERP enregistrent les modifications apportées à leurs enregistrements principaux. Une facture est un document juridique important non seulement pour éviter les contrôles fiscaux, mais aussi en cas de poursuites judiciaires et autres actions en justice. Elle devrait être immuable, mais en fait, les entreprises qui dépendent de leur ERP ne seront souvent pas en mesure de garantir qu’une copie d’une facture historique est correcte.

Comment pouvez-vous résoudre ce problème ? La réponse est imprimer et archiver lorsque vous générez une facture, réalisable avec l'imprimante virtuelle Solix sur le Plateforme de données commune Solix (CDP). Cela crée une copie immuable de la facture originale, accessible et acceptable en cas d'audit ou autre action en justice. Cela peut vous faciliter la vie lorsque le fisc vous appelle.