La gestion des documents dans le cloud est essentielle à la productivité, à la conformité réglementaire et à la sécurité des données. Ses avantages se répercutent largement sur vos résultats et votre réussite future.

Un système de gestion de documents dans le cloud est essentiel à la productivité de votre équipe dans un environnement commercial rapide et à la demande avec des rôles de travail à distance de plus en plus nombreux. Le système de gestion de documents de votre entreprise a un impact direct sur la sécurité et l'efficacité de vos opérations d'information, de clients et de fournisseurs.

D’après une Enquête McKinsey sur la transformation mondiale des données30 % du temps total des répondants dans leur entreprise est consacré à des tâches sans valeur ajoutée en raison de la mauvaise qualité et de la mauvaise disponibilité des données. Pensez à la façon dont vous gérez les factures, les documents juridiques, les contrats, les propositions et les données des employés et des clients. Ne serait-il pas formidable que votre équipe puisse trouver précisément ce dont elle a besoin à tout moment et en tout lieu ? Pourquoi ne pas le faire tout en favorisant la collaboration, la sécurité des données, la gouvernance uniforme des données, la conformité et la réduction des coûts ?

Qu'est-ce que la gestion de documents dans le Cloud ?

Gestion de documents en nuage — Source: Shutterstock

Gestion de documents dans le cloud permet aux équipes de stocker, de partager et de gérer des documents dans un référentiel d'entreprise centralisé sur le cloud, quel que soit leur emplacement.

La gestion des documents dans le cloud aide également les entreprises à assurer une gestion et un archivage efficaces des informations. Cela implique des processus de préservation et de gestion des données de l'entreprise pour une utilisation future, la conformité et les exigences réglementaires.

Les systèmes modernes de gestion de documents dans le cloud rationalisent également la recherche, la récupération et la collaboration de données et de documents, ce qui permet des gains de productivité. Ils améliorent le contrôle d'accès et assurent la sécurité des documents. De plus, le système offre un stockage centralisé et des pistes d'audit, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Découvrons plus en détail certains des avantages de la gestion de documents dans le cloud.

Éliminez le papier et consolidez le contenu

La consolidation de contenu implique la fusion de plusieurs référentiels individuels et de documents papier traditionnels dans un centre de documents centralisé. Les entreprises internationales et multinationales classiques disposent de nombreux serveurs de fichiers locaux, de processus papier et de plates-formes NAS (Network Attached Storage) dans le monde entier. La consolidation de ces systèmes dans une seule plate-forme cloud hautement évolutive réduit considérablement les coûts globaux de gestion des données et améliore la sécurité, la productivité et la découverte des données.

Partage de fichiers et collaboration

Quel que soit votre secteur d'activité, le meilleur moyen de maximiser la productivité est de rester organisé et de favoriser la collaboration entre les employés. Votre système de gestion des documents est défaillant si les employés recherchent constamment des documents ou traquent des pistes d'information entre les services.

Un système de gestion de documents dans le cloud fournit un référentiel centralisé pour tout le contenu de votre entreprise. Cela signifie que votre équipe peut collaborer sur le contenu et partager facilement des informations précises entre les services et même avec des partenaires externes tout en respectant les politiques de gouvernance de l'information.

Gouvernance de l'information

La gouvernance de l'information est le cadre de responsabilisation dans le traitement des informations. Elle vise à garantir un comportement approprié dans la création, le stockage, la valorisation, l'archivage, l'utilisation et la suppression des informations. La gestion des documents dans le cloud aide les entreprises à mettre en œuvre des politiques de gouvernance uniformes, telles que des contrôles d'accès, des politiques de conservation et des règles de confidentialité, pour gérer et protéger correctement les informations.

Archivage des informations

Avec une multitude de référentiels de fichiers répartis dans toutes les divisions, le stockage de données à long terme à des fins de conformité et de découverte continue d'être un défi en raison de la fragmentation des données et du manque de capacités de gouvernance uniformes.

La solution de gestion de documents cloud adéquate peut identifier et archiver vos systèmes de fichiers existants et les fichiers les moins fréquemment consultés à partir de référentiels de fichiers actifs dans un référentiel cloud peu coûteux et sécurisé. De plus, votre système d'archivage cloud offre les avantages de la recherche en temps réel, de l'accès à la demande, de la gouvernance centralisée et de la conformité.

L'archivage des données fait partie intégrante d'une stratégie efficace de gestion de l'information. Passer à une solution d'archivage dans le cloud est souvent la pièce manquante de ce puzzle.

Services de contenu intelligents

La gestion des documents dans le cloud est également l'un des principaux outils des services de contenu intelligents (ICS). ICS permet aux utilisateurs de tirer parti du potentiel de l'intelligence artificielle (IA), du traitement du langage naturel (NLP) et d'autres algorithmes avancés pour mieux gérer et exploiter leur contenu. Il permet aux utilisateurs de rechercher, d'analyser et de traiter le contenu de manière plus significative afin d'obtenir de meilleures informations et des résultats plus précis pour automatiser divers processus tels que Comptes débiteurs/créditeurs or intégration du client et ainsi de suite

Automatisation du flux de travail

Les solutions modernes de gestion de documents dans le cloud permettent de créer et de gérer des flux de travail numériques qui automatisent le processus de traitement et de gestion des documents. Le système facilite et rationalise la production, le suivi, l'édition, le stockage, les révisions et les approbations des documents au sein de vos processus métier.

Une entreprise peut, par exemple, utiliser un flux de travail automatisé de gestion de documents dans le cloud pour acheminer les factures vers le service approprié pour approbation et paiement. Cela améliore considérablement l'efficacité et la précision, réduit les tâches administratives manuelles et permet d'économiser du temps et de l'argent.

Gestion du flux de travail — Source: Shutterstock

Gestion sécurisée des documents dans le Cloud avec Solix Enterprise Content Services (Solix ECS)

Dans les entreprises, les groupes de travail et les services sont encombrés par une multitude de silos de contenu numérique et papier (actifs et hérités), ce qui a un impact négatif sur la disponibilité des informations, la productivité, la collaboration et la conformité réglementaire. À mesure que les organisations se transforment pour offrir des expériences numériques fluides aux employés et aux clients, il est impératif de doter les groupes de travail d'une approche cloud unifiée et moderne de la gestion de contenu.

SOLIXCloud ECS SOLIXCloud ECS est une plate-forme cloud sécurisée permettant de centraliser la gestion du contenu de l'entreprise et de permettre aux groupes de travail de rassembler de manière transparente le contenu, les personnes, les processus et les politiques.

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