Politiques de conservation des données, lois et réglementations sur la confidentialité : les meilleures pratiques expliquées

La conservation des données a un impact sur votre capacité à vous conformer aux lois ainsi que sur l'accessibilité et les performances de vos données.

Vos politiques de conservation des données définissent les données que vous devez conserver ou archiver, et pendant combien de temps, pour répondre aux exigences commerciales et de conformité. Mais en plus de répondre à ces exigences, ces politiques contribuent également à améliorer la sécurité des données, à optimiser les systèmes de production et à réduire les coûts informatiques. L'établissement d'un plan de conservation des données complet est une bonne pratique de gestion des données d'entreprise.

Où commencez-vous?

Formuler une politique de conservation des données efficace n'est pas une tâche facile. Il est essentiel de reconnaître qu'il n'existe pas de plan général. Les organisations auront probablement plus d'une politique de conservation des données pour répondre aux besoins spécifiques des différents services. Tout plan que vous mettez en place nécessite également la participation de tous principales parties prenantes : équipes informatiques, commerciales, de gouvernance et de conformité.

Une politique de conservation des données bien définie doit viser à répondre à quelques questions clés :

• Pourquoi devez-vous conserver des données ?
• Quelles données devez-vous conserver ?
• Combien de temps devez-vous conserver les données ?
• À quelle fréquence les données sont-elles consultées ?
• Qui a besoin d’accéder à ces données ?
• Dans quel délai ont-ils besoin d’accéder aux données ?
• Quand le moment arrive, comment s’en débarrasser ?

Il est également important de comprendre dès le départ que la mise en œuvre d’un programme de conservation des données entraîne des coûts initiaux. Mais une stratégie de conservation des données bien définie et une solution technologique peuvent s’avérer utiles. réduire coûts informatiques globaux, tout en répondant aux exigences commerciales et juridiques.

Quelles sont les conséquences de Pas Vous avez une politique de conservation des données ?

Comme mentionné précédemment, les politiques de conservation des données sont importantes pour diverses raisons. Mais leur objectif explicite est de garantir le respect des exigences réglementaires et de conformité, qui peuvent varier en fonction de votre secteur d'activité et de votre situation géographique.

L'absence de politique de conservation peut exposer votre organisation à de lourdes amendes. Ces amendes affectent les activités à l'échelle internationale et sont de plus en plus strictes. Et si vous évoluez dans un secteur hautement réglementé comme la finance ou la santé, il est probable que vous soyez confronté à des restrictions juridiques encore plus strictes concernant les politiques de conservation des données.

Par exemple, la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA) exige que les organismes de soins de santé de conserver les données pendant au moins six ans à compter de la date de création. Exigences fédérales en matière de dossiers RH exiger également la conservation de certaines informations relatives à l'embauche et au paiement, entre autres données. De même, Norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement La norme PCI-DSS impose aux entreprises qui traitent des cartes bancaires de communiquer les données de transaction. Le cadre réglementaire international pour les banques (Bâle III) impose quant à lui aux banques de conserver les données pendant sept ans.

Mais n'oubliez pas qu'une politique de conservation des données n'est pas juste pour la conformité réglementaire, il permet également de garder vos données accessibles pendant de longues durées de manière sécurisée et rentable.

L'influence croissante des réglementations sur la confidentialité des données sur les politiques de conservation des données

Il va sans dire qu'il est essentiel de fonder votre programme de conservation des données sur des politiques solides et conformes aux lois en vigueur. L'une de ces lois fondamentales est la Règlement général de l'UE sur la protection des données (RPGD), qui influence déjà la politique internationale en matière de données et inspire des législations similaires dans les États américains et dans d’autres pays.

Ces lois comprennent diverses dispositions visant à défendre la vie privée des gensPar exemple, ils permettent aux individus de contrôler la manière dont les entreprises traitent leurs données, les données que l'entreprise stocke, la durée de stockage, le processus de correction des erreurs et la suppression des données personnelles du stockage d'une entreprise si souhaité.

Vous ne pouvez pas mettre en œuvre politiques conformes sans comprendre les lois sur la confidentialité des données que vous essayez de suivre. Assurez-vous que vos durées de conservation respectent toutes les réglementations et éliminez les données au moment opportun. Identifiez tous les types d'informations personnelles que vous devez stocker en vertu de lois plus strictes (telles que les informations médicales protégées) et mettez en œuvre des mesures de protection. S'il s'avère que vous avez conservé des données personnelles plus longtemps que prévu, corrigez immédiatement cette situation.

Bonnes pratiques en matière de politiques de conservation des données

Pour élaborer et maintenir des politiques de données efficaces, commencez par identifier les exigences juridiques et commerciales pertinentes, puis tenez compte des types de données et des parties prenantes.

Le saviez-vous: Un service d'archivage de données comme SOLIXCloud – Archivage d'entreprise peut vous aider à appliquer efficacement vos politiques.

1. Impliquer les bonnes parties prenantes et les propriétaires de données

Lors de la création d'une politique, il est essentiel de recueillir l'avis de toutes les personnes concernées et qui seront chargées de la faire respecter. Ces personnes ont probablement des avis précieux sur la stratégie de conservation et de stockage ; elles peuvent même plaider de manière convaincante en faveur de la conservation de certaines données plus longtemps que prévu. Tenez également compte des points de vue et des responsabilités des « propriétaires » des données : les services et les personnes qui supervisent des sections spécifiques des données de l'entreprise.

Vous devez inclure votre équipe financière ou comptable ainsi que vos équipes juridiques et de gouvernance.

2. Identifier les exigences juridiques et commerciales

Il est essentiel que toute politique de données sache à quelles exigences elle doit répondre. En fonction de votre secteur d'activité et de votre situation géographique, plusieurs réglementations peuvent exiger que votre entreprise conserve les données pendant des durées plus longues à des fins d'audit et de reporting. La plupart des réglementations fournissent également des précisions sur ce que vous devez stocker et comment.

Outre les exigences de conformité, plusieurs exigences commerciales peuvent exiger que vous conserviez les données plus longtemps. Connaître ces exigences d'accès vous aidera à créer un cadre de conservation des données efficace pour votre entreprise.

3. Tenez compte de tous les types de données

Les données d'entreprise se présentent sous différents formats : structurées, non structurées et semi-structurées. Elles peuvent être stockées en silo ou être liées entre elles de manière logique pour fournir une vue complète d'une transaction ou d'une entité. Lorsque vous réfléchissez à votre stratégie de conservation, il est essentiel d'être inclusif et de garantir tous Les données pertinentes (quel que soit le type de données ou le lieu de stockage) sont bien couvertes. Par exemple, une transaction peut inclure un enregistrement de base de données avec des documents de contrat et de facture associés dans des fichiers PDF.

Vous pouvez également allouer des ressources telles que des niveaux de stockage cloud en fonction des types de données que vous devez stocker. Les fichiers auxquels vous faites régulièrement référence doivent bénéficier d'un accès rapide, mais les données destinées au stockage à long terme peuvent être stockées dans des archives moins coûteuses.

4. Comprendre l’impact sur l’informatique

Bien que le respect des exigences de conservation soit obligatoire, il est essentiel de le faire de manière rentable et optimale. N'oubliez pas que les données que vous conservez pendant une longue durée sont rarement consultées. Si elles sont conservées dans des systèmes de production, cette accumulation peut dégrader considérablement les performances du système, augmenter vos coûts de licences matérielles et logicielles et augmenter les coûts et les efforts de maintenance au fil du temps. La connaissance du coût de la conservation des données est essentielle pour que les organisations puissent développer la bonne stratégie.

5. Choisissez la bonne solution technologique

Aujourd'hui, les entreprises disposent de plusieurs technologies pour élaborer leur propre stratégie d'archivage ou de conservation des données. Cependant, en raison de la complexité du paysage des données d'entreprise (types de données, volumes de données, applications ERP complexes, multiples réglementations à respecter, etc.), une combinaison de plusieurs technologies cloisonnées pourrait s'avérer inefficace. ajouter à la complexité au lieu de simplifier les choses.

Il est donc essentiel de s'appuyer sur une solution technologique d'archivage des données capable de prendre en charge et de faire respecter la stratégie de conservation de votre organisation, pour tous les types de données et toutes les applications. Vous avez besoin d'un outil qui offre une interface uniforme pour aider les équipes de conformité et commerciales à répondre à leurs exigences.

Archivage des données d'entreprise SOLIXCloud : la solution pour une conservation des données conforme

Les réglementations sur les données et le paysage des données d'entreprise devenant de plus en plus complexes, une solution d'archivage des données complète et basée sur des politiques est essentielle pour que les organisations garantissent la conformité. Dans le même temps, les organisations informatiques ne veulent pas perdre leur temps et leurs ressources précieuses sur des données rarement consultées.

Heureusement, Solix Technologies propose une solution d’archivage d’entreprise pour aider efficacement les organisations de toutes tailles à équilibrer ces exigences de conservation des données.

Avec l'archivage d'entreprise de SOLIXCloud, les organisations peuvent désormais bénéficier d'une solution entièrement gérée solution d'archivage d'entreprise basée sur le cloud. Cette solution économique, sécurisée et conforme offre un éventail de fonctionnalités complètes, notamment :

• Connectivité à toutes les sources de données d'entreprise pour la gestion du cycle de vie des données
• La capacité de stocker et de gérer des données structurées, semi-structurées et non structurées dans un stockage cloud à faible coût
• Application d'une politique uniforme de conservation et de gouvernance des données
• Accès en temps réel aux données archivées via la recherche, les API, les formulaires, SQL et les outils de reporting

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