Luttez contre la prolifération du contenu : 5 raisons pour lesquelles la gestion des documents dans le cloud est judicieuse

De nombreuses organisations souffrent de prolifération de contenu, y compris peut-être la vôtre. La prolifération incontrôlée des solutions de stockage de fichiers dans les différents services et processus a fait de la prolifération de contenu un problème informatique courant dans toutes les organisations. La prolifération de contenu entrave la capacité des utilisateurs finaux à trouver facilement le bon contenu et celle des équipes informatiques à l'administrer efficacement. En outre, elle a un effet négatif sur la sécurité des données, la conformité et les coûts. Pour ces raisons, la gestion des documents dans le cloud est une solution que toute organisation devrait envisager.

Principaux facteurs de prolifération de contenu

Contenu généré par l'utilisateur: Avec l'informatique personnelle à son apogée et les puissants outils de création de contenu à la disposition de chaque employé, les entreprises se rendent compte qu'un volume important de données est créé et stocké quotidiennement par les utilisateurs. Parfois, les fichiers sont stockés sur les appareils informatiques des utilisateurs, dans des systèmes de messagerie électronique sous forme de pièces jointes, dans des partages de fichiers locaux, dans des outils de collaboration en ligne, etc. Le contenu est dispersé partout et, dans de nombreuses situations, échappe à la visibilité et au contrôle des équipes informatiques, ce qui pose de sérieux problèmes de sécurité des données et de conformité.

Systèmes hérités : Les entreprises adoptent rapidement des technologies plus récentes et plus modernes, notamment la gestion de contenu. Cependant, il arrive souvent que, lors de la migration vers des solutions plus récentes, les solutions de stockage de fichiers et de gestion de contenu existantes ne soient pas complètement abandonnées en raison de la nécessité de conserver les données historiques ou parce que certains processus s'appuient toujours sur le système existant, augmentant ainsi le nombre de systèmes utilisés pour gérer le contenu.

Solutions verticales et processus cloisonnés : Les services et les responsables fonctionnels privilégient parfois des solutions personnalisées ou conçues sur mesure, qui peuvent s'appuyer sur leurs propres technologies de stockage de contenu ou doivent avoir des approches très gourmandes en ressources pour s'intégrer aux solutions de contenu existantes. Quoi qu'il en soit, ces solutions ou fonctions verticales sont connues pour aggraver le problème de la prolifération du contenu.

Cinq raisons pour lesquelles chaque organisation doit s'attaquer à la prolifération du contenu

1. Simplifier la gouvernance et la conformité

Avec la quantité de données gérées par les entreprises qui augmente de manière exponentielle et la complexité croissante des réglementations, la prolifération du contenu pourrait être considérée comme le pire cauchemar des équipes informatiques et de gouvernance.

La prolifération des contenus crée de nombreux défis en matière de gouvernance et de conformité des contenus. Le manque de visibilité sur le contenu et de capacités de gouvernance uniformes sur des solutions de stockage disparates rend impossible l'application des politiques, exposant les organisations au risque de non-conformité. De plus, le non-respect des réglementations en constante évolution peut entraîner une perte de confiance des clients, des amendes coûteuses et des poursuites judiciaires.

Cela ne doit pas nécessairement être aussi difficile. Les solutions modernes de gestion de documents dans le cloud offrent une approche uniforme et centralisée de la gestion de contenu et des capacités permettant de gérer efficacement le contenu tout au long de son cycle de vie, de sa création à sa suppression. Non seulement ces solutions permettent de créer et d'appliquer ces politiques de gouvernance, mais elles les automatisent également. Il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour simplifier votre programme de gouvernance et de conformité de contenu avec des solutions modernes de gestion de documents dans le cloud telles que SOLIXCloud ECS.

2. Améliorer la découvrabilité et la gestion du contenu

Les informations ne sont utiles que si les utilisateurs peuvent les trouver. Mais la découvrabilité chute considérablement lorsque les données sont dispersées dans plusieurs environnements. Après tout, un désordre non géré n'est pas particulièrement propice à la recherche de ce dont on a besoin ; il n'est pas non plus bon pour la sécurité et la gouvernance.

La prolifération du contenu rend également plus difficile pour les employés de l'entreprise d'utiliser les données à des fins productives. Un manque de visibilité dû à la prolifération du contenu dissuadera les employés d'utiliser vos données, ce qui en réduira la valeur. Et les employés qui continuent à utiliser les données à faible visibilité trouveront souvent des versions anciennes et inexactes des informations.

Au lieu de se débattre avec plusieurs référentiels, les entreprises peuvent faire le meilleur choix en optant pour une solution cloud élégante. La gestion des documents dans le cloud améliore la visibilité et l'efficacité de l'organisation, de sorte que les employés peuvent accéder aux données quand et où ils le souhaitent, tout en permettant aux équipes informatiques et de gouvernance de conserver la visibilité et le contrôle.

3. Sécurité et risques associés

Il est beaucoup plus difficile de sécuriser les données lorsqu'elles sont dispersées. Les attaquants peuvent exploiter un réseau de données désorganisé, vous exposant ainsi à des risques de sécurité, notamment la perte de données et les pertes financières.

Les employés utilisent souvent des référentiels non approuvés pour stocker des données sensibles. L’une des principales raisons est la confusion quant à l’endroit où stocker les données, car une entreprise peut avoir plusieurs silos. Sans politiques claires et l’infrastructure nécessaire pour organiser les fichiers, le contenu peut facilement tomber entre de mauvaises mains, y compris les informations financières ou médicales protégées.

La prolifération des contenus nuit à la visibilité, masquant des risques tels que des données non chiffrées ou des contrôles d'accès mal gérés. La consolidation vers un service unique de gestion de documents dans le cloud protège vos données contre les risques de sécurité. Il est ensuite simple d'appliquer des politiques de gouvernance. Les employés savent précisément où stocker les données, et plusieurs couches protègent contre les violations, les ransomwares et autres menaces. Vous aurez une visibilité complète sur les données de l'entreprise.

4. Coûts

La gestion du contenu est plus coûteuse lorsque celui-ci est dispersé. Les entreprises finissent par payer pour plusieurs solutions de stockage, infrastructures de support, processus de sauvegarde et de maintenance, etc. En outre, les défis liés à la découverte entraînent une plus grande dépendance vis-à-vis du service informatique pour l'accès, ce qui entraîne un gaspillage de temps et de ressources informatiques coûteux. Et, bien sûr, toute perte de données ou défaillance de sécurité a un coût considérable. Pouvez-vous vous permettre le coût d'une telle prolifération ?

Comme pour les points mentionnés ci-dessus, la gestion des documents dans le cloud offre une solution simple. L'unification des données dans un référentiel économique réduit les coûts directs, et les outils rapides et conviviaux permettent d'économiser encore plus d'argent grâce à l'amélioration des performances des employés. N'est-il pas temps de passer à une solution de gestion des documents dans le cloud moderne, dépourvue de toute exigence de licence, de maintenance ou d'infrastructure initiale ? Si votre réponse est « Oui », il est temps pour vous d'explorer SOLIXCloud

Gestion de documents dans le Cloud avec Solix

SOLIXCloud Services de contenu d'entreprise (ECS) s'attaque à la prolifération du contenu en unifiant les données dans le cloud. ECS vous aide à conserver, partager et exploiter le contenu quelle que soit l'application qui a créé les données. Avec une interface Web facile à utiliser et une puissante fonctionnalité de recherche, ECS vous offre les outils dont vous avez besoin pour la gouvernance et la gestion de contenu.

Il comprend toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour consolider vos données, sécuriser vos données et permettre aux employés d'en tirer une valeur maximale. Il propose également des fonctionnalités de gouvernance avancées telles que RBAC, les politiques de conservation et de conservation légale, les classifications, etc.

Transférez vos données dans le cloud et vous serez sur la bonne voie pour votre transformation numérique. SOLIXCloud ECS est l'approche intelligente pour améliorer la gestion des données.

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