Le moment est venu : conquérir la montagne de données non structurées de votre entreprise

Alors que les organisations ont investi massivement dans la gestion des bases de données structurées et des systèmes transactionnels, un problème largement méconnu est apparu : la croissance exponentielle des fichiers non structurés, stockés, jamais véritablement gérés et encore moins utilisés. Il est temps d'agir.

La réalité stupéfiante de la croissance des données non structurées

Les chiffres sont révélateurs d'une réalité que tout dirigeant d'entreprise devrait comprendre. Les données non structurées connaissent une croissance fulgurante de 55 à 65 % par an, avec un taux de croissance annuel composé de 61 %. Plus frappant encore, 80 % des données mondiales seront non structurées en 2025, ce qui représente un bouleversement radical dans la façon dont les entreprises doivent aborder la gestion des données.

Pour mettre cette croissance en perspective, les données connaîtront une croissance de 181.93 % entre 2020 et 2025, et, en termes de volume, 80 % des données sont non structurées. Ce problème n'est pas seulement d'avenir : il se pose déjà, et les entreprises qui ne réagissent pas se retrouveront noyées dans un océan d'actifs numériques ingérables.

Les coûts cachés des fichiers non gérés

Chaque jour, votre organisation crée des milliers de documents, présentations, images, vidéos, journaux et autres fichiers non structurés. Ces ressources numériques s'accumulent sur les partages de fichiers, les systèmes de messagerie, les plateformes de collaboration et les disques des services, créant ce que de nombreux responsables informatiques appellent en privé des « cimetières de données » : des dépôts où les informations finissent par être oubliées.
Le véritable coût de cette croissance non gérée va bien au-delà des dépenses de stockage :

• Le risque de conformité: Les exigences réglementaires telles que le RGPD, la loi HIPAA et la loi Sarbanes-Oxley ne font pas de distinction entre les données structurées et non structurées. Chaque e-mail, document et fichier comporte des obligations de conformité potentielles que les processus manuels ne peuvent tout simplement pas respecter.
• Inefficacité opérationnelle : Les travailleurs du savoir passent jusqu'à 30 % de leur temps à rechercher des informations dispersées dans des référentiels non structurés. Cela représente des millions de dollars de perte de productivité chaque année pour les moyennes et grandes entreprises.
• Exposition à la sécurité : Les fichiers non gérés créent des angles morts dans votre stratégie de sécurité. Sans une classification et une gestion du cycle de vie appropriées, les données sensibles peuvent rester accessibles longtemps après leur archivage ou leur destruction.
• Explosion des coûts de stockage : Les systèmes de stockage primaire n'ont pas été conçus pour stocker des décennies de fichiers accumulés. Le coût par téraoctet du stockage haute performance continue de peser sur les budgets informatiques à mesure que les volumes de données se multiplient.

L'impératif de la gestion du cycle de vie de l'information

La solution réside dans la mise en œuvre d'une stratégie complète de gestion du cycle de vie de l'information (GLI) qui traite les données non structurées avec la même rigueur que celle appliquée aux bases de données critiques. La GLI est une approche basée sur des politiques et des bonnes pratiques pour superviser le flux de données d'un système d'information tout au long de son cycle de vie, de sa création à sa suppression.

Une ILM efficace fournit un cadre de gestion des données sur cinq phases distinctes :

• Création et classification : Chaque fichier doit être automatiquement classé en fonction de son contenu, de son contexte et de sa valeur métier dès sa création. Cela permet une application automatisée des politiques et garantit un traitement cohérent tout au long du cycle de vie des données.
• Gestion active: En phase active, les données nécessitent un accès performant et une protection de sauvegarde robuste. Des politiques claires doivent définir les périodes de conservation, les contrôles d'accès et la surveillance de l'utilisation afin de garantir la sécurité et la conformité.
• Transition des archives : À mesure que les données vieillissent et que leur fréquence d'accès diminue, il est essentiel de privilégier un stockage d'archives rentable. L'essentiel est de maintenir l'accessibilité tout en réduisant considérablement les coûts de stockage et les frais de gestion.
• Rétention à long terme : Établissez des politiques de conservation des données précisant quelles données doivent être archivées et pendant combien de temps. Les systèmes d'archivage doivent offrir un accès fiable et consultable aux données historiques, tout en respectant les exigences réglementaires en matière d'immuabilité et de pistes d'audit.
• Élimination sécurisée : Une fois que les données ont atteint la fin de leur période de conservation et ne sont plus nécessaires, elles doivent être détruites de manière sécurisée afin d'empêcher tout accès non autorisé. Les processus de destruction automatisés garantissent la conformité tout en réduisant la charge de travail de surveillance manuelle.

Meilleures pratiques pour l'archivage des fichiers d'entreprise

Mettre en œuvre un archivage de fichiers efficace ne se limite pas au simple transfert des anciens fichiers vers un stockage moins coûteux. Les organisations leaders suivent ces pratiques éprouvées :
Automatisation pilotée par les politiques : l'automatisation de certains aspects du processus d'archivage des données peut améliorer l'efficacité et la précision. Établissez des politiques claires qui déclenchent automatiquement l'archivage en fonction de l'âge des fichiers, des modèles d'accès et des règles métier, plutôt que de recourir à une intervention manuelle.

• Stratégie de stockage à plusieurs niveaux : Toutes les données archivées n'ont pas les mêmes exigences d'accès. Mettez en œuvre un stockage hiérarchisé qui concilie optimisation des coûts et rapidité de récupération, garantissant ainsi la disponibilité des archives fréquemment consultées, tandis que les données rarement consultées sont transférées vers les niveaux de stockage les plus rentables.
• Indexation complète : Les systèmes d'archivage doivent offrir des capacités de recherche et de découverte robustes. Les utilisateurs doivent pouvoir localiser le contenu archivé aussi facilement que les fichiers actifs, évitant ainsi la création de doublons et favorisant des processus d'eDiscovery efficaces.
• Intégration avec les systèmes existants : Les solutions d'archivage performantes s'intègrent parfaitement aux partages de fichiers, systèmes de messagerie et plateformes de collaboration existants. Les utilisateurs ne devraient pas avoir à modifier leurs flux de travail pour bénéficier de la gestion du cycle de vie.
• Architecture évolutive : Concevez une infrastructure d'archivage capable de gérer une croissance exponentielle. Les solutions d'archivage actuelles doivent non seulement prendre en charge les volumes de données actuels, mais aussi l'expansion inévitable induite par les initiatives de transformation numérique.

Élaborer des arguments commerciaux en faveur de l'action

La justification financière de la mise en œuvre d'un archivage complet des fichiers va au-delà de la simple réduction des coûts de stockage. Les organisations constatent généralement :

• Réduction de 60 à 80 % des coûts de stockage primaire grâce à l'archivage automatisé
• Amélioration des performances de sauvegarde et de récupération à mesure que les volumes de données actives diminuent
• Posture de conformité améliorée avec conservation et élimination automatisées
• Réduction des coûts juridiques lors de la découverte électronique grâce à des archives centralisées et consultables
• Productivité accrue puisque les utilisateurs peuvent localiser efficacement les informations historiques
• Plus important encore, retarder l'action ne fait qu'aggraver le problème. Le marché mondial des solutions de données non structurées devrait atteindre 109.1 milliards de dollars d'ici 2033, avec un TCAC d'environ 15.5 %, ce qui reflète l'urgence pour les organisations de relever ce défi.

La voie à suivre

Le défi des données non structurées ne se résoudra pas tout seul. Chaque jour de retard entraîne une accumulation accrue de données, des coûts de stockage plus élevés, un risque accru de conformité et une complexité accrue au moment d'agir. Les organisations qui prospéreront dans l'économie axée sur les données sont celles qui mettront en œuvre dès maintenant une gestion complète du cycle de vie, tant qu'elles peuvent encore prendre de l'avance.

Votre entreprise a déjà investi massivement dans la gestion des données structurées. La prochaine étape consiste à appliquer le même niveau de rigueur et d'automatisation aux vastes volumes de fichiers non structurés qui constituent le savoir institutionnel de votre organisation. La technologie existe, l'analyse de rentabilité est claire et le coût de l'inaction ne cesse de croître.

La question n’est pas de savoir si votre organisation a besoin d’un archivage complet des fichiers et d’une gestion du cycle de vie des informations, mais plutôt de savoir à quelle vitesse vous pouvez mettre en œuvre une solution qui s’adapte à la croissance de vos données et prend en charge vos objectifs commerciaux.

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