Politiques de conservation des données de courrier électronique : pourquoi votre entreprise doit prendre cette question au sérieux
Écoutez le blog sur les politiques de conservation des données de courrier électronique
Parlons d'un sujet qui pourrait vous faire perdre la tête au premier abord : les politiques de conservation des e-mails. Je sais, je sais, cela semble aussi excitant que de regarder la peinture sécher. Mais voilà le problème : si votre entreprise ne gère pas correctement la conservation des e-mails, vous êtes peut-être assise sur une bombe à retardement.
Imaginez la situation : vous êtes confronté à un procès et vous devez retrouver des e-mails spécifiques datant d'il y a trois ans. Pouvez-vous le faire ? Pour la plupart des entreprises, la réponse est « peut-être » – et ce n'est malheureusement pas suffisant. Certains employés conservent tous les e-mails dans leur boîte de réception. Certains créent un système de dossiers complexe. Certains « suppriment » à peu près tout. Êtes-vous toujours sûr de pouvoir retrouver les e-mails nécessaires aujourd'hui ?
La réalité est la suivante : même avec les applications de messagerie texte et de chat, le volume des e-mails ne ralentit pas. Le travailleur moyen d'une entreprise envoie et reçoit plus de 100 e-mails par jour. Cela représente beaucoup de paperasse numérique et, contrairement à l'époque où il suffisait de ranger les papiers dans un classeur, les e-mails nécessitent une approche plus sophistiquée.
Considérez la conservation des e-mails comme une sorte de gestion administrative numérique. Vous ne conserveriez pas indéfiniment chaque feuille de papier qui passe sur votre bureau, n'est-ce pas ? Mais vous ne jetteriez pas non plus vos documents fiscaux ou vos contrats importants. Le même principe s'applique aux e-mails.
Entre Sarbanes-Oxley, HIPAA et GDPR, il existe un labyrinthe de réglementations qui dictent ce que vous devez conserver et pendant combien de temps. N'oubliez pas que les données de courrier électronique peuvent être un atout, mais aussi un handicap. Des politiques efficaces permettent de gérer cela.
Une meilleure gestion de la conservation des e-mails ne se limite pas à éviter les amendes. Il s'agit également de mieux gérer votre entreprise. Avez-vous déjà eu besoin de faire référence à une ancienne discussion sur un projet ? Ou de vérifier ce qui avait été promis à un client il y a deux ans ? C'est là qu'une conservation appropriée des e-mails – et une facilité de recherche – peuvent réellement apporter des avantages commerciaux.
La partie technique est en fait assez intéressante de nos jours. Les systèmes d'archivage modernes peuvent trier automatiquement les e-mails en fonction de leur sujet, de leur expéditeur et de leur destinataire. C'est comme si vous aviez un bibliothécaire numérique ultra-efficace à votre service. Ces systèmes peuvent appliquer les bonnes politiques aux bons e-mails pour les conserver, puis les faire expirer et les purger lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Archivage des e-mails SOLIXCloud | Archivez vos e-mails en toute sécurité
Il y a aussi toute la problématique du travail à distance. Les gens travaillent de partout et utilisent leur téléphone pour envoyer des e-mails. Les anciennes limites ne fonctionnent plus. Vos politiques de rétention doivent tenir compte de cette nouvelle réalité. Votre politique couvre-t-elle ce qui se passe lorsque quelqu'un utilise son compte Gmail personnel pour le travail ? Elle devrait.
Soyons réalistes en ce qui concerne le stockage. Certes, le stockage numérique est bon marché, mais cela ne signifie pas que vous devez tout conserver pour toujours. C'est comme avoir un immense garage : ce n'est pas parce que vous pouvez tout stocker que vous devez le faire. Plus vous conservez de données, plus il est difficile de trouver ce dont vous avez réellement besoin.
J'ai appris une chose : il faut convaincre les employés. Le meilleur système au monde ne servira à rien si vos employés ne comprennent pas pourquoi il est important. Et non, envoyer un PDF ennuyeux de politiques ne suffit pas. Vous devez leur faire comprendre ce qui peut mal se passer et partager des histoires sur ce qui peut mal se passer et sur la façon dont une bonne gestion des e-mails facilite la vie de chacun.
Ce qui nous attend est plutôt passionnant. L’IA commence à rendre la conservation des e-mails plus intelligente. Au lieu de règles rigides telles que « conserver tout pendant sept ans », nous évoluons vers des systèmes capables de prendre des décisions plus nuancées. Ils peuvent repérer des modèles et des relations que les humains pourraient manquer.
En résumé : la conservation des e-mails n'est pas seulement un problème informatique ou juridique, c'est un problème commercial. Et comme la plupart des problèmes commerciaux, il n'est pas prêt de disparaître. Les entreprises qui gèrent bien ce problème sont celles qui le considèrent comme bien plus qu'une simple case à cocher en matière de conformité.
La bonne nouvelle ? Vous n’avez pas à vous débrouiller seul. Commencez par les bases : sachez quelles réglementations s’appliquent à votre secteur d’activité, définissez des politiques claires que tout le monde peut comprendre et investissez dans des outils qui facilitent le respect de ces politiques. Le reste suivra. Archivage des e-mails SOLIXCloud | Archivez vos e-mails en toute sécurité
N'oubliez pas que l'objectif n'est pas la perfection, mais le progrès. Améliorez votre politique de conservation des e-mails dès aujourd'hui et continuez à l'améliorer demain. Votre futur moi (et votre équipe juridique) vous remerciera.
