Loi mondiale sur la conservation des e-mails : principales exigences

Le courrier électronique reste indispensable depuis des décennies. Mais cette grande commodité s'accompagne de grandes responsabilités, notamment en matière d'obligations de conservation. Pour les plateformes de messagerie d'entreprise, naviguer dans le réseau complexe des lois mondiales sur la conservation n'est pas seulement une bonne pratique, c'est aussi une obligation de conformité.

États-Unis

Les États-Unis présentent une mosaïque de réglementations fédérales et sectorielles :

• La règle 17a-4 de la Securities and Exchange Commission (SEC) impose aux courtiers de conserver les e-mails pendant au moins six ans, les deux premières années dans un endroit facilement accessible. La réglementation exige également que ces enregistrements soient stockés dans un format non réinscriptible et non effaçable (WORM).
• Les règles de la FINRA s'alignent sur les exigences de la SEC, exigeant que les entreprises membres conservent toutes les communications électroniques liées à l'entreprise pendant trois ans, les deux premières années dans un endroit facilement accessible.
• HIPAA exige que les entités concernées conservent les dossiers médicaux électroniques et les courriers électroniques associés pendant six ans à compter de leur création ou de la date de leur dernière entrée en vigueur. Certains États imposent des périodes de conservation encore plus longues pour les dossiers médicaux.
• La loi Sarbanes-Oxley exige que les sociétés publiques conservent les courriers électroniques et les communications liés à l'audit pendant sept ans après la fin de l'audit.

Union européenne (cadre RGPD)

L’approche de l’UE se concentre davantage sur la minimisation des données que sur des périodes de conservation spécifiques :

• Les e-mails contenant des données personnelles ne doivent être conservés que « aussi longtemps que nécessaire » aux fins pour lesquelles ils ont été collectés
• Les organisations doivent établir et documenter des périodes de conservation claires dans leurs politiques de conservation des données.
• Les courriels des employés liés aux documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans
• Les e-mails liés aux RH nécessitent généralement une conservation entre 3 et 10 ans, selon le contenu spécifique

Royaume-Uni

Après le Brexit, le Royaume-Uni conserve des exigences similaires mais distinctes :

• La loi sur les sociétés de 2006 exige que les dossiers commerciaux, y compris les courriers électroniques pertinents, soient conservés pendant six ans
• Les entreprises de services financiers doivent conserver les communications électroniques pendant au moins cinq ans (sept ans pour les communications liées aux retraites)
• Le HMRC exige que les dossiers liés à la TVA, y compris les e-mails, soient conservés pendant six ans

Australie

Le cadre réglementaire australien comprend :

• La loi sur les transactions électroniques exige que les dossiers commerciaux soient conservés pendant sept ans
• Les prestataires de services financiers doivent conserver les enregistrements de courrier électronique pendant sept ans conformément aux exigences de l'ASIC
• Les communications à caractère fiscal doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date du dernier enregistrement
• Les dossiers des employés doivent être conservés pendant sept ans après la cessation de l'emploi.

Canada

LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) régit la conservation :

• Registres commerciaux généraux, y compris les courriels : au moins six ans
• Communications à caractère fiscal : six ans à compter de la fin du dernier exercice fiscal auquel elles se rapportent
• Dossiers d’emploi : trois ans après la fin de l’emploi
• Communications relatives aux valeurs mobilières : sept ans

Japon

La loi sur la protection des renseignements personnels (APPLICATION) établit ces normes :

• Dossiers relatifs à l'impôt sur les sociétés : sept ans
• Dossiers liés au travail : cinq ans
• Livres et documents commerciaux : dix ans

Bonnes pratiques pour les plateformes de messagerie d'entreprise

Mise en œuvre technique

• Mettre en œuvre des politiques de conservation automatisées basées sur la classification du contenu
• Utilisez des outils basés sur l'IA pour identifier et catégoriser le contenu réglementé
• Déployer des solutions de stockage immuables pour la conformité réglementaire
• Activer les capacités de conservation légale pour les besoins de litige

Développement de politiques:

• Créez des calendriers de conservation clairs par catégorie d'e-mail
• Justification des documents pour les périodes de conservation
• Établir des procédures pour des examens réguliers des politiques
• Mettre en œuvre des programmes de formation des employés

Atténuation des risques

• Audits de conformité réguliers
• Vérification des systèmes de rétention par des tiers
• Documentation de toutes les décisions de conservation
• Tests réguliers des procédures de récupération

Le coût de la non-conformité

Les récentes mesures d’application de la loi mettent en évidence les graves conséquences d’une conservation inappropriée des e-mails :

• Morgan Stanley condamné à une amende de 200 millions de dollars en 2022 pour l'utilisation de WhatsApp et de courriers électroniques personnels
• JPMorgan a été payé 200 millions de dollars pour non-conservation des communications commerciales
• La Deutsche Bank risque une amende de 200 millions de dollars pour des plateformes de messagerie non autorisées

Et maintenant, direction Spa

La tendance est claire : les régulateurs du monde entier renforcent leur contrôle sur la conservation des communications électroniques. Les plateformes de messagerie d'entreprise doivent évoluer pour répondre à ces défis :

• Automatisation améliorée pour la gestion de la rétention
• Capacités de classification avancées
• Intégration améliorée avec d’autres canaux de communication
• De meilleurs outils pour démontrer la conformité

Conclusion

Pour les plateformes de messagerie d'entreprise, la conformité aux exigences de conservation n'est pas facultative. La clé est de créer des systèmes flexibles capables de s'adapter à l'évolution des réglementations tout en maintenant des opérations efficaces. Les organisations doivent investir dans des solutions de conservation robustes, sinon elles risquent des pénalités importantes et une atteinte à leur réputation. Solix répond à vos questions : Archivage des e-mails SOLIXCloud | Archivez vos e-mails en toute sécurité

Alors que les régulateurs manifestent un intérêt croissant pour la conservation des communications électroniques, anticiper les exigences n'est pas seulement une bonne chose pour les affaires : c'est essentiel pour la survie dans le paysage des entreprises modernes.

Clause de non-responsabilité

Ces informations sont fournies « telles quelles ». Elles ne sont pas destinées à offrir des conseils juridiques. Veuillez collaborer avec vos équipes juridiques pour comprendre et appliquer l'ensemble des politiques et procédures nécessaires à la conformité en fonction des zones géographiques dans lesquelles vous opérez.