Comment sont archivés les fichiers d’entreprise volumineux ?

Les grandes entreprises accumulent des quantités massives de données via la collecte directe à partir de sites Web, d'applications, d'enquêtes et de systèmes de point de vente, ainsi que via la collecte indirecte à partir d'appareils IoT, de sources publiques, de fournisseurs tiers, de partenariats et de fusions et acquisitions. Ces ensembles de données peuvent être classés en données structurées, non structurées et semi-structurées, toutes destinées à être traitées différemment.

Cela conduit souvent à des données redondantes, à des problèmes d’intégration et à des problèmes de gouvernance. Les politiques de conservation des données, les exigences réglementaires et la pression concurrentielle contribuent également à l’accumulation des données. L’archivage efficace de ces fichiers est absolument essentiel pour maintenir l’accessibilité des données, la conformité, l’atténuation des risques et l’optimisation des coûts de stockage et d’allocation des ressources informatiques.

Mais comment ces grandes entreprises archivent-elles ces fichiers ?

Systèmes hérités déclassés – retraite

Les activités de fusions et acquisitions, les politiques de gouvernance, les réglementations et les exigences de conservation légale ont conduit à des applications redondantes et à une dépendance aux systèmes hérités. Ces applications ont souvent des coûts totaux de possession (TCO) très élevés et des limitations opérationnelles. Les grandes organisations relèvent ce défi en retirant ou en mettant hors service les anciennes applications et en déplaçant les ensembles de données existants vers un stockage d'archives à froid.

Pour archiver les systèmes et applications mis hors service, les équipes de données suivent généralement les étapes suivantes :

• Extraire les données des systèmes existants avant la mise hors service
• Convertir les données dans des formats adaptés au stockage à froid dans les systèmes d'archivage
• Enrichissez les données avec des métadonnées et un balisage approprié pour améliorer l'accessibilité
• Créer des politiques de conservation et de purge basées sur les réglementations applicables
• Stocker les données extraites dans des solutions d'archivage à long terme

Fichiers et documents non structurés

Les documents, présentations, feuilles de calcul, images et autres fichiers multimédias constituent près de 80 % des données de l’entreprise.

Selon les rapports, les volumes de données non structurées devraient dépasser les 150 zettaoctets d'ici 2025. Il est essentiel de veiller à ce que ces fichiers soient gérés efficacement, car bon nombre d'entre eux ne sont consultés qu'une seule fois. Les fichiers qui ne sont pas essentiels aux opérations ou dont la conservation est obligatoire en vertu de la réglementation peuvent être purgés. En revanche, les autres fichiers peuvent être déplacés vers des niveaux de stockage moins coûteux pour libérer des systèmes de stockage actifs pour les flux de données d'exploitation.

Stratégies d'archivage pour les données non structurées :

• Utiliser des outils de classification des données pour organiser les fichiers par importance et exigences réglementaires.
• Application de balises de métadonnées pour une meilleure accessibilité via la recherche
• Établir des contrôles de propriété et d'accès, attribuer la propriété aux équipes et aux services désignés
• Créer et appliquer des politiques de conservation et de purge sur les données d'archives
• Déplacez les fichiers vers des niveaux de stockage à froid sur des serveurs cloud ou sur site.

Courriels et communications

Les entreprises reçoivent chaque jour un grand nombre de courriers électroniques. En raison des exigences de conformité, les entreprises peuvent être obligées de stocker et de conserver des enregistrements des échanges de courriers électroniques des principales parties prenantes telles que les clients, les fournisseurs, les employés internes et autres. Les entreprises doivent investir dans un outil d'archivage des e-mails pour gérer efficacement ces e-mails.

Stratégies d'archivage pour les e-mails, les chats et autres communications :

• Évaluer soigneusement les boîtes de réception et la criticité des parties prenantes en termes d'accès aux e-mails et aux communications
• Indexer les e-mails en fonction de leur sensibilité, de leurs besoins et des exigences de conformité
• Donnez une valeur commerciale aux conversations et aux e-mails et mettez en œuvre des politiques de conservation et de purge
• Mettre en œuvre des politiques pour préserver et conserver les éléments de communication essentiels afin de se conformer aux demandes de découverte électronique et de litige
• Choisissez l'outil d'archivage des e-mails le plus approprié en fonction de vos besoins et implémentez l'archivage

Bases de données et ensembles de données structurés

Comme indiqué ci-dessus, l'archivage des bases de données inactives et des ensembles de données structurés est simple par rapport aux autres ensembles de données. Cependant, l'optimisation de la gouvernance des données, des contrôles d'accès, de la récupération et de l'accessibilité tout en réduisant les coûts reste un point essentiel de délibération pour les équipes de données de toutes les grandes entreprises.

Stratégies d'archivage pour les bases de données inactives et les ensembles de données structurés :

• Déterminer les différentes bases de données à archiver et les classer en fonction de leur sensibilité, de leurs besoins et des exigences de conformité
• Établir des périodes de conservation claires en fonction des exigences légales et commerciales
• Choisissez des solutions de stockage appropriées (cloud, sur site) en fonction du volume, de l'accès et des coûts.
• Établir des politiques de gouvernance, de rétention et de purge
• Déplacer les données vers le niveau d'archivage et évaluer régulièrement les politiques d'archivage pour garantir l'efficacité et la conformité aux normes

L’archivage des données inactives est une approche à multiples facettes, en particulier dans les grandes organisations, où les données sont stockées à différents endroits, soumises à différentes réglementations et détenues et gérées par différentes parties prenantes. Bien que les processus et les stratégies appliqués à l’archivage des données au sein des entreprises et des équipes de données varient individuellement, la plupart des organisations suivent les étapes mentionnées ci-dessus ainsi que quelques ajustements pour répondre à leurs besoins commerciaux fondamentaux. Bien que l’archivage profite aux grandes organisations de plusieurs manières, il est essentiel de choisir le bon fournisseur pour les aider à archiver les données.

Chez Solix, avec des décennies d'expérience dans la gestion des données d'entreprise, nous sommes un leader dans le domaine de l'archivage. Archivage d'entreprise Solix La suite permet aux entreprises de mettre hors service leurs applications héritées tout en archivant les fichiers, les e-mails et les bases de données inactives sans compromettre la sécurité ou l'intégrité des données. Grâce aux fonctionnalités de gouvernance intégrées, assurez-vous que les opérations de données de votre entreprise sont sûres, sécurisées et conformes.

Pour en savoir plus sur la façon dont Solix peut résoudre vos besoins d'archivage, visitez notre page Web

À propos de l’auteur

Bonjour ! Je m'appelle Haricharaun Jayakumar et je suis cadre supérieur en marketing produit chez Solix Technologies. Je me concentre principalement sur les données et l'analyse, les architectures de gestion des données, l'intelligence artificielle d'entreprise et l'archivage. J'ai obtenu mon MBA à l'ICFAI Business School d'Hyderabad. Je dirige des études de marché, des projets de génération de leads et des initiatives de marketing produit pour Solix Enterprise Data Lake et Enterprise AI. En dehors de tout ce qui concerne les données et les affaires, j'aime parfois écouter et jouer de la musique. Merci !