Les nouveaux services cloud sont essentiels pour prendre le contrôle du contenu

Mon voisin d'à côté possède un garage pour deux voitures et un grand cabanon dans l'arrière-cour. Depuis plus de vingt ans que nous vivons à côté, ils n'ont jamais garé une seule voiture dans leur garage. Le garage déborde de toutes sortes d'équipements de jardinage, de pneus d'hiver, d'équipements d'exercice hors d'usage et de quelques meubles. Le cabanon est également rempli. Ils possèdent une souffleuse à neige, je leur prête souvent la nôtre car ils ne peuvent pas accéder à la leur. Malheureusement, de nombreuses organisations gèrent la gestion des dossiers de la même manière.

La plupart des partages de fichiers d'entreprise débordent de fichiers abandonnés depuis longtemps. La plupart estiment que la quantité de fichiers ROT (redondants, obsolètes et triviaux) représente au moins 80 % du total géré. Un bon nombre d'entre eux sont devenus obsolètes quelques jours après leur création, plus de 95 % dans les 90 jours. Trouver des fichiers spécifiques ou des fichiers contenant certaines informations devient complexe, car ils ont tendance à être dispersés dans différents îlots de stockage. Certains se trouvent sur des appareils personnels, d'autres existent dans des partages de fichiers sur site, tandis que d'autres encore se trouvent dans Google Drive, Dropbox ou des OneDrive personnels.

Le manque de contrôle a entraîné une énorme perte de coûts. Gartner a estimé que le coût moyen de gestion d’un To de stockage primaire était de 1 3,351 $ par an. Ce chiffre ne tient pas compte du coût des sauvegardes, de la réplication des données ou d’autres technologies. La grande majorité (79 %) des responsables et professionnels interrogés par EMC ont cité la gestion du stockage comme un problème majeur. Pourtant, l’archivage des fichiers (en fait la gestion du cycle de vie de la plupart des informations) ne bénéficie que de peu d’attention au sein de l’informatique d’entreprise et, naturellement, pas de l’attention des utilisateurs professionnels. Après tout, ils supposent que l’informatique « s’en charge ».

Au-delà du stockage, des problèmes de conformité entrent en jeu. En effet, les changements réglementaires et le contrôle réglementaire accru sont systématiquement classés comme le risque commercial numéro un par les cadres dirigeants. Cela ne veut pas dire que tous les problèmes réglementaires sont liés à l'informatique et aux données, mais ils constituent certainement les plus faciles à résoudre. La conservation des fichiers, la conservation légale et la recherche avancée sont toutes possibles. Après tout, l'organisation pourrait être tenue responsable non seulement des fichiers que vous n'avez pas conservés, mais également de ceux que vous avez conservés plus longtemps que la durée légale requise.

La bonne nouvelle est que les fichiers sont relativement simples à organiser et à gérer car ils sont autonomes et comportent leurs propres métadonnées, comme la date de création, la dernière modification et l'heure du dernier accès. Toutes ces données peuvent être évaluées pour une gestion automatique. Pour cette raison, l'archivage de fichiers, bien que peu attrayant, offre l'un des retours sur investissement les plus rapides.

L’élément fondamental de toute stratégie d’archivage de fichiers est le référentiel lui-même. Peut-il tenir la promesse de coûts réduits ? Peut-il fournir des fonctionnalités supplémentaires qui facilitent la conformité, la sécurité, le partage de fichiers et la recherche avancée ? Il est certain que les utilisateurs et les organisations acceptent et font de plus en plus confiance aux magasins d’objets basés sur le cloud. Le stockage dans le cloud, en soi, ne suffit pas. Pour mettre en œuvre une stratégie d’archivage de fichiers réussie, la clé sera de rendre le processus aussi silencieux que possible. En effet, si les utilisateurs finaux n’étaient même pas au courant de la stratégie, vous pouvez qualifier le processus de réussite.

Un référentiel d'archives basé sur le cloud remplit au moins une case : l'échelle du cloud. Mais comment cela répond-il à d'autres exigences telles que la conservation et la conformité aux exigences légales, l'eDiscovery et la recherche avancée, le partage de fichiers ou l'intégration d'applications ? La réponse est, bien sûr, peu de choses. Il faut envisager un service d'archivage relativement nouveau. Ces services offrent une expérience de référentiel entièrement gérée que toute organisation souhaitera comme élément de base de sa stratégie d'archivage de fichiers. Ces nouveaux services devraient offrir les avantages suivants :

• Administration centralisée
• Gouvernance (c.-à-d. politiques de conservation et de conservation légale)
• Sécurité sous forme d'accès basé sur les rôles et de cryptage de bout en bout
• Protection et disponibilité des données intégrées
• Organisation et gestion faciles et en libre-service des dossiers/fichiers
• Accédez aux fichiers de n'importe où
• Recherche avancée dans les métadonnées et le contenu des fichiers
• Catégorisation de fichiers, étiquetage, commentaires, partage
• Accès API pour prendre en charge l'intégration avec des applications ou des outils de collaboration existants
• Ingestion en masse et prise en charge de tout type de fichier

Il n’y a jamais eu de meilleur moment pour que l’organisation informatique obtienne facilement gain de cause en mettant en œuvre une stratégie d’archivage de fichiers. Bien qu’il y ait un travail en amont, le choix d’un référentiel est l’élément fondamental de la stratégie. Les référentiels d’archivage en tant que service basés sur le cloud peuvent réduire considérablement les coûts et accélérer le délai de mise en œuvre d’une stratégie avec l’un des retours sur investissement les plus rapides que l’informatique puisse entreprendre.

About the Author:

Charlie Garry a plus de 30 ans d'expérience. Il est ancien vice-président et directeur de service de la recherche sur les infrastructures chez META Group. Directeur, chef de produit pour la base de données Oracle. Membre fondateur de Divine Interventures et vice-président de l'infrastructure chez Platinum Technology. Il est actuellement directeur principal de Solix Technologies, une société de logiciels et de services basée dans la Silicon Valley.