Comment transformer votre entreprise en une organisation sans papier

Cette année, envisagez d'adopter l'une des plus grandes avancées en matière de gestion de bureau : une organisation propre et sans papier, respectueuse des arbres. Pourquoi ? Ce changement vous permet de réaliser des économies à plusieurs niveaux, notamment sur les coûts de papier et d'impression, il simplifie la recherche de documents et vous aide à respecter les exigences de conformité telles que le RGPD.

Bien que la transition numérique puisse nécessiter un investissement initial de quelques milliers de dollars, le stockage numérique est bien moins coûteux que l'impression et l'organisation de documents physiques. Prenons l'exemple de l'achat de papier pour 10 000 employés. S'approvisionner en papier bon marché sur Amazon.com vous coûtera facilement au moins 800 000 $ par an. Or, selon Print Greener, l'impression vous coûtera entre 0,06 $ et 0,13 $ par page. Au total, vous devrez donc prévoir un investissement annuel minimum de 6 800 000 $ pour vos archives papier. Le prix du stockage numérique de la même quantité de données sur Hadoop ? Moins de 30 $ par mois, d'après la dernière grille tarifaire d'Amazon Web Services.

Les économies cachées des organisations sans papier

La dématérialisation permet également à votre entreprise de rester compétitive en facilitant la recherche des documents dont vous avez besoin. La mise en œuvre d’un modèle d’organisation dématérialisé signifie que la recherche de texte est désormais disponible pour récupérer des documents papier numériques en quelques secondes. Selon PricewaterhouseCoopers, 120 $ sont dépensés en frais de main-d’œuvre pour rechercher un seul document mal classé. Avec Hadoop, les employés peuvent facilement trouver des factures, des feuilles de calcul, des présentations et bien plus encore tout en étant déjà devant leur ordinateur.

Ceci est particulièrement important pour se conformer à la réglementation et à la loi. Que votre organisation soit privée ou publique, gouvernementale ou à but non lucratif, vous détenez probablement une quantité importante de données confidentielles – et cela est devenu plus crucial que jamais avec des réglementations comme le RGPD . La perte ou l'égarement de ces données pourrait entraîner de lourdes amendes. La dématérialisation permet de suivre qui accède aux informations et où elles sont utilisées.

Un cas d'utilisation des soins de santé dans une organisation sans papier

Prenons l’exemple de Kaiser Permanente. Le prestataire de soins de santé et assureur a reçu la plus haute distinction de la Healthcare Information and Management System Society pour le système sans papier qu’il a mis en place dans 350 de ses cliniques ambulatoires. La certification Ambulatory Stage 7 reconnaît l’intégration électronique qui préserve la confidentialité tout en permettant le partage des informations sur les patients, l’utilisation complète par les clients et le personnel, ainsi que l’entreposage des données et la récupération des archives. Le changement de système a permis au réseau de mieux diagnostiquer les maladies et de collaborer sur les plans de traitement, réduisant ainsi de 88 % le nombre de décès dus à des complications cardiaques selon une étude de cas. Kaiser Permanente estime que le passage au numérique a permis d’éviter 135 décès et 260 interventions d’urgence.

Kaiser Permanente n’est pas la seule entreprise à avoir grandement bénéficié de la dématérialisation. Qu’est-ce qui freine les autres entreprises ? Ma société travaille avec des clients dans des dizaines de secteurs d’activité et j’ai constaté que le plus grand problème avec la dématérialisation n’est pas le concept, mais le coût et la facilité d’exécution. Les gens ne savent pas par où commencer avec ce qui semble être un changement fondamental dans la façon dont l’entreprise fonctionne. Après tout, les secteurs qui ont le plus à gagner de la dématérialisation – la santé, la finance, le gouvernement, l’éducation – sont rarement applaudis pour leur efficacité.

Le processus de transition vers le zéro papier n'est pas forcément intimidant ou excessivement coûteux. La clé d'une transition réussie vers le numérique réside dans la préparation. Si vous avez décidé qu'un modèle sans papier vous convient, voici quelques étapes à suivre pour passer au zéro papier que vous pouvez partager avec votre responsable des installations ou un directeur des achats :

1. Évaluer le désordre

Pour réussir la transition vers une organisation sans papier, le responsable des services généraux ou le directeur des achats doit d'abord évaluer l'ampleur du projet. Il est conseillé de commencer par constituer un petit groupe de travail composé des chefs de service afin d'établir une estimation du volume total de documents. Cette étape, que nous appelons « évaluation des données », est facilitée par les outils et services proposés par Solix.

2. Tracez une chronologie

Comme un étudiant brillant peut vous le dire, la clé pour terminer un projet à temps est d'atteindre des objectifs plus modestes au fur et à mesure. De même, le calendrier pour passer au zéro papier doit comprendre une série d'étapes réalistes.

Pour rendre le processus moins intimidant, je recommande de fixer des objectifs hebdomadaires. Si l'entreprise gère les transferts de fichiers en interne, la définition d'un objectif hebdomadaire permet aux membres de l'équipe d'équilibrer leurs responsabilités sans papier avec le travail quotidien. Si l'entreprise embauche une équipe externe, il est utile de fixer une échéance hebdomadaire. Globalement, étaler le projet sur quelques mois le rend gérable, mais pas suffisamment long pour risquer la fatigue et l'épuisement professionnel.

3. Rangez-le

En dernière étape, le responsable des installations ou le responsable informatique devra déterminer comment l'entreprise stockera les nouveaux fichiers numériques. L'archivage d'entreprise sur Apache Hadoop prend en charge cette tâche à des coûts de stockage et de calcul standard, tout en étant évolutif et, surtout, en fournissant une plateforme permettant d'exploiter l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour monétiser les données grâce à l'analyse du Big Data et obtenir des informations uniques.

La transition vers une organisation sans papier peut demander un peu d’efforts et des coûts initiaux, mais les avantages en termes de coûts, de contrôle et de conformité sont évidents. Alors que de plus en plus d’organisations utilisent des outils et des systèmes basés sur le cloud, passer au tout numérique est une évolution logique pour devenir une organisation axée sur les données à l’ère du big data.