Gestion des documents d'entreprise : comprendre les meilleures pratiques

Les entreprises qui appliquent les meilleures pratiques éprouvées à leurs politiques de gestion des documents bénéficient d’avantages financiers et stratégiques par rapport à leurs concurrents. Des documents complets et bien organisés aident les entreprises à optimiser les processus et la disponibilité des informations, à renforcer les relations avec les clients et à préserver la santé financière. La gestion des documents est également devenue un concept essentiel à la mission des entreprises à mesure que les régimes réglementaires et de conformité deviennent de plus en plus complexes.

À l’inverse, des pratiques de gestion des dossiers incomplètes et inappropriées peuvent avoir un impact négatif important sur une entreprise. L’efficacité peut en souffrir lorsque les employés passent trop de temps à rechercher des fichiers et des documents critiques ; le service client se détériore également lorsque les représentants de première ligne ne peuvent pas accéder aux informations pertinentes. Les chefs d’entreprise ont besoin d’informations complètes pour prendre les bonnes décisions, et les obstacles peuvent conduire à des erreurs stratégiques potentiellement coûteuses. L’indisponibilité des données peut également entraîner une non-conformité et entraîner des pénalités et des amendes coûteuses. Les entreprises qui ne stockent pas correctement leurs dossiers sont également de plus en plus exposées aux violations de données.

Adopter des stratégies simples et éprouvées peut aider les entreprises à améliorer la gestion de leurs documents et à éviter les conséquences négatives. Les entreprises peuvent également tirer parti des outils technologiques émergents pour maximiser la valeur financière et stratégique de documents bien tenus et bien organisés.

Qu’est-ce que la gestion des documents et pourquoi est-elle importante ?

Aussi connu sous le nom Gestion des informations sur les documents (RIM)La gestion des documents couvre la supervision, l’organisation, l’administration, la gestion, le stockage et l’élimination des documents officiels de l’entreprise, aux formats papier et numériques.

Des normes externes s'appliquent à certaines formes de gestion, les dossiers fiscaux en étant un exemple frappant : les entreprises doivent conserver ces dossiers pendant des périodes déterminées. Dans d'autres cas, les entreprises utilisent des politiques internes pour guider et régir la gestion des dossiers et des documents. Parmi les exemples de points de politique, citons les normes et procédures de conservation, les calendriers de maintenance et les protocoles d'accès.

Pour comprendre l’importance de la gestion des documents, les professionnels des opérations commerciales doivent d’abord avoir une bonne connaissance pratique de ce qu’est un « document ». En termes simples, les documents contiennent des informations susceptibles d’être modifiées, tandis que les documents ne peuvent pas être modifiés. Les documents représentent des fichiers finalisés qui servent à des fins officielles concernant une transaction, la fiscalité, la réglementation et la conformité.

Les documents d'entreprise peuvent contenir de nombreux types d'informations. Dans le cadre de la gestion des documents, ils couvrent généralement les transactions financières et les opérations internes qui relèvent de la réglementation applicable ou des normes de conformité. Voici quelques exemples de tels documents :

• Les états financiers ;
• Contrats et accords
• Factures à payer et à recevoir
• Transactions bancaires
• Paiements d'impôts
• Documentation des ressources humaines
• Bulletins de paie des employés

Certains de ces documents doivent être conservés conformément aux directives légales. Par exemple, l'IRS exige que les entreprises conservent leurs déclarations de revenus pendant deux à sept ans, selon la manière dont les retours sont utilisés.

Comment la gestion des documents profite aux entreprises

Les approches efficaces et conformes de la gestion des documents offrent des avantages commerciaux essentiels. Ces avantages s'étendent généralement à trois catégories principales :

• Réduction des coûts et améliorations de l'efficacitéSelon les estimations, seulement 5 à 10 % des enregistrements ont une valeur à long terme. Les stratégies rationalisées de gestion des dossiers et des documents garantissent que les entreprises ne conservent que les informations requises ou pertinentes ; conserver uniquement les dossiers nécessaires réduit les coûts tout en rendant l'accès aux dossiers efficace.
• Conformité. Plusieurs protocoles réglementaires et de conformité s’appliquent aux dossiers d’entreprise. Parmi les exemples qui régissent la conservation des données, on peut citer la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA), la loi sur les transactions de crédit équitables et précises (Fair and Accurate Credit Transactions Act, FACTA), la loi Gramm-Leach-Bliley (Gramm-Leach-Bliley Act, GLBA), et la liste est longue. Toutes ces lois exigent que les dossiers soient conservés pendant une durée déterminée. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des amendes et d’autres sanctions coûteuses, ce qui rend la gestion des dossiers essentielle pour les entreprises soumises à ces normes juridiques.
• Planification de la continuité des activitésL’accès aux dossiers financiers et transactionnels critiques est un pilier de la continuité des activités et de la planification de la reprise après sinistre.

Comprendre le cycle de vie de la gestion des documents

Les documents d'entreprise passent par quatre étapes principales au cours de leur cycle de vie. À chaque étape, des principes spécifiques régissent la manière dont les documents sont gérés et administrés. Examinons de plus près ces quatre étapes :

• Création ou réception. Certains documents sont le résultat de processus internes, tandis que d’autres ont une origine externe. Dans les deux cas, la phase de création/réception commence lorsqu’une entreprise crée ou reçoit un document officiel et inaltérable.
• La phase active. Pendant la phase active, les employés sont plus susceptibles d'avoir besoin d'accéder au dossier. L'organisation a besoin de politiques détaillées pour régir la récupération, l'utilisation, le partage et le stockage des dossiers actifs.
• La phase inactive. Il est peu probable que les dossiers inactifs soient utilisés par l'organisation, mais ils doivent néanmoins être conservés pour des raisons réglementaires ou de conformité. Par conséquent, une archive de dossiers est un endroit idéal pour ce type de dossiers.
• DispositionLorsque la conservation ou la mise à jour d’un dossier particulier n’est plus une exigence pratique ou légale, les organisations peuvent le supprimer ou le supprimer.

Bonnes pratiques en matière de gestion des dossiers et documents d'entreprise

L'application d'une stratégie systématique peut rapidement améliorer les performances et l'efficacité des approches organisationnelles en matière de gestion des documents. À cette fin, les experts recommandent d'utiliser un système en huit étapes pour organiser et gérer la gestion et l'archivage des données. Examinons ce système de bonnes pratiques pièce par pièce.

Créer et former une équipe de gestion des documents

Affectez une personne ou une équipe qualifiée à la gestion des dossiers de l'organisation. Offrez une formation portant sur le plan de gestion des données internes et les meilleures pratiques en matière d'accès, de partage, de stockage et de gestion des dossiers.

Créer un inventaire

Commencez par dresser une liste complète de tous les enregistrements existants. Sélectionnez les enregistrements non pertinents à supprimer et finalisez un inventaire des enregistrements à conserver.

Établir un plan de cycle de vie des enregistrements

Affectez chaque enregistrement de l'inventaire à un calendrier couvrant sa création, sa phase active, sa phase inactive et sa destruction. Notez le moment où chaque document passera d'une phase à l'autre.

Se conformer aux réglementations légales, de conservation et de confidentialité

Les politiques réglementaires de conservation des données externes, les rapports juridiques, les audits, la confidentialité des données et les politiques de sécurité doivent accompagner les stratégies de gestion des dossiers et respecter des normes de sécurité élevées.

Choisissez une solution de gestion et de stockage

Les entreprises utilisent de plus en plus les technologies numériques et le cloud computing comme piliers de leurs systèmes de gestion des dossiers. Numérisez tous les dossiers nécessaires qui n'existent que sous forme papier et stockez-les numériquement dans votre système de gestion des dossiers électroniques. Activez un mécanisme de sauvegarde et de récupération multi-sites et complet.

Formuler une politique de gestion des documents

Établissez des normes claires concernant l’accès, la récupération, le partage et le stockage des documents. Dans le cadre de ce processus, protégez les données sensibles à l’aide d’outils et de stratégies de cybersécurité et de sécurité des informations de haut niveau.

Avoir un plan de sauvegarde

Assurez-vous que la récupération et la restauration des enregistrements critiques sont couvertes dans la planification de la continuité et de la reprise après sinistre de l'organisation.

Évaluez et ajustez votre système au fil du temps

Surveillez les performances du plan de gestion des documents de l'organisation et surveillez les lacunes, les inefficacités et les vulnérabilités en matière de sécurité. Ajustez le programme et le système de gestion selon les besoins pour tenir compte des problèmes associés et les corriger.

Enfin, assurez-vous que les plans organisationnels couvrent tous les dossiers et documents de l'entreprise. Le programme doit couvrir non seulement les dossiers financiers et transactionnels, mais également les documents RH et toutes les données clients ou clients saisies tout au long des opérations commerciales.

Considérez les avantages de la gestion des données d'une plateforme de services de contenu tout-en-un

Les approches intelligentes de gestion des dossiers améliorent l'efficacité opérationnelle, garantissent la conformité et réduisent la responsabilité. Les entreprises en croissance ont besoin d'un plan de gestion des données soigneusement formulé, car elles ont tendance à générer des dossiers et des documents en nombre toujours croissant.

Pour une gestion des documents rentable et cohérente, envisagez les avantages d’une plateforme de services de contenu tout-en-un. SOLIXCloud ECS offre une option économique, conforme et sécurisée pour les entreprises à la recherche d'un système de gestion des dossiers convivial avec accès en libre-service. Pour en savoir plus, contactez SOLIX dès aujourd'hui pour obtenir un démo gratuite et sans engagement or Essai gratuit