Sécuriser, se conformer, conserver : les arguments en faveur de l'archivage des e-mails d'entreprise aujourd'hui

Le courrier électronique est depuis toujours la pierre angulaire de la communication des entreprises. Bien que nous l'utilisions quotidiennement, nous négligeons souvent l'énorme volume d'informations sensibles qu'il véhicule, notamment d'importantes quantités d'informations personnelles identifiables (IPI), de données financières, d'identifiants d'authentification et d'accès aux outils stratégiques, de feuilles de route stratégiques, de discussions au sein du conseil d'administration et même d'informations médicales protégées (PHI) dans les secteurs réglementés. Les référentiels de courrier électronique constituent de vastes sources de données organisationnelles et, comme tout autre référentiel, doivent être gérés afin de protéger toutes les informations sensibles. Face à l'augmentation du volume de courrier électronique, l'application des meilleures pratiques en matière de gestion des données, comme la gestion du cycle de vie de l'information (ILM), devient essentielle. Les entreprises doivent se concentrer sur l'archivage, la protection et la suppression définitive des données historiques de courrier électronique afin de réduire les risques, de maîtriser les coûts de stockage et de maintenir la conformité. La mise en œuvre d'une solution d'archivage de courrier électronique de niveau entreprise facilite le transfert des données obsolètes et inactives vers une archive sécurisée et centralisée. Cela garantit que les informations sont conservées conformément aux politiques réglementaires, exemptes de toute altération indésirable et facilement accessibles pour la découverte électronique ou en cas de procédure judiciaire.

Conformité réglementaire

Dans le monde actuel, de nombreux secteurs d'activité sont soumis à des réglementations et à des normes de conformité strictes. Par exemple :

• Les institutions financières doivent se conformer aux directives de la FINRA et de la SEC
• Les sciences de la vie et les soins de santé sont régis par HIPAA règles et,
• Les sociétés publiques doivent respecter les règles de la loi SOX.

L'une des principales obligations de ces organisations, réparties dans différents secteurs d'activité, est de conserver les e-mails pendant une durée déterminée et de pouvoir les récupérer à tout moment. Une solution d'archivage avancée est indispensable pour capturer et stocker automatiquement les e-mails dans un format inviolable et chiffré, garantissant ainsi une sécurité et une intégrité renforcées.

Sécurité et gouvernance des données

Les e-mails sont sujets aux escroqueries par hameçonnage, aux cyberattaques et aux fuites de données internes. Une solution d'archivage unifiée, sécurisée et basée sur le cloud, conforme à la norme de chiffrement AES 256, garantira le chiffrement, le contrôle d'accès et la protection des e-mails archivés contre les altérations non autorisées. Outre la sécurité des données, ces solutions nouvelle génération permettent aux organisations de contrôler la durée de conservation, l'accessibilité et le retrait des données. Cela minimise le risque de violation de données et garantit le respect des lois sur la confidentialité des données, telles que GDPR, GLBA et une CCPA.

Préparation à la découverte électronique

Lors de litiges et de procédures judiciaires, il peut arriver que les entreprises soient amenées à produire certains documents pertinents rapidement et de manière fiable. Ces tâches peuvent être généralement fastidieuses et chronophages. Par conséquent, une archive centralisée dotée d'une fonction de recherche avancée et intelligente est nécessaire. Celle-ci peut effectuer des recherches eDiscovery mappées plus rapides et efficaces dans toutes les boîtes de réception, à l'aide d'un mot-clé ou de plusieurs filtres, afin d'identifier rapidement les e-mails pertinents. Une telle archive offre également des fonctionnalités supplémentaires en matière d'étiquetage et de conservation légale. Cela permet de gagner du temps, d'optimiser les coûts et de diminuer les risques de non-conformité et de sanctions pendant les procédures.

Accessibilité et convivialité

Avec l'augmentation exponentielle des communications par e-mail, rechercher, organiser et retrouver des e-mails pertinents pour une tâche spécifique (liée à l'e-discovery) est devenu impossible et extrêmement fastidieux. Une solution d'archivage intelligente, capable non seulement de verrouiller les communications, mais aussi d'offrir un accès fluide et de retrouver facilement un e-mail spécifique dans les archives, est indispensable. Cela accélérerait le processus de récupération, améliorerait la productivité et garantirait que les informations précieuses stockées ne soient jamais sous-exploitées.

Optimisation du stockage

Les systèmes de messagerie modernes ont leurs limites : leur capacité de stockage est limitée et ils n'ont jamais été conçus pour conserver des années d'historique de communications. Le stockage d'un nombre sans précédent d'e-mails dans des boîtes aux lettres actives nuit aux performances, augmente les coûts de stockage et crée des cybermenaces potentielles. L'archivage de ces e-mails permet de réduire considérablement la charge des serveurs et d'améliorer considérablement les performances du système, ce qui, par conséquent, réduit considérablement les coûts.

Conclusion

Les entreprises s'orientent vers la modernisation de leur infrastructure informatique, ce qui a accéléré l'adoption d'une solution d'archivage des e-mails unifiée, cloud et intégrée. Cet outil est devenu essentiel et est largement utilisé par les entreprises, principalement dans le cadre de leur stratégie de gestion de la continuité d'activité (GCA). Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, investir dans une solution d'archivage des e-mails sera rentable pour atténuer les cyber-risques, éviter les non-conformités liées aux procédures judiciaires et optimiser la productivité.

Plateforme d'archivage des e-mails SOLIXCloud SOLIXCloud Email Archiving est une solution d'archivage d'e-mails entièrement gérée, en tant que service, qui simplifie l'eDiscovery, s'adapte parfaitement aux réglementations et aux exigences de conformité strictes et facilite la gestion efficace de la croissance du trafic d'e-mails. SOLIXCloud Email Archiving offre une solution d'archivage d'e-mails intelligente, sécurisée, hautement évolutive et conviviale pour les entreprises de toutes tailles. Basé sur la plateforme de données commune de SOLIXCloud, l'archivage d'e-mails simplifie la mise en œuvre d'une stratégie de conformité ILM centralisée pour tous les types de données organisationnelles, y compris les données structurées, non structurées et semi-structurées.