SOLIXCloud Email Archiving est un service d'archivage d'e-mails entièrement géré qui vise à simplifier la découverte électronique, la conformité et la gestion de la croissance des e-mails. Alimenté par la plateforme de données commune de SOLIXCloud, l'archivage des e-mails simplifie la mise en œuvre d'une stratégie de conformité ILM centralisée pour TOUS les types de données organisationnelles, y compris les données structurées, non structurées et semi-structurées.

Les défis

La communication par courrier électronique restant l'outil de communication et de collaboration numéro un pour les entreprises de toutes tailles, les entreprises sont aujourd'hui confrontées à une myriade de défis pour maintenir la conformité réglementaire et éviter des mesures d'application coûteuses. De nouvelles exigences réglementaires ont placé le courrier électronique sous un examen minutieux, et il n'est plus acceptable de conserver des courriers électroniques pendant des années « au cas où vous en auriez besoin ». De nouvelles réglementations sur la confidentialité des données des consommateurs, comme GDPR, CCPA, CDPA, NYDFS, RGPD, CPPA, etc. ne sont que la dernière raison en date pour laquelle une gouvernance appropriée des dossiers de courrier électronique n’est plus facultative.

La solution : l'archivage des e-mails axé sur la conformité

Les administrateurs système, les gestionnaires de données et les équipes de gouvernance des données recherchent des méthodes et des procédures améliorées pour répondre aux nouvelles exigences de conformité imposées par les réglementations sur la confidentialité des données des consommateurs. Voici sept étapes pour assurer la conformité des e-mails que chaque organisation devrait suivre.

Capturez et archivez toutes les données de courrier électronique dans un référentiel commun

La capture de toutes les sources de données de courrier électronique est une première étape essentielle vers un archivage réussi et conforme aux normes. En utilisant plusieurs méthodes de collecte telles que la journalisation, la synchronisation des boîtes aux lettres et les téléchargements de fichiers basés sur des politiques de conservation, les organisations sont en mesure de capturer et d'archiver tous les courriers électroniques entrants et sortants actuels ainsi que les données historiques des courriers électroniques.

Cependant, la gestion de plusieurs silos de données de courrier électronique archivées présente son lot de problèmes et s'avère inefficace. En centralisant la capture des courriers électroniques dans un référentiel unique, les entreprises ont non seulement l'assurance de savoir avec certitude où se trouvent tous leurs courriers électroniques, mais les routines de gestion et de maintenance centralisées sont beaucoup plus faciles et ne doivent être exécutées qu'une seule fois.

Capture et indexation complètes des métadonnées

Pour assurer l'archivage des e-mails dans le respect des règles de conformité, il est essentiel de procéder à la capture et à l'indexation complètes de l'ensemble du contenu des e-mails et de leurs pièces jointes. La recherche et la récupération ne sont efficaces que si le processus d'indexation est en mesure de produire des catalogues indiquant où se trouvent les enregistrements de recherche et quelles données sont contenues dans ces enregistrements.

Classez, étiquetez et surveillez les e-mails pour une supervision plus facile

Les politiques d'archivage personnalisées qui balisent les e-mails permettent une classification et une surveillance faciles en temps quasi réel en fonction du contenu des e-mails, des métadonnées ou de la présence d'informations sensibles. Des alertes de déclenchement peuvent être configurées pour avertir les équipes respectives en fonction de critères définis et garantir une action rapide. Ajoutez des balises supplémentaires aux e-mails si nécessaire. Tout cela vous aide à rester conforme, à surveiller les activités indésirables et à rendre vos e-mails facilement détectables à l'avenir pour une conformité plus rapide.

Appliquer les politiques de conservation et de conservation légale

Les équipes de conformité et juridiques doivent être en mesure de créer facilement des politiques de conservation complètes et des conservations légales au niveau de l'organisation, de l'utilisateur, de l'e-mail ou des métadonnées afin de contribuer à une découverte électronique rapide et efficace.

Recherche puissante pour simplifier la découverte électronique avec les dossiers de cas

Les équipes de conformité et juridiques pourront effectuer des recherches de découverte électronique plus rapides et plus efficaces dans toutes les boîtes de réception lorsque des mots-clés et/ou des filtres multiples seront disponibles pour identifier rapidement les e-mails intéressants. Cette capacité de recherche est essentielle si des mesures de conservation, de conservation légale, des balises ou des commentaires doivent être ajoutés aux e-mails identifiés. Elles pourront également ajouter un ou tous les e-mails de la recherche à un dossier pour référence ultérieure et pour les télécharger dans des formats courants du secteur afin de répondre aux demandes juridiques.

Purger les données de la source

Les administrateurs doivent pouvoir définir des politiques d'archivage et de purge pour garantir que les e-mails sont conservés dans la source uniquement pendant la période spécifiée. Une fois les périodes de conservation atteintes, les e-mails sont archivés puis purgés en toute sécurité du système source, libérant ainsi de l'espace de stockage critique dans le système source, ce qui contribue grandement à réduire les coûts et la maintenance. Cela aide également les organisations à se conformer et à stocker uniquement les données nécessaires à un objectif et à une période déterminés.

Accès en libre-service aux e-mails archivés

Lorsque les e-mails sont archivés, les utilisateurs finaux n'accepteront pas de perdre l'accès direct à ces e-mails. Il n'est donc pas étonnant que les utilisateurs professionnels conservent leurs propres copies .pst des e-mails pour référence ultérieure. Les archives personnelles isolées ne sont pas seulement peu fiables, elles sont également un cauchemar pour les équipes de conformité qui peuvent ou non avoir une visibilité sur leur existence. Les référentiels centralisés qui permettent un accès en libre-service aux e-mails archivés dans une interface de type client de messagerie élimineront la nécessité pour les utilisateurs de créer des archives personnelles et réduiront le nombre de copies en double des e-mails.

L'avantage de l'archivage des e-mails SOLIXCloud

Visant à simplifier l'eDiscovery, la conformité et la gestion de la croissance des e-mails, Archivage des e-mails SOLIXCloud, offre une solution d'archivage de courrier électronique centralisée, sécurisée, hautement évolutive et conviviale pour les entreprises de toutes tailles. Avec la prise en charge de l'archivage à partir de systèmes de messagerie sur site existants, de sauvegardes de courrier électronique et de systèmes de messagerie modernes basés sur le cloud, SOLIXCloud offre une stratégie d'archivage transparente pour toutes les données de courrier électronique historiques et actuelles.

L'archivage des e-mails SOIXCloud est un élément essentiel d'une solution complète archivage d'entreprise stratégie et simplifie la mise en œuvre de Gestion du cycle de vie des informations sur toutes les données d'entreprise, y compris les données structurées provenant d'ERP, de CRM et d'applications personnalisées, les données non structurées provenant de NFS et de partages de fichiers, et les données semi-structurées provenant de courriers électroniques et d'autres plates-formes de communication.

Quelle est l'urgence ?

Le contrôle de conformité devrait s'intensifier avec le renforcement des contrôles réglementaires sur les informations financières, les dossiers médicaux et désormais la confidentialité des données des consommateurs. Les organisations qui ne disposent que d'une solution d'archivage partielle ou inexistante risquent de se voir infliger de lourdes amendes et de voir leur image de marque ternie en raison de manquements à la conformité. En mettant en œuvre une stratégie de capture et d'archivage de tout le contenu des e-mails avec ILM, des politiques de conservation et de conservation légales, une eDiscovery, une recherche et un accès efficaces sont mis en œuvre dès la conception pour atténuer les risques de conformité.