Les trois principales raisons d'archiver votre serveur Microsoft Exchange dans le cloud

Le courrier électronique continue de s'imposer comme l'outil de communication et de collaboration numéro un, et Microsoft Exchange Server demeure la solution sur site dominante pour la messagerie d'entreprise. Par ailleurs, les entreprises doivent désormais conserver un volume croissant d'informations sensibles afin de répondre aux exigences de gouvernance et de conformité. De ce fait, les services informatiques des entreprises sont confrontés à trois défis majeurs pour la gestion de leurs serveurs Exchange, et nombre d'entre eux se tournent vers la gestion des données dans le cloud comme solution.

1. Réduisez les coûts de stockage, d'infrastructure et de conformité

Aujourd'hui, toutes les 60 secondes , au moins 160 millions de courriels sont envoyés dans le monde, générant 1 820 téraoctets de données. Cette croissance exponentielle du volume de courriels entraîne une hausse des coûts liés aux performances des serveurs de messagerie, au stockage et à la gestion de la conformité, ce qui peut peser lourdement sur les budgets informatiques. La productivité et l'efficacité opérationnelle sont également impactées par le temps perdu en matière de recherche de preuves électroniques, de gestion des documents à conserver et de respect des obligations de conservation des données.

En archivant les e-mails dans le cloud, les administrateurs peuvent définir des politiques qui garantissent que les e-mails historiques sont stockés dans des compartiments de stockage d'objets à faible coût et purgés selon des plans de conservation prédéfinis. Lorsque les périodes de conservation des e-mails expirent, les e-mails archivés sont purgés en toute sécurité des serveurs de production, ce qui libère de l'espace de stockage et améliore les performances globales du serveur de messagerie. Le temps de support informatique est considérablement réduit car les utilisateurs finaux récupèrent leurs e-mails archivés à l'aide d'un modèle en libre-service. Et tout aussi important, les risques associés aux amendes et à l'application de la réglementation sont atténués.

2. Assurer la conformité réglementaire

Face à l'explosion du volume de courriels, les réglementations et les mesures d'application relatives à la protection des données personnelles (RGPD, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, etc.) font l'objet d'une surveillance accrue. Auparavant, les entreprises se préoccupaient principalement de la gestion des preuves électroniques et des obligations de conservation légale, ou du respect des réglementations telles que HIPAA , HITECH, FINRA et les exigences de la SEC en matière de supports de stockage électronique, notamment la règle 17-A. La réforme de la réglementation sur la protection des données personnelles change la donne, car désormais, la quasi-totalité des courriels sont considérés comme contenant des informations sensibles et doivent être archivés.

La réglementation sur la protection des données des consommateurs exige que les organisations sachent non seulement où sont stockées toutes leurs données sensibles relatives aux adresses électroniques des consommateurs, mais aussi qu'elles soient en mesure de répondre efficacement aux demandes spécifiques de ces derniers concernant la gestion de ces adresses. Par exemple, le RGPD accorde aux consommateurs le droit à l'effacement et le droit de retrait. Cette nouvelle réglementation renforce considérablement les exigences en matière de conformité des courriels, car désormais, tous les courriels, notamment les communications commerciales et marketing, sont généralement soumis à une ou plusieurs obligations de conformité.

3. Performance

La croissance exponentielle du courrier électronique signifie que la croissance des données est une préoccupation majeure pour toute organisation gérant Microsoft Exchange Server. Les performances d'Exchange souffrent à mesure que les ensembles de données s'élargissent et l'ajout d'équilibreurs de charge ou de serveurs de transport Edge ne résoudra pas toujours le problème. Les performances du serveur de messagerie constituent un défi majeur pour les administrateurs système, car tous les utilisateurs de messagerie, du PDG aux travailleurs de première ligne, ont besoin de performances optimales. Des performances médiocres du serveur de messagerie ne sont tout simplement pas envisageables.

Les recherches montrent que les e-mails datant de plus d'un an sont rarement consultés. Par conséquent, des politiques judicieuses de conservation et d'archivage des e-mails permettent de libérer des ressources précieuses d'Exchange Server en traitant uniquement les e-mails actuels. Les e-mails archivés plus anciens sont toujours accessibles, mais ne résident plus sur le serveur Exchange et ne consomment plus de ressources coûteuses telles que des volumes de stockage à connexion directe et de la mémoire.

La solution

SOLIXCloud Email Archiving et SOLIXCloud Enterprise Archiving sont des solutions SaaS (Software as a Service) qui permettent de : 1) réduire les coûts, 2) garantir la conformité et 3) améliorer les performances de Microsoft Exchange Server grâce à l’application des meilleures pratiques de gestion du cycle de vie de l’information . SOLIXCloud assure un archivage sécurisé et conforme des e-mails, intégrant la gestion de la découverte électronique, la conservation légale et la gestion de la rétention. Sûr, sécurisé et transparent pour l’utilisateur final, SOLIXCloud Email Archiving constitue une fonctionnalité essentielle pour les organisations de toutes tailles.