Comprendre les tenants et aboutissants de l'extraction intelligente de données de documents

À l’heure où nous évoluons vers un avenir numérique, les entreprises traitent fréquemment des documents écrits, numérisés ou créés numériquement, tels que des factures, des chèques, des bons de commande et des relevés bancaires. Traditionnellement un processus manuel, l’extraction de données (capture d’informations spécifiques à partir de documents) ne deviendra jamais obsolète. Construction marché de l'extraction de données devrait atteindre 4.9 milliards de dollars en 2027. Et Gartner prédit En 70, 2025 % des organisations se concentreront sur des techniques innovantes pour extraire de la valeur de sources non structurées. Cependant, la méthode par laquelle les entreprises extraient les données a évolué, et un nouveau changement peut simplifier la vie de votre entreprise.

L'extraction manuelle des données a longtemps pris du temps. Mais les nouvelles technologies basées sur l'intelligence artificielle (IA) intelligente Les solutions d'extraction de données documentaires peuvent aider à automatiser, réduire les coûts, améliorer la précision et traiter les documents à grande échelle. Elles permettent également aux employés de se concentrer sur des activités stratégiques plutôt que sur des tâches triviales comme la copie des numéros de facture.

Apprenons-en davantage sur ce que l’extraction de données peut apporter à votre entreprise.

Qu’est-ce que l’extraction intelligente de données de documents et pourquoi est-elle nécessaire ?

L'extraction de données documentaires consiste à extraire de manière structurée le contenu utile d'un texte plus volumineux. La technologie moderne utilise la capture de données cognitives pour traiter les documents plutôt que de consacrer du travail humain à ces efforts. Agissant comme un cerveau humain, le logiciel doté d'IA traite les documents avec une grande rapidité et une grande précision. Il recherche les éléments de données pertinents, puis les capture pour les traiter.

Par exemple, supposons que le document en question soit une longue facture. Vous souhaiterez peut-être extraire le nom de l'acheteur, le nom du vendeur, le montant du paiement et d'autres données pour les saisir dans un système ERP. Cette extraction et cette ingestion peuvent être entièrement automatisées grâce à l'extraction intelligente des données des documents. Cela peut également avoir un impact sur les activités en aval telles que l'amélioration des métadonnées, les examens des paiements et les approbations. Vous pouvez également combiner les informations extraites avec d'autres sources de données internes et publiques pour augmenter leur valeur et leur exploitabilité.

Cette technique de L'extraction de documents basée sur l'IA est permet déjà aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent tout en augmentant la précision. Cependant, 28 % des décideurs se concentrent sur cette application de l'intelligence artificielle. Est-il temps d'envisager l'utilisation de cette technologie pour votre entreprise ? Lisez la suite.

Applications populaires de l'extraction intelligente de données de documents

Il existe de nombreuses applications courantes pour l'extraction intelligente de données de documents. — et vous pouvez également développer les vôtres. Examinons quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants.

Améliorer la gestion et la gouvernance des documents

Les systèmes de gestion de documents traditionnels permettent d'organiser et de gérer les documents en se basant uniquement sur les métadonnées des fichiers. Les métadonnées contiennent des informations sur le document, telles que la date de création, la date de modification, l'auteur, l'emplacement et le type de fichier. Cependant, les métadonnées de base des fichiers ne donnent pas d'informations sur le contenu des documents. Ces informations sont souvent essentielles pour une meilleure organisation, classification et gouvernance des documents.

L'extraction intelligente des données peut s'avérer utile. Elle extrait des champs de données spécifiques qui vous intéressent et enrichit les métadonnées en ajoutant du contexte et du contenu. Par conséquent, la gestion des documents peut être mieux adaptée aux besoins de l'entreprise.

Par exemple, vous pouvez extraire automatiquement les informations « Date de facture », « Numéro de facture » et « ID produit » de chaque facture, en les ajoutant à des champs de métadonnées spécifiques. Cela peut aider les employés à trouver rapidement les documents de facture pertinents en fonction des paramètres supplémentaires et à les traiter efficacement sans avoir à parcourir l'intégralité du référentiel de documents.

Ces métadonnées enrichies peuvent également contribuer à faire respecter les politiques d’accès aux données, de conservation, de confidentialité et autres politiques de gouvernance à grande échelle. Cela aide les organisations à se conformer aux politiques et réglementations internes et externes. L’extraction intelligente des données peut également aider à identifier les informations sensibles présentes dans le document et à les classer pour des processus ultérieurs tels que l’étiquetage, la rédaction ou la révision du document.

Dans l’ensemble, l’extraction intelligente de données peut contribuer à améliorer la gestion des documents, la gouvernance des données, la qualité des données, la convivialité et la découvrabilité.

Recherche intelligente basée sur le contenu

Une recherche basée sur le contenu fonctionne en recherchant ce que l'utilisateur souhaite dans chaque ressource en plus des métadonnées. Cependant, bien qu'une telle recherche soit une avancée par rapport aux recherches basées sur les métadonnées des fichiers, elle est rarement efficace car la recherche n'inclut pas le contexte. Par exemple, une recherche d'un document contenant un numéro de facture unique comme « 10001 » peut renvoyer des centaines, voire des milliers de documents si ce numéro était également utilisé comme identifiant de fournisseur ou montant de paiement.

L'extraction de documents basée sur l'IA peut identifier de manière unique les informations contenues dans un document ainsi que le contexte. Cela rend la recherche basée sur le contenu beaucoup plus intelligente, pertinente et puissante. Imaginez que vous effectuez une recherche par numéro de facture et que vous recevez exactement le document dont vous avez besoin, même si des milliers d'autres documents peuvent avoir inclus un numéro similaire dans un autre contexte.

Les champs extraits permettent également aux utilisateurs de filtrer leurs recherches plus efficacement, car la recherche intelligente basée sur le contenu vous permet de produire des requêtes aussi complexes que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez rechercher exclusivement parmi les factures des deux derniers mois pour un montant donné. Choisissez les paramètres que vous souhaitez. La découverte de documents devient plus rapide, plus pertinente et plus efficace, augmentant la productivité des employés et des processus. En fait, une Étude PwC Il a été constaté que 40 % d'heures en moins sont nécessaires pour traiter les documents de routine lorsque même les techniques d'extraction les plus rudimentaires basées sur l'IA sont mises en œuvre.

La recherche de contenu intelligente réduit également la perte ou l'égarement de documents, un problème coûteux. Les documents perdus ou égarés peuvent ruiner les ventes et les relations avec les clients tout en exposant votre organisation aux risques de non-conformité réglementaire.

Automatisez les processus grâce à l'extraction de données

L'extraction de données documentaires permet d'automatiser d'innombrables processus manuels lents, coûteux et sujets aux erreurs. Par exemple, une grande entreprise de fabrication peut automatiser les comptes créditeurs ou les comptes débiteurs.

Les entreprises de fabrication ont généralement des milliers de fournisseurs et d'acheteurs. Elles peuvent traiter jusqu'à 10,000 XNUMX factures ou versements par mois, sans compter les autres documents d'achat des fournisseurs, tels que les bons de commande. Traditionnellement, l'entreprise peut avoir une équipe qui examine chaque document et saisit, vérifie et saisit manuellement les détails dans un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pour traitement. Une telle approche prend souvent du temps, nécessite beaucoup de ressources et est sujette aux erreurs.

L'extraction intelligente des données peut automatiser ce processus manuel. Cela permet aux entreprises de traiter des milliers de documents chaque jour avec l'aide d'une équipe considérablement réduite, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et une amélioration considérable de la précision.

D’autres exemples fréquemment cités sont employé à bordVérification des documents et des pièces d'identité, et processus de libération.

Automatisez l'extraction des données des documents avec Solix

L’extraction de données documentaires est un processus essentiel pour de nombreuses entreprises. Cependant, elle nécessite également de précieuses heures de travail humain, du moins jusqu’à présent.

SOLIXCloud ECS Solix propose un stockage de fichiers sécurisé basé sur le cloud avec des services de contenu intelligents tels que la gouvernance des informations, le partage et la collaboration de fichiers et l'extraction intelligente de données de documents. La technologie d'extraction de données activée par l'IA Solix offre un moyen de simplifier et de rationaliser l'extraction de données sur une gamme de types de documents, notamment les factures, les remises et bien plus encore. Cela vous aide à organiser vos documents plus efficacement, à optimiser la recherche basée sur le contenu, à activer une gouvernance granulaire des données et à automatiser davantage les activités commerciales. Cela peut être la clé de la transformation numérique de votre entreprise pour l'ère moderne.

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