Modernisation de l'archivage des données historiques grâce à une intelligence artificielle de pointe

 

Pourquoi les organisations abandonnent Optim, OpenText InfoArchive et autres systèmes d'archivage traditionnels au profit de plateformes d'archivage modernes natives du cloud ?

La crise de l'archivage des données : une technologie qui ne se met jamais à jour

Si votre organisation utilise IBM InfoSphere Optim, OpenText InfoArchive, Documentum, Content Manager On Demand ou d'autres plateformes d'archivage anciennes, vous gérez une infrastructure obsolète, probablement déployée il y a 10 à 15 ans. Ces plateformes étaient à la pointe de la technologie lors de leur lancement. Elles ont fait leurs preuves et sont fiables. Aujourd'hui, elles représentent une dette technique importante et un fardeau qui coûte de plus en plus cher à votre organisation, en termes de coûts, de flexibilité et d'innovation, tout en augmentant les risques de non-conformité.

Le problème est simple : les plateformes d’archivage traditionnelles ont été conçues pour une autre époque. Elles fonctionnent sur une infrastructure sur site. Elles gèrent principalement des sources de données courantes il y a plus de dix ans, ou des données structurées issues d’anciens systèmes ERP. Leur maintenance exige des équipes informatiques dédiées. Elles ne s’intègrent pas aux applications SaaS modernes. Et leur gestion devient de plus en plus complexe à mesure que les talents migrent vers les plateformes modernes.

Parallèlement, les plateformes d'archivage cloud-native modernes ont profondément transformé l'économie et les capacités de l'archivage de données. Elles prennent en charge tous les types de données (structurées, semi-structurées et non structurées) sur une plateforme unique, garantissant un accès, une sécurité et une gouvernance cohérents. Elles s'intègrent aux applications SaaS telles que Salesforce, ServiceNow, SharePoint Online, OneDrive, Google Drive et au stockage Blob natif. Leur déploiement dans le cloud est flexible et leur tarification est flexible. Elles intègrent une gouvernance des données compatible avec l'IA et leur coût d'exploitation est de 40 à 60 % inférieur.

Pour les organisations qui utilisent encore des systèmes d'archivage anciens, la modernisation n'est plus une option, elle est urgente.

Le piège de l'archivage hérité : pourquoi les systèmes d'archivage hérités deviennent un fardeau

1. Aucune évolution du produit

Les systèmes d'archivage traditionnels n'évoluent plus, ce qui signifie qu'aucune nouvelle fonctionnalité ni innovation n'y est ajoutée. Il se peut donc que les nouvelles données que vous devez archiver ne soient pas prises en charge, que le déploiement dans le cloud soit impossible, que l'intégration de l'IA à vos données archivées soit impossible ou qu'aucune intégration moderne ne soit disponible. Dans certains cas, les produits ne sont même plus pris en charge par le fournisseur. Vous maintenez un produit statique sur un marché en constante évolution. Il est impératif de mettre hors service votre système d'archivage.

2. Infrastructure sur site complexe

• Serveurs de matériel et de bases de données dédiés
• contrats annuels de maintenance et d'assistance
• Coûts des licences de bases de données (Oracle, SQL Server)
• Personnel informatique pour gérer, corriger et mettre à niveau la plateforme
• Aucune flexibilité : vous achetez de la capacité à l’avance, que vous l’utilisiez ou non.

Les systèmes d'archivage traditionnels absorbent des millions de dollars par an des budgets informatiques des entreprises, certaines organisations consacrant jusqu'à 80 % de leurs ressources informatiques à la maintenance d'infrastructures obsolètes.

3. Prise en charge limitée des types de données et des sources – votre système d'archivage prend-il en charge ces éléments ?

• Enregistrements Salesforce (clients, opportunités, requêtes)
• Tickets ServiceNow et enregistrements de modifications
• Archives des courriels
• Contenu non structuré (documents, PDF, images) provenant de SharePoint Online, Google Drive et du stockage Blob
• Données semi-structurées (JSON, journaux, métadonnées)
• Prise en charge de DataBricks et Snowflake

4. Difficulté à trouver et à fidéliser du personnel qualifié

Les experts en technologies de pointe se sont tournés vers les plateformes cloud natives, les API et les systèmes de données modernes. Trouver et fidéliser du personnel possédant une expertise pointue des systèmes d'archivage traditionnels est de plus en plus difficile et coûteux. Lorsque des personnes clés quittent l'entreprise, c'est le savoir-faire institutionnel qui disparaît.

Les plateformes modernes attirent les talents car elles sont à jour, natives du cloud et en phase avec les orientations du secteur. Les plateformes traditionnelles, quant à elles, deviennent plus difficiles à pourvoir en personnel au fil du temps.

5. Absence de capacités d'IA ou d'analyse avancée

Les plateformes d'archivage traditionnelles ont été conçues pour la conservation et la conformité, et non pour l'analyse de données. Elles n'intègrent ni classification par IA, ni détection d'anomalies, ni préparation des données pour les analyses modernes. Vos données archivées constituent une obligation de conformité, et non un actif pour votre entreprise.

Archivage moderne natif du cloud : l’approche de la plateforme de données commune Solix

Les plateformes d'archivage modernes natives du cloud, telles que Solix Common Data Platform (CDP), représentent une refonte fondamentale de l'archivage d'entreprise. Au lieu de la complexité des solutions sur site, elles offrent des plateformes unifiées, conçues pour le cloud et compatibles avec l'IA, capables de gérer tous les types de données et toutes les sources.

Capacités fondamentales des plateformes modernes

1. Prise en charge de plusieurs types de données (structurées + semi-structurées + non structurées)

Les plateformes modernes ne nécessitent plus de solutions distinctes pour différents types de données. Une plateforme unifiée gère :

• Structuré: Bases de données (Oracle, SQL Server, SAP, Salesforce), enregistrements transactionnels, données de référence
• Semi-structuré : JSON, XML, API, métadonnées, journaux
• Non structuré : Documents, courriels, images, PDF, vidéos

Une plateforme unique remplace plusieurs solutions ponctuelles. Une seule équipe gère l'archivage. Un seul ensemble d'outils assure la conformité, la recherche et l'analyse.

2. Intégration des sources de données modernes (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)

Les plateformes d'archivage modernes incluent des connecteurs natifs pour les applications SaaS contemporaines :

• Force de vente : Archivage automatisé des comptes, des opportunités, des dossiers et des objets personnalisés
• ServiceMaintenant : Archivage hors plateforme des tickets, des modifications, des incidents et des données historiques
• SÈVE: Archivage des données commerciales SAP sur une plateforme unifiée
• Courriel : Intégration native avec Microsoft 365, Google Workspace et Exchange sur site

Les organisations n'ont plus besoin de stratégies d'archivage distinctes pour leurs différentes applications. Une seule plateforme archive tout.

3. Déploiement natif du cloud avec mise à l'échelle élastique

Les plateformes modernes offrent de multiples options de déploiement :

• SaaS complet (Cloud) : Entièrement géré sur Microsoft Azure (ou AWS/Google Cloud) sans gestion d'infrastructure
• hybride: Le cloud pour certaines charges de travail, l'infrastructure sur site pour d'autres.
• Multi-Cloud : Flexibilité permettant une exécution sur AWS, Azure, Google Cloud ou sur site.

Avantages clés:

• Vous ne payez que ce que vous consommez (tarification flexible)
• Aucun investissement matériel initial
• Correctifs et mises à jour de sécurité automatiques
• Redondance intégrée et reprise après sinistre
• Passage de gigaoctets à des pétaoctets sans provisionnement

4. Conformité et gouvernance intégrées

Les plateformes modernes intègrent une prise en charge native des exigences réglementaires sans configuration personnalisée :

• RGPD (droit à l'oubli, portabilité des données)
• HIPAA (conservation des données de santé)
• SEC 17a-4 (registres de services financiers)
• FINRA (conservation des données relatives aux transactions et aux communications)
• CCPA (Droits à la vie privée en Californie)
• NYDFS (État de New York avec exigences de minimisation des données)
• SOX (pistes d'audit financier)

Les politiques de conservation automatisées, les mises sous séquestre légales, les pistes d'audit et le suivi de la chaîne de traçabilité sont des éléments standard – et non des développements personnalisés.

5. Gouvernance et intelligence des données prêtes pour l'IA

Les plateformes d'archivage modernes sont conçues pour l'ère de l'IA. Elles comprennent :

• Classification automatisée des données par sensibilité et type
• Détection des anomalies et des risques basée sur l'IA
• Préparation des données pour l'analyse et l'apprentissage automatique
• Extraction et enrichissement des métadonnées
• Recherche intelligente optimisée par le traitement du langage naturel

Vos données archivées deviennent un atout pour la conformité, l'analyse et le renseignement, et non plus une simple obligation de stockage.

Migration depuis les systèmes d'archivage existants : une approche éprouvée

L'avantage de la migration : transfert d'archive à archive

Un avantage clé de la modernisation des plateformes d'archivage : vous ne migrez pas des systèmes de production actifs, mais des données archivées d'un système à un autre. Cette opération est fondamentalement moins risquée qu'une migration d'ERP.

Pourquoi la migration d'archive à archive est plus simple :

• Les données sont en lecture seule (aucune transaction commerciale active n'est affectée).
• Volumes de données inférieurs à ceux des systèmes actifs
• Aucune dépendance vis-à-vis des systèmes de production actifs
• Une approche progressive est possible (migration d'un type de données à la fois).
• L'archive originale reste disponible en cas de besoin.

Les plateformes modernes prennent en charge les données d'archives héritées

Une capacité essentielle des plateformes cloud natives modernes : elles peuvent ingérer et gérer les données provenant de systèmes d’archivage existants. Cela signifie :

• Extraire des données archivées d'Optim ou d'InfoArchive sans nécessiter l'exécution du système d'origine.
• Migrer vers une plateforme moderne tout en conservant toutes les métadonnées et les pistes d'audit.
• Mettez hors service les systèmes existants une fois la migration terminée.

Approche de migration en 4 phases

Phase 1 : Évaluation et planification

• Cataloguer toutes les données archivées dans les systèmes existants
• Évaluer le volume, les types et les exigences de conservation des données
• Métadonnées des documents et structures de piste d'audit
• Identifier les exigences de conformité et réglementaires

Phase 2 : Déploiement de la plateforme moderne

• Déployer une plateforme d'archivage moderne (SaaS ou hybride)
• Configurer les modèles de données pour le contenu d'archive hérité
• Mettre en place des politiques de conservation et des contrôles de conformité
• Valider les contrôles de sécurité et d'accès

Phase 3 : Migration des données

• Extraire des données des anciens systèmes d'archivage
• Transformer et valider pour une plateforme moderne
• Migrer par phases, par type de données ou unité commerciale.
• Vérifier l'intégrité des données et la préservation des pistes d'audit

Phase 4 : Mise hors service du système existant

• Validez la migration réussie de toutes les données.
• Conserver l'archive originale comme référence en lecture seule (si souhaité).
• Mettez hors service l'infrastructure Optim, Informatica ou InfoArchive
• Supprimer les contrats de support et le personnel hérités

Argumentaire commercial : Pourquoi la modernisation est urgente maintenant

Les organisations utilisant Optim ou OpenText InfoArchive sont confrontées à un ensemble de pressions convergentes :

• Dette technologique : Les plateformes héritées ne reçoivent plus de mises à jour ni de nouvelles fonctionnalités.
• Pression sur les coûts : Les infrastructures traditionnelles deviennent de plus en plus coûteuses par rapport aux alternatives cloud.
• Exigences modernes en matière de données : Les applications SaaS (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) nécessitent des solutions d'archivage modernes.
• Extension des fonctionnalités : Nouvelles fonctionnalités d'archivage (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) sans frais supplémentaires
• Automatisation de la conformité : Réduction de 30 à 40 % du travail manuel de mise en conformité grâce à l'automatisation des politiques, éliminant ainsi les processus manuels sujets aux erreurs.
• Accessibilité des données : Recherche et extraction plus rapides grâce à l'indexation moderne
• Préparation à l'IA : Les organisations qui se préparent à des initiatives en matière d'IA ont besoin de plateformes de gouvernance des données modernes.

Retour sur investissement de la modernisation : ce que les organisations réalisent réellement

L'aspect économique de la modernisation est indéniable : les entreprises rentabilisent généralement leur investissement en 12 à 18 mois, avec un multiplicateur de retour sur investissement de 3 à 5. Mais l'argument stratégique est encore plus convaincant : les entreprises qui modernisent leur infrastructure gagnent en agilité opérationnelle, réduisent leurs risques de non-conformité et développent de nouvelles fonctionnalités que leurs plateformes existantes ne pouvaient pas prendre en charge.

Solix peut vous proposer une évaluation personnalisée et gratuite pour vous aider à déterminer le retour sur investissement.

La modernisation n'est plus une option, elle est stratégique

L'ère des plateformes d'archivage traditionnelles touche à sa fin. IBM Optim est de plus en plus difficile à gérer et à maintenir. OpenText InfoArchive est coûteux et complexe.

Les plateformes d'archivage cloud-native modernes ont révolutionné le secteur grâce à leurs fonctionnalités unifiées, leur déploiement cloud, leur tarification flexible, leur compatibilité avec les sources de données modernes et leur gouvernance basée sur l'IA. Leurs coûts d'exploitation sont 40 à 60 % inférieurs, elles s'intègrent aux applications SaaS actuelles et permettent de nouveaux cas d'usage que les plateformes traditionnelles ne pouvaient pas prendre en charge.

Pour les organisations qui utilisent encore des systèmes d'archivage traditionnels, la question n'est pas « Faut-il moderniser ? » mais « Quand pouvons-nous commencer ? »

L'opportunité de tirer profit des systèmes existants et de migrer vers des plateformes modernes est désormais présente. Le coût de l'attente augmente chaque année. L'avantage stratégique de la modernisation s'accroît chaque trimestre.

Il est temps de dépasser Optim, Informatica et InfoArchive. L'avenir de l'archivage est natif du cloud, multi-types de données et compatible avec l'IA.

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