La gestione dei documenti nel cloud è fondamentale per la produttività, la conformità normativa e la sicurezza dei dati. I suoi vantaggi si estendono fino ai profitti e al successo futuro.

Un sistema di gestione dei documenti cloud è fondamentale per la produttività del tuo team in un ambiente aziendale frenetico e on demand con ruoli di lavoro da remoto in aumento. Il sistema di gestione dei documenti della tua azienda ha un impatto diretto sulla sicurezza e l'efficienza delle tue operazioni di informazioni, clienti e fornitori.

Secondo un Sondaggio sulla trasformazione dei dati globali di McKinsey, il 30% del tempo aziendale totale degli intervistati è stato assorbito da attività senza valore aggiunto a causa della scarsa qualità e disponibilità dei dati. Considera come gestisci fatture, documenti legali, contratti, proposte e dati di dipendenti e clienti. Non sarebbe fantastico se il tuo team potesse trovare esattamente ciò di cui ha bisogno in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo? Che ne dici di farlo consentendo al contempo collaborazione, sicurezza dei dati, governance uniforme dei dati, conformità e costi ridotti?

Che cos'è la gestione dei documenti nel cloud?

Gestione dei documenti nel cloud consente ai team di archiviare, condividere e gestire i documenti in un repository aziendale centralizzato sul cloud, indipendentemente dalla loro ubicazione.

La gestione dei documenti cloud aiuta anche le aziende con un'archiviazione e una governance delle informazioni efficaci. Ciò comporta processi per preservare e gestire i dati aziendali per un uso futuro, conformità e requisiti normativi.

I moderni sistemi di gestione dei documenti cloud semplificano anche la ricerca, il recupero e la collaborazione di dati e documenti, offrendo guadagni di produttività. Migliorano il controllo degli accessi e forniscono sicurezza dei documenti. Inoltre, il sistema fornisce archiviazione centralizzata e tracce di controllo e fa risparmiare tempo e denaro.

Analizziamo più nel dettaglio alcuni dei vantaggi della gestione dei documenti nel cloud.

Elimina la carta e consolida i contenuti

Il consolidamento dei contenuti comporta l'unione di più repository individuali e documenti tradizionali cartacei in un hub di documenti centralizzato. Le tipiche aziende internazionali e multinazionali hanno molti file server locali, processi cartacei e piattaforme NAS (Network Attached Storage) in tutto il mondo. Il consolidamento di questi sistemi in un'unica piattaforma cloud altamente scalabile riduce significativamente i costi complessivi di gestione dei dati e migliora la sicurezza dei dati, la produttività e la scoperta dei dati.

Condivisione e collaborazione di file

Indipendentemente dal tuo settore, restare organizzati e consentire la collaborazione dei dipendenti è il modo migliore per massimizzare la produttività. Il tuo sistema di gestione dei documenti è carente se i dipendenti cercano costantemente documenti o danno la caccia a percorsi informativi tra i reparti.

Un sistema di gestione dei documenti cloud fornisce un repository centralizzato per tutti i contenuti aziendali. Ciò significa che il tuo team può collaborare sui contenuti e condividere facilmente informazioni accurate tra reparti e persino partner esterni, rispettando al contempo le policy di governance delle informazioni.

Governance delle informazioni

La governance delle informazioni è il framework di accountability nella gestione delle informazioni. Mira a garantire un comportamento appropriato nella creazione, archiviazione, valutazione, archiviazione, utilizzo ed eliminazione delle informazioni. La gestione dei documenti cloud aiuta le aziende a implementare policy di governance uniformi, come controlli di accesso, policy di conservazione e regole sulla privacy, per gestire, amministrare e proteggere le informazioni in modo appropriato.

Archiviazione delle informazioni

Con una moltitudine di repository di file in tutte le divisioni, l'archiviazione dei dati a lungo termine per conformità e individuazione continua a essere una sfida a causa della frammentazione dei dati e della mancanza di capacità di governance uniformi.

La giusta soluzione di gestione dei documenti cloud può identificare e archiviare i tuoi file system legacy e i file a cui si accede meno di frequente dai repository di file attivi in un repository cloud sicuro e a basso costo. Inoltre, il tuo sistema di archiviazione cloud offre i vantaggi della ricerca in tempo reale, dell'accesso on-demand, della governance centralizzata e della conformità.

L'archiviazione dei dati è parte integrante di una strategia efficace di gestione delle informazioni. Passare a un soluzione di archiviazione cloud è spesso il pezzo mancante del puzzle.

Servizi di contenuti intelligenti

La gestione dei documenti cloud è anche uno dei principali abilitatori dei servizi di contenuti intelligenti (ICS). ICS consente agli utenti di sfruttare il potenziale dell'intelligenza artificiale (AI), dell'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e di altri algoritmi avanzati per gestire e sfruttare meglio i propri contenuti. Consente agli utenti di cercare, analizzare ed elaborare i contenuti in modo più significativo per ottenere informazioni migliori e risultati più accurati per automatizzare vari processi come Crediti/Debiti or onboarding del cliente ecc.

Automazione dei flussi di lavoro

Le moderne soluzioni di gestione dei documenti cloud offrono la possibilità di creare e gestire flussi di lavoro digitali che automatizzano il processo di gestione ed elaborazione dei documenti. Il sistema facilita e semplifica la produzione, il monitoraggio, la modifica, l'archiviazione, le revisioni e le approvazioni dei documenti all'interno dei processi aziendali.

Un'azienda può, ad esempio, utilizzare un flusso di lavoro automatizzato di gestione dei documenti cloud per instradare le fatture al reparto appropriato per l'approvazione e il pagamento. Ciò migliora significativamente l'efficienza e l'accuratezza, riducendo le attività amministrative manuali e risparmiando tempo e denaro.

Gestione dei flussi di lavoro — Fonte: Shutterstock

Gestione sicura dei documenti cloud con Solix Enterprise Content Services (Solix ECS)

In tutte le aziende, i gruppi di lavoro/dipartimenti sono gravati da una moltitudine di silos di contenuti digitali e cartacei (attivi e legacy), che hanno un impatto negativo sulla disponibilità delle informazioni, sulla produttività, sulla collaborazione e sulla conformità normativa. Mentre le organizzazioni si trasformano per abilitare esperienze digitali fluide per dipendenti e clienti, è fondamentale potenziare i gruppi di lavoro con un approccio cloud unificato e moderno alla gestione dei contenuti.

SOLIXCloud ECS SOLIXCloud ECS è una piattaforma cloud sicura che consente di centralizzare la gestione dei contenuti aziendali e di consentire ai gruppi di lavoro di riunire in modo fluido contenuti, persone, processi e policy.

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