Contrastare la proliferazione dei contenuti: 5 motivi per cui la gestione dei documenti nel cloud ha senso

Molte organizzazioni soffrono di proliferazione incontrollata di contenuti, forse anche la tua. La proliferazione incontrollata di soluzioni di archiviazione file tra reparti e processi ha reso la proliferazione incontrollata di contenuti una sfida IT comune in tutte le organizzazioni. La proliferazione incontrollata di contenuti ostacola la capacità degli utenti finali di trovare facilmente il contenuto giusto e dei team IT di amministrarlo in modo efficace. Inoltre, ha un effetto negativo sulla sicurezza dei dati, sulla conformità e sui costi. Per queste ragioni, la gestione dei documenti nel cloud è qualcosa che ogni organizzazione dovrebbe prendere in considerazione.

Principali fattori che determinano la proliferazione dei contenuti

Contenuto generato dall'utente: Con l'informatica personale ai massimi storici e con potenti strumenti di generazione di contenuti nelle mani di ogni dipendente, le organizzazioni si stanno rendendo conto che un grande volume di dati viene creato e archiviato dagli utenti ogni giorno. A volte, i file vengono archiviati sui dispositivi di elaborazione degli utenti, nei sistemi di posta elettronica come allegati, condivisioni di file locali, strumenti di collaborazione online, ecc. I contenuti sono ovunque e, in molte situazioni, fuori dalla visibilità e dal controllo dei team IT, ponendo così serie sfide alla sicurezza dei dati e alla conformità.

Sistemi precedenti: Le organizzazioni stanno rapidamente adottando tecnologie più nuove e moderne, tra cui la gestione dei contenuti. Tuttavia, spesso, quando si migra a soluzioni più recenti, le soluzioni legacy di archiviazione file e gestione dei contenuti non vengono completamente dismesse a causa della necessità di conservare dati storici o perché alcuni processi si basano ancora sul sistema legacy, aggiungendo così al numero di sistemi utilizzati per gestire i contenuti.

Soluzioni verticali e processi isolati: I dipartimenti e i responsabili funzionali a volte favoriscono soluzioni personalizzate o appositamente costruite, che possono basarsi sulle proprie tecnologie di archiviazione per i contenuti o devono aver avuto approcci molto intensivi in ​​termini di risorse per l'integrazione con soluzioni di contenuti esistenti. In entrambi i casi, è noto che tali soluzioni o funzioni verticali aggravano la sfida della proliferazione incontrollata dei contenuti.

Cinque motivi per cui ogni organizzazione deve affrontare la proliferazione dei contenuti

1. Semplificare la governance e la conformità

Con la quantità di dati gestiti dalle aziende in aumento esponenziale e la crescente complessità delle normative, la proliferazione dei contenuti potrebbe essere considerata il peggior incubo per i team IT e di governance.

La proliferazione dei contenuti crea molte sfide per quanto riguarda la governance e la conformità dei contenuti. La mancanza di visibilità sui contenuti e le capacità di governance uniformi tra diverse soluzioni di archiviazione rendono impossibile l'applicazione delle policy, esponendo le organizzazioni al rischio di non conformità. E per giunta, la mancata conformità alle normative in continua evoluzione può portare a una perdita di fiducia da parte dei clienti, a multe costose e a cause legali.

Non deve essere così difficile. Le moderne soluzioni di Cloud Document Management forniscono un approccio uniforme e centralizzato alla gestione dei contenuti e capacità di governare efficacemente i contenuti durante il loro ciclo di vita, dalla creazione all'eliminazione. Queste soluzioni non solo aiutano a creare e applicare queste policy di governance, ma anche ad automatizzarle. Non c'è momento migliore del presente per semplificare il tuo programma di governance e conformità dei contenuti con moderne soluzioni di documenti cloud come SOLIXCloud ECS.

2. Migliorare la reperibilità e la gestione dei contenuti

Le informazioni sono utili solo quando le persone riescono a trovare i dati. Ma la rilevabilità crolla notevolmente quando i dati sono sparsi su più ambienti. Dopo tutto, un pasticcio non gestito non è particolarmente favorevole a trovare ciò di cui si ha bisogno; non è nemmeno un bene per la sicurezza e la governance.

La proliferazione dei contenuti rende anche più difficile per le persone nell'organizzazione utilizzare i dati per fini produttivi. Una mancanza di rilevabilità dovuta alla proliferazione dei contenuti dissuaderà i lavoratori dall'utilizzare i tuoi dati, cancellandone il valore. E quei dipendenti che continuano a utilizzare i dati a bassa rilevabilità troveranno spesso versioni vecchie e imprecise delle informazioni.

Invece di lottare con più repository, usare un'elegante soluzione basata su cloud è la migliore decisione che le organizzazioni possano prendere. La gestione dei documenti su cloud migliora la reperibilità e l'efficienza organizzativa in modo che i dipendenti possano accedere ai dati quando e dove necessario, consentendo al contempo ai team IT e di governance di mantenere visibilità e controllo.

3. Sicurezza e rischi associati

È molto più difficile proteggere i dati quando sono dispersi. Gli aggressori possono sfruttare una rete disorganizzata di dati, esponendoti a rischi per la sicurezza, tra cui perdita di dati e perdite finanziarie.

Spesso i dipendenti utilizzano repository non approvati per archiviare dati sensibili. Una delle ragioni principali è la confusione su dove collocare i dati, poiché un'azienda potrebbe avere più silos. Senza policy chiare e l'infrastruttura necessaria per organizzare i file, i contenuti possono facilmente finire nelle mani sbagliate, comprese informazioni finanziarie o sanitarie protette.

La proliferazione dei contenuti impedisce la visibilità, nascondendo rischi come dati non crittografati o controlli di accesso poco rigorosi. Il consolidamento in un singolo servizio di gestione dei documenti cloud protegge i tuoi dati dai rischi per la sicurezza. È quindi semplice applicare policy di governance. I dipendenti sanno esattamente dove archiviare i dati e più livelli difendono da violazioni e ransomware e altre minacce. Avrai visibilità completa sui dati aziendali.

4. Costi

Costa di più mantenere i contenuti quando sono distribuiti. Le aziende finiscono per pagare per più soluzioni di storage, infrastrutture di supporto, processi di backup e manutenzione, ecc. Inoltre, le sfide di discovery portano a una maggiore dipendenza dall'IT per l'accesso, con conseguente spreco di tempo e risorse IT costosi. E, naturalmente, qualsiasi perdita di dati o guasto della sicurezza aggiunge un pedaggio enorme. Puoi permetterti il ​​costo di tale proliferazione?

Come per i punti sopra menzionati, la gestione dei documenti cloud offre una soluzione semplice. L'unione dei dati in un repository conveniente riduce i costi diretti e gli strumenti rapidi e intuitivi faranno risparmiare ancora più soldi grazie al miglioramento delle prestazioni dei dipendenti. Non è forse giunto il momento di passare a una moderna soluzione di documenti cloud che sia priva di qualsiasi requisito di licenza, manutenzione o infrastruttura iniziale? Se la tua risposta è "Sì", è giunto il momento di esplorare SOLIXCloud

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Servizi di contenuto aziendale SOLIXCloud (ECS) affronta la proliferazione dei contenuti unendo i dati nel cloud. ECS ti aiuta a conservare, condividere e utilizzare i contenuti indipendentemente dall'applicazione che ha creato i dati. Con un'interfaccia web facile da usare e una potente funzionalità di ricerca, ECS ti fornisce gli strumenti di cui hai bisogno per la governance e la gestione dei contenuti.

Include tutte le funzionalità necessarie per consolidare i dati, proteggerli e consentire ai dipendenti di ottenere il massimo valore. Offre inoltre funzionalità di governance avanzate come RBAC, policy di conservazione e di conservazione legale, classificazioni e altro ancora.

Porta i tuoi dati sul cloud e sarai sulla buona strada per la trasformazione digitale. SOLIXCloud ECS è l'approccio intelligente all'aggiornamento della gestione dei dati.

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