È il momento giusto: conquista la montagna di dati non strutturati della tua azienda

Sebbene le organizzazioni abbiano investito molto nella gestione di database strutturati e sistemi transazionali, è emerso un problema di cui si parla poco: la crescita esponenziale di file non strutturati che vengono archiviati, mai veramente gestiti e certamente non utilizzati. È il momento di agire.

La sconvolgente realtà della crescita dei dati non strutturati

I numeri raccontano una storia avvincente che ogni dirigente aziendale dovrebbe comprendere. I dati non strutturati crescono a un ritmo sorprendente, del 55-65% annuo, con un tasso di crescita annuo composto del 61%. Ancora più sorprendente è il fatto che l'80% dei dati mondiali sarà non strutturato nel 2025, rappresentando un cambiamento radicale nel modo in cui le aziende devono affrontare la gestione dei dati.

Per mettere in prospettiva questa crescita, i dati cresceranno del 181.93% dal 2020 al 2025 e, in termini di volume, l'80% dei dati non sarà strutturato. Questo non è solo un problema futuro: sta accadendo ora, e le aziende che non agiranno si ritroveranno affogate in un mare di risorse digitali ingestibili.

I costi nascosti dei file non gestiti

Ogni giorno, la tua organizzazione crea migliaia di documenti, presentazioni, immagini, video, registri e altri file non strutturati. Queste risorse digitali si accumulano su file condivisi, sistemi di posta elettronica, piattaforme di collaborazione e unità dipartimentali, creando quelli che molti responsabili IT chiamano privatamente "cimiteri di dati": repository in cui le informazioni finiscono per essere dimenticate.
Il vero costo di questa crescita incontrollata va ben oltre le spese di archiviazione:

• Rischio di conformità: Requisiti normativi come GDPR, HIPAA e Sarbanes-Oxley non distinguono tra dati strutturati e non strutturati. Ogni email, documento e file comporta potenziali obblighi di conformità che i processi manuali semplicemente non possono soddisfare in modo scalabile.
• Inefficienza operativa: I knowledge worker trascorrono fino al 30% del loro tempo a cercare informazioni sparse in repository non strutturati. Questo si traduce in milioni di dollari di perdita di produttività all'anno per le medie e grandi imprese.
• Esposizione alla sicurezza: I file non gestiti creano punti ciechi nella sicurezza aziendale. Senza un'adeguata classificazione e gestione del ciclo di vita, i dati sensibili possono rimanere accessibili molto tempo dopo essere stati archiviati o distrutti.
• Esplosione dei costi di stoccaggio: I sistemi di storage primario non sono stati progettati per ospitare decenni di file accumulati. Il costo per terabyte dello storage ad alte prestazioni continua a gravare sui budget IT, con il moltiplicarsi dei volumi di dati.

L'imperativo della gestione del ciclo di vita delle informazioni

La soluzione sta nell'implementare una strategia completa di Information Lifecycle Management (ILM) che tratti i dati non strutturati con lo stesso rigore applicato ai database mission-critical. Il Data Lifecycle Management (DLM) è un approccio basato su policy e best practice per supervisionare il flusso dei dati di un sistema informativo durante il suo ciclo di vita, dalla creazione all'eliminazione.

Un ILM efficace fornisce un framework per la gestione dei dati in cinque fasi distinte:

• Creazione e classificazione: Ogni file dovrebbe essere classificato automaticamente in base al contenuto, al contesto e al valore aziendale fin dal momento della creazione. Ciò consente l'applicazione automatizzata delle policy e garantisce un trattamento coerente durante l'intero ciclo di vita dei dati.
• Gestione attiva: Durante la fase attiva, i dati richiedono un accesso ad alte prestazioni e una solida protezione di backup. Policy chiare dovrebbero definire periodi di conservazione, controlli di accesso e monitoraggio dell'utilizzo per garantire sicurezza e conformità.
• Transizione dell'archivio: Con l'invecchiamento dei dati e la diminuzione della frequenza di accesso, è necessario passare a un sistema di archiviazione conveniente. La chiave è mantenere l'accessibilità riducendo drasticamente i costi di archiviazione e i costi di gestione.
• Conservazione a lungo termine: Stabilire policy di conservazione dei dati che definiscano quali dati archiviare e per quanto tempo. I sistemi di archiviazione devono fornire un accesso affidabile e consultabile ai dati storici, soddisfacendo al contempo i requisiti normativi in materia di immutabilità e audit trail.
• Smaltimento sicuro: Una volta che i dati hanno raggiunto la fine del periodo di conservazione e non sono più necessari, devono essere eliminati in modo sicuro per impedire accessi non autorizzati. I processi di eliminazione automatizzati garantiscono la conformità riducendo al contempo l'onere della supervisione manuale.

Best Practice per l'archiviazione dei file aziendali

Per implementare un'archiviazione efficace dei file, non basta semplicemente spostare i vecchi file su un archivio più economico. Le organizzazioni leader seguono queste pratiche comprovate:
Automazione basata su policy: l'automazione di alcuni aspetti del processo di archiviazione dei dati può migliorare l'efficienza e l'accuratezza. È consigliabile stabilire policy chiare che attivino automaticamente l'archiviazione in base all'età dei file, ai modelli di accesso e alle regole aziendali, anziché affidarsi all'intervento manuale.

• Strategia di archiviazione a livelli: Non tutti i dati archiviati hanno gli stessi requisiti di accesso. Implementa un'archiviazione a livelli che bilanci l'ottimizzazione dei costi con la velocità di recupero, garantendo che gli archivi a cui si accede di frequente rimangano prontamente disponibili, mentre i dati a cui si accede raramente vengono spostati nei livelli di archiviazione più convenienti.
• Indizzazione completa: I sistemi di archiviazione devono offrire solide funzionalità di ricerca e individuazione. Gli utenti dovrebbero essere in grado di individuare i contenuti archiviati con la stessa facilità dei file attivi, evitando la creazione di dati duplicati e supportando processi di eDiscovery efficienti.
• Integrazione con sistemi esistenti: Le soluzioni di archiviazione efficaci si integrano perfettamente con le condivisioni file, i sistemi di posta elettronica e le piattaforme di collaborazione esistenti. Gli utenti non dovrebbero dover modificare i propri flussi di lavoro per beneficiare della gestione del ciclo di vita.
• Architettura scalabile: Progettare un'infrastruttura di archiviazione in grado di gestire una crescita esponenziale. Le soluzioni di archiviazione odierne devono adattarsi non solo agli attuali volumi di dati, ma anche all'inevitabile espansione guidata dalle iniziative di trasformazione digitale.

Creare il business case per l'azione

La giustificazione finanziaria per l'implementazione di un'archiviazione completa dei file va oltre la semplice riduzione dei costi di archiviazione. Le organizzazioni in genere riscontrano:

• Riduzione del 60-80% dei costi di archiviazione primaria grazie all'archiviazione automatizzata
• Prestazioni di backup e ripristino migliorate con la diminuzione dei volumi di dati attivi
• Miglioramento della conformità con conservazione e smaltimento automatizzati
• Riduzione dei costi legali durante l'eDiscovery tramite archivi centralizzati e ricercabili
• Aumento della produttività poiché gli utenti possono individuare in modo efficiente le informazioni storiche
• Ancora più importante, ritardare l'azione non fa che aggravare il problema. Si prevede che il mercato globale delle soluzioni per dati non strutturati raggiungerà i 109.1 miliardi di dollari entro il 2033, con un CAGR di circa il 15.5%, a dimostrazione dell'urgente necessità che le organizzazioni avvertono di affrontare questa sfida.

Il percorso in avanti

La sfida dei dati non strutturati non si risolverà da sola. Ogni giorno di ritardo si traduce in un maggiore accumulo di dati, maggiori costi di archiviazione, maggiori rischi di conformità e maggiore complessità al momento dell'intervento. Le organizzazioni che prospereranno nell'economia basata sui dati saranno quelle che implementeranno una gestione completa del ciclo di vita fin da ora, finché potranno ancora anticipare i tempi.

La vostra azienda ha già investito molto nella gestione dei dati strutturati. La prossima frontiera è portare lo stesso livello di disciplina e automazione ai grandi volumi di file non strutturati che rappresentano il patrimonio di conoscenza istituzionale della vostra organizzazione. La tecnologia esiste, il business case è chiaro e il costo dell'inazione continua a crescere.

La questione non è se la tua organizzazione ha bisogno di un'archiviazione completa dei file e di una gestione del ciclo di vita delle informazioni, ma quanto velocemente puoi implementare una soluzione che si adatti alla crescita dei tuoi dati e supporti i tuoi obiettivi aziendali.

Scopri di più sulla soluzione di archiviazione file di Solix qui: Archiviazione file SOLIXCloud | Archiviazione dati sicura e scalabileIl tempo delle mezze misure e dei processi manuali è ormai passato. È arrivato il momento di una gestione automatizzata e di livello aziendale del ciclo di vita delle informazioni.