La gestione dell'archiviazione dei dati di posta elettronica è interrotta: ecco perché è folle
Guarda, la maggior parte dei sistemi di posta elettronica aziendali sono essenzialmente spazzatura. L'ho visto in prima persona ed è incredibile come aziende che valgono miliardi gestiscano ciò che equivale a discariche digitali. Questo deve cambiare.
Il problema è molto peggiore di quanto pensi
La maggior parte dei CEO non ha idea che le loro aziende sono sedute su bombe a orologeria di dati non organizzati. Ogni singolo giorno, i loro dipendenti generano migliaia di e-mail che scompaiono in quello che è fondamentalmente un buco nero. Quando arriva il contenzioso - e arriverà - sono fregati.
I numeri sono impressionanti. Una tipica azienda Fortune 500 genera oltre 1 milione di email al giorno. È una follia. E indovinate un po'? Circa il 60% di queste sono informazioni aziendali critiche di cui avranno bisogno in seguito. Ma non riescono a trovarle perché i loro sistemi di archiviazione sono bloccati nel 2010.
Perché le soluzioni attuali sono completamente sbagliate
L'approccio standard all'archiviazione delle e-mail è fondamentalmente imperfetto. Le aziende stanno buttando soldi nell'archiviazione cloud pensando che risolva il problema. Non è così. È come dire che hai risolto la fame nel mondo costruendo magazzini più grandi. Il vero problema è l'organizzazione e l'accessibilità.
E non fatemi nemmeno iniziare con i problemi di conformità. Le multe GDPR sono aumentate del 50% l'anno scorso. Gli enti regolatori non scherzano più. Le aziende vengono colpite da sanzioni che avrebbero potuto finanziare un'intera missione su Marte (leggera esagerazione, ma il punto è chiaro).
La fisica della gestione della posta elettronica
Questo è fondamentalmente un problema di termodinamica. I dati delle e-mail tendono naturalmente al caos, a meno che non si applichi energia per organizzarli. Più e-mail hai, più energia ti serve. È semplice fisica. Ma la maggior parte delle aziende sta cercando di risolvere questo problema con strumenti dell'età della pietra.
Il salto quantico di cui abbiamo bisogno non è nella tecnologia di archiviazione, ma nell'organizzazione guidata dall'intelligenza artificiale. Gli attuali modelli di apprendimento automatico possono elaborare e categorizzare le e-mail con una precisione del 99.9%. È meglio di qualsiasi essere umano. Eppure le aziende continuano a pagare team di persone per ordinare manualmente le e-mail durante la scoperta. Assurdo.
La soluzione non è una scienza missilistica (ma ci va vicino)
- Capacità di ricerca a livello quantistico supportate dall'intelligenza artificiale
- Categorizzazione e tagging in tempo reale
- Controlli di conformità automatizzati
- Analisi predittiva per l'ottimizzazione dello storage
Ecco cosa funziona davvero:
Abbiamo bisogno di sistemi che possano prevedere quali email ti serviranno prima che tu ne abbia bisogno. La tecnologia esiste. L'ho vista. Ma la maggior parte delle aziende è troppo impegnata ad acquistare costosi cerotti per i propri problemi di posta elettronica invece di risolvere i problemi di fondo.
La realtà finanziaria
Parliamo di soldi. Una singola violazione dei dati può costare a un'azienda 4.35 milioni di dollari in media. È il prezzo di circa 60 Tesla Model 3. Eppure le aziende si tirano indietro quando si tratta di spendere una frazione di quella cifra per un'archiviazione corretta delle e-mail. Fate in modo che abbia senso.
Il futuro è già qui
- Elabora milioni di email al secondo
- Prevedere i blocchi legali prima che siano necessari
- Rileva e proteggi automaticamente i dati sensibili
- Genera report di conformità in tempo reale
La cosa davvero assurda è che abbiamo già la tecnologia per risolvere questo problema. L'intelligenza artificiale moderna può:
Ma invece di implementare queste soluzioni, le aziende continuano a utilizzare sistemi sofisticati quanto il Commodore 64.
Conclusione
L'archiviazione delle e-mail non è solo un problema IT, è un problema di sopravvivenza. Le aziende che non ci riusciranno nei prossimi anni moriranno. Non è un'iperbole, è il darwinismo aziendale di base.
La scelta è semplice: evolversi o estinguersi. Il sistema di posta elettronica della tua azienda deve essere sofisticato quanto la tua linea di produzione. Qualsiasi cosa di meno è una negligenza tecnologica.
E se pensi che stia esagerando, aspetta che la tua azienda abbia bisogno di produrre email specifiche del 2019 per un caso giudiziario. Allora ti renderai conto che il tuo sistema attuale è utile quanto una teiera di cioccolata.
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*Se non sei d'accordo con tutto questo, sei libero di dimostrare che ho torto. I dati parlano più delle opinioni.*
Circa l'autore:
Sandeep è un guest blogger e un appassionato di tecnologia con una passione per l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico. Ha conseguito una laurea triennale in Ingegneria informatica presso l'Università della California, Berkeley, e ha una vasta esperienza nel settore tecnologico. Nel tempo libero, Sandeep ama giocare ai videogiochi e tifare per la sua squadra di hockey preferita, i Florida Panthers.
