Legge globale sulla conservazione delle e-mail: requisiti chiave

Ancora essenziale dopo decenni, la posta elettronica rimane la spina dorsale della comunicazione aziendale. Ma da una grande comodità derivano grandi responsabilità, in particolare quando si tratta di requisiti di conservazione. Per le piattaforme di posta elettronica aziendali, navigare nella complessa rete di leggi globali sulla conservazione non è solo una buona pratica, è obbligatorio per la conformità.

Stati Uniti

Gli Stati Uniti presentano un mosaico di normative federali e specifiche di settore:

• La Securities and Exchange Commission (SEC) Rule 17a-4 impone ai broker-dealer di conservare le e-mail per un minimo di sei anni, con i primi due anni in un luogo facilmente accessibile. La norma richiede inoltre che questi record siano archiviati in un formato non riscrivibile e non cancellabile (WORM).
• Le norme FINRA sono in linea con i requisiti della SEC, richiedendo alle società affiliate di conservare tutte le comunicazioni elettroniche aziendali per tre anni, di cui i primi due anni in un luogo facilmente accessibile.
• HIPAA richiede alle entità coperte di conservare le cartelle cliniche elettroniche e le e-mail associate per sei anni dalla creazione o dall'ultima data di efficacia. Alcuni stati impongono periodi di conservazione ancora più lunghi per le cartelle cliniche.
• Il Sarbanes-Oxley Act impone alle società quotate in borsa di conservare le e-mail e le comunicazioni relative alla revisione contabile per sette anni dopo il completamento della stessa.

Unione Europea (Quadro GDPR)

L'approccio dell'UE si concentra maggiormente sulla minimizzazione dei dati piuttosto che su specifici periodi di conservazione:

• Le e-mail contenenti dati personali devono essere conservate solo per il “tempo necessario” allo scopo per cui sono state raccolte
• Le organizzazioni devono stabilire e documentare periodi di conservazione chiari nelle loro policy di conservazione dei dati
• Le e-mail dei dipendenti relative ai documenti contabili devono essere conservate per 10 anni
• Le e-mail relative alle risorse umane in genere richiedono una conservazione compresa tra 3 e 10 anni, a seconda del contenuto specifico

Regno Unito

Dopo la Brexit, il Regno Unito manterrà requisiti simili ma distinti:

• Il Companies Act del 2006 richiede che i registri aziendali, comprese le e-mail pertinenti, vengano conservati per sei anni
• Le società di servizi finanziari devono conservare le comunicazioni elettroniche per almeno cinque anni (sette anni per le comunicazioni relative alle pensioni)
• L'HMRC richiede che i registri relativi all'IVA, comprese le e-mail, vengano conservati per sei anni

Australia

Il quadro normativo australiano comprende:

• L'Electronic Transactions Act richiede che i registri aziendali vengano conservati per sette anni
• I fornitori di servizi finanziari devono conservare i registri delle e-mail per sette anni secondo i requisiti ASIC
• Le comunicazioni fiscali devono essere conservate per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione
• I registri dei dipendenti devono essere conservati per sette anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro

Canada

PIPEDA (Legge sulla protezione delle informazioni personali e dei documenti elettronici) disciplina la conservazione:

• Documenti aziendali generali, comprese le e-mail: minimo sei anni
• Comunicazioni fiscali: sei anni dalla fine dell'ultimo anno fiscale a cui si riferiscono
• Documenti di lavoro: tre anni dopo la fine del rapporto di lavoro
• Comunicazioni relative ai titoli: sette anni

Giappone

La legge sulla protezione dei dati personali (APP) stabilisce questi standard:

• Documenti fiscali aziendali: sette anni
• Documenti relativi al lavoro: cinque anni
• Libri e documenti commerciali: dieci anni

Best Practice per le piattaforme di posta elettronica aziendali

Implementazione tecnica

• Implementare policy di conservazione automatizzate basate sulla classificazione dei contenuti
• Utilizzare strumenti basati sull'intelligenza artificiale per identificare e categorizzare i contenuti regolamentati
• Distribuisci soluzioni di archiviazione immutabili per la conformità normativa
• Abilitare le funzionalità di conservazione legale per i requisiti di contenzioso

Sviluppo delle politiche

• Crea pianificazioni di conservazione chiare per categoria di posta elettronica
• Giustificazione dei documenti per i periodi di conservazione
• Stabilire procedure per revisioni periodiche delle politiche
• Implementare programmi di formazione dei dipendenti

Risk Mitigation

• Controlli di conformità regolari
• Verifica di terze parti dei sistemi di conservazione
• Documentazione di tutte le decisioni di conservazione
• Test regolari delle procedure di recupero

Il costo della non conformità

Le recenti azioni di contrasto evidenziano le gravi conseguenze della conservazione impropria delle e-mail:

• Morgan Stanley multata di 200 milioni di dollari nel 2022 per l'uso di WhatsApp e della posta elettronica personale
• JPMorgan ha pagato 200 milioni di dollari per non aver preservato le comunicazioni aziendali
• La Deutsche Bank ha dovuto pagare una sanzione di 200 milioni di dollari per piattaforme di messaggistica non autorizzate

Uno sguardo al futuro

La tendenza è chiara: i regolatori a livello globale stanno aumentando il controllo della conservazione delle comunicazioni elettroniche. Le piattaforme di posta elettronica aziendali devono evolversi per rispondere a queste sfide:

• Automazione avanzata per la gestione della fidelizzazione
• Capacità di classificazione avanzate
• Migliorata l'integrazione con altri canali di comunicazione
• Strumenti migliori per dimostrare la conformità

Conclusione

Per le piattaforme di posta elettronica aziendali, la conformità ai requisiti di conservazione non è facoltativa. La chiave è creare sistemi flessibili che possano adattarsi alle normative in evoluzione mantenendo al contempo operazioni efficienti. Le organizzazioni devono investire in soluzioni di conservazione robuste o rischiano sanzioni significative e danni alla reputazione. Cercate risposte in Solix: Archiviazione e-mail SOLIXCloud | Archivia le e-mail in modo sicuro

Con gli enti regolatori che mostrano un crescente interesse nella conservazione delle comunicazioni elettroniche, restare al passo con i requisiti non è solo una buona idea per il business, ma è essenziale per la sopravvivenza nel moderno panorama aziendale.

Negazione di responsabilità

Queste informazioni sono fornite "così come sono". Non intendono offrire alcuna consulenza legale. Si prega di collaborare con i propri team legali per comprendere e applicare il set necessario di policy e procedure per la conformità in base alle aree geografiche in cui si opera.