Come vengono archiviati i file aziendali di grandi dimensioni?

Le grandi aziende accumulano enormi quantità di dati tramite la raccolta diretta da siti web, app, sondaggi e sistemi POS e la raccolta indiretta da dispositivi IoT, fonti pubbliche, fornitori terzi, partnership e fusioni e acquisizioni. Questi set di dati possono essere categorizzati in dati strutturati, non strutturati e semi-strutturati, tutti pensati per essere gestiti in modo diverso.

Ciò spesso porta a dati ridondanti, sfide di integrazione e problemi di governance. Anche le policy di conservazione dei dati, i requisiti normativi e la pressione competitiva contribuiscono all'accumulo di dati. L'archiviazione efficace di questi file è assolutamente essenziale per mantenere l'accessibilità dei dati, la conformità, la mitigazione dei rischi e l'ottimizzazione dei costi di archiviazione e allocazione delle risorse di elaborazione.

Ma come archiviano questi file queste grandi aziende?

Sistemi legacy dismessi – ritiro

Le attività di M&A, le policy di governance, le normative e i requisiti di conservazione legale hanno portato ad applicazioni ridondanti e alla dipendenza da sistemi legacy. Queste applicazioni hanno spesso TCO (costi totali di proprietà) molto elevati e limitazioni operative. Le grandi organizzazioni affrontano questa sfida ritirando/dismettendo le applicazioni più vecchie e spostando i set di dati esistenti in un archivio di archiviazione a freddo.

Per archiviare sistemi e applicazioni dismessi, i team di dati solitamente seguono i seguenti passaggi:

• Estrarre i dati dai sistemi legacy prima della dismissione
• Convertire i dati in formati adatti per l'archiviazione a freddo nei sistemi di archiviazione
• Arricchire i dati con metadati e tag appropriati per migliorare l'accessibilità
• Creare policy di conservazione ed eliminazione basate sulle normative applicabili
• Conservare i dati estratti in soluzioni di archiviazione a lungo termine

File e documenti non strutturati

Documenti, presentazioni, fogli di calcolo, immagini e altri file multimediali costituiscono quasi l'80% dei dati aziendali.

Secondo i report, si prevede che i volumi di dati non strutturati cresceranno fino a oltre 150 zettabyte entro il 2025. Garantire che questi file siano gestiti in modo efficace è fondamentale, poiché molti non vengono aperti più di una volta. I file che non sono essenziali per le operazioni o che devono essere conservati per legge possono essere eliminati. Al contrario, gli altri file possono essere spostati su livelli di storage a basso costo per liberare sistemi di storage attivi per i flussi di dati operativi.

Strategie di archiviazione per dati non strutturati:

• Utilizzo di strumenti di classificazione dei dati per organizzare i file in base all'importanza e ai requisiti normativi.
• Applicazione di tag di metadati per una migliore accessibilità tramite ricerca
• Stabilire i controlli di proprietà e di accesso, assegnare la proprietà ai team e ai dipartimenti designati
• Creare e applicare policy di conservazione ed eliminazione sui dati di archivio
• Sposta i file su livelli di cold storage su server cloud o locali.

E-mail e comunicazioni

Le aziende ricevono molta posta ogni giorno. A causa dei requisiti di conformità, le aziende potrebbero essere obbligate a conservare e mantenere registri di thread di posta elettronica da parte di stakeholder principali come clienti, fornitori, dipendenti interni e altri. Le aziende devono investire in uno strumento di archiviazione della posta elettronica per gestire efficacemente queste e-mail.

Strategie di archiviazione per e-mail, chat e altre comunicazioni:

• Valutare attentamente le caselle di posta e la criticità delle parti interessate in termini di accesso alle e-mail e alle comunicazioni
• Indicizzare le email in base alla sensibilità, alle necessità e ai requisiti di conformità
• Imposta il valore aziendale per le chat e le e-mail e implementa criteri di conservazione ed eliminazione
• Implementare policy per preservare e conservare parti critiche della comunicazione per conformarsi alle richieste di eDiscovery e contenzioso
• Scegli lo strumento di archiviazione e-mail più appropriato in base alle tue esigenze e implementa l'archivio

Database e set di dati strutturati

Come discusso sopra, l'archiviazione di database inattivi e set di dati strutturati è semplice rispetto agli altri set di dati. Tuttavia, ottimizzare la governance dei dati, i controlli di accesso, il recupero e l'accessibilità riducendo al contempo i costi è ancora un punto fondamentale per la deliberazione tra i team di dati in tutte le grandi aziende.

Strategie di archiviazione per database inattivi e set di dati strutturati:

• Determinare i diversi database da archiviare e categorizzarli in base alla sensibilità, alla necessità e ai requisiti di conformità
• Stabilire periodi di conservazione chiari in base ai requisiti legali e aziendali
• Scegliere soluzioni di archiviazione appropriate (cloud, on-prem) in base al volume, all'accesso e ai costi.
• Stabilire politiche di governance, conservazione ed eliminazione
• Spostare i dati al livello di archivio e valutare regolarmente le politiche di archiviazione per garantire l'efficacia e la conformità alle norme

L'archiviazione dei dati inattivi è un approccio multiforme, specialmente nelle grandi organizzazioni, dove i dati sono archiviati in posizioni diverse, sotto normative diverse e posseduti e gestiti da diverse parti interessate. Mentre individualmente, i processi e le strategie applicati per archiviare i dati tra aziende e team di dati variano, la maggior parte delle organizzazioni segue i passaggi sopra menzionati insieme ad alcune modifiche per soddisfare le proprie esigenze aziendali principali. Mentre l'archiviazione avvantaggia le grandi organizzazioni in diversi modi, scegliere il fornitore giusto per aiutare ad archiviare i dati è fondamentale.

Noi di Solix, con decenni di esperienza nella gestione dei dati aziendali, siamo leader nel settore dell'archiviazione. Archiviazione aziendale Solix suite consente alle organizzazioni di ritirare le proprie applicazioni legacy archiviando file, e-mail e database inattivi senza compromettere la sicurezza o l'integrità dei dati. Grazie alle funzionalità di governance integrate, garantisci che le operazioni sui dati aziendali siano sicure, protette e conformi.

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L'autore

Ciao! Sono Haricharaun Jayakumar, un dirigente senior del product marketing presso Solix Technologies. Il mio focus principale è su dati e analisi, architetture di gestione dati, intelligenza artificiale aziendale e archiviazione. Ho conseguito un MBA presso la ICFAI Business School di Hyderabad. Conduco ricerche di mercato, progetti di lead-gen e iniziative di product marketing per Solix Enterprise Data Lake ed Enterprise AI. Oltre a tutto ciò che riguarda dati e business, ogni tanto mi piace ascoltare e suonare musica. Grazie!