I nuovi servizi cloud sono fondamentali per ottenere il controllo sui contenuti

Il mio vicino di casa ha un garage per due auto e un grande capannone nel cortile sul retro. Nei più di vent'anni in cui abbiamo vissuto accanto, non hanno ancora parcheggiato una sola auto nel loro garage. Il garage è stracolmo di ogni genere di attrezzatura da giardino, pneumatici invernali, attrezzi da palestra in disuso e qualche mobile. Anche il capannone è pieno. Possiedono uno spazzaneve, spesso presto loro il nostro perché non possono usare il loro. Sfortunatamente, molte organizzazioni gestiscono i file in modo simile.

La maggior parte delle condivisioni di file aziendali è piena di file abbandonati da tempo. La maggior parte stima che la quantità di file ROT (ridondanti, obsoleti, banali) sia almeno l'80% del totale in gestione. Un buon numero di questi erano obsoleti giorni dopo essere stati creati, oltre il 95% entro 90 giorni. Trovare file specifici o file contenenti determinate informazioni diventa complesso, poiché tendono a essere distribuiti in varie isole di archiviazione. Alcuni su dispositivi personali, alcuni esistono in condivisioni di file on-prem, mentre altri sono in Google Drive, Dropbox o OneDrive personali.

La mancanza di controllo ha portato a un enorme drenaggio dei costi. Gartner ha stimato che il costo medio per gestire 1 TB di storage primario era di $ 3,351 all'anno. Tale cifra non tiene conto del costo dei backup, della replica dei dati o di altre tecnologie. La stragrande maggioranza, il 79% dei manager e dei professionisti in un sondaggio EMC, ha elencato la gestione dello storage come un punto dolente importante. Tuttavia, l'archiviazione dei file (in realtà la maggior parte della gestione del ciclo di vita delle informazioni) riceve poca attenzione all'interno dell'IT aziendale e, comprensibilmente, nessuna attenzione da parte degli utenti aziendali. Dopotutto, presumono che l'IT "lo gestisca".

Oltre allo storage, ci sono problemi di conformità in gioco. In effetti, il cambiamento normativo e l'accresciuto controllo normativo sono costantemente classificati come il rischio aziendale numero uno dai dirigenti C-suite. Ciò non significa che tutti i problemi normativi siano correlati a IT/dati, ma sono sicuramente i frutti più facili da cogliere. Conservazione dei file, blocchi legali e ricerca avanzata sono tutti possibili. Dopotutto, l'organizzazione potrebbe essere ritenuta responsabile non solo per i file che non hai conservato, ma anche per quelli che hai conservato più a lungo di quanto richiesto dalla legge.

La buona notizia è che i file sono relativamente semplici da organizzare e gestire, in quanto sono autosufficienti e contengono i propri metadati, come la data di creazione, l'ultima modifica e l'ora dell'ultimo accesso. Tutti questi possono essere valutati per la gestione automatica. Per questo motivo, l'archiviazione dei file, pur non essendo attraente, ha uno dei ritorni sugli investimenti più rapidi.

L'elemento fondamentale per qualsiasi strategia di archiviazione file è il repository stesso. Può mantenere la promessa di costi inferiori? Può fornire funzionalità aggiuntive che aiutano con la conformità, la sicurezza, la condivisione file e la ricerca avanzata? Di certo, utenti e organizzazioni stanno diventando sempre più inclini ad accettare e fidarsi degli archivi di oggetti basati su cloud. L'archiviazione cloud, di per sé, non è sufficiente. Per implementare una strategia di archiviazione file di successo, la chiave sarà rendere il processo il più silenzioso possibile. Infatti, se gli utenti finali non fossero nemmeno a conoscenza della strategia, si può definire il processo un successo.

Un archivio basato su cloud soddisfa almeno una delle seguenti esigenze: cloud-scale. Ma in che modo ciò aiuta con altri requisiti quali la conformità alla conservazione e alla conservazione legale, eDiscovery e ricerca avanzata, condivisione di file o integrazione di applicazioni? La risposta è, ovviamente, non molto. Ciò che dovrebbe essere preso in considerazione è un archivio relativamente nuovo, come servizio. Questi forniscono un'esperienza di archivio completamente gestita che qualsiasi organizzazione desidererà come elemento fondamentale della propria strategia di archiviazione dei file. Questi nuovi servizi dovrebbero offrire quanto segue:

• Amministrazione centralizzata
• Governance (ad esempio, politiche di conservazione e di sospensione legale)
• Sicurezza sotto forma di accesso basato sui ruoli e crittografia end-to-end
• Protezione e disponibilità dei dati integrate
• Organizzazione e gestione di cartelle/file self-service e semplice
• Accedi ai file da qualsiasi luogo
• Ricerca avanzata nei metadati e nei contenuti dei file
• Categorizzazione dei file, tagging, commenti, condivisione
• Accesso API per supportare l'integrazione con applicazioni esistenti o strumenti di collaborazione
• Ingestione in blocco e supporto per qualsiasi tipo di file

Non c'è mai stato un momento migliore per l'organizzazione IT per ottenere una facile vittoria implementando una strategia di archiviazione dei file. Sebbene ci sia sicuramente del lavoro iniziale, la scelta di un repository è il pezzo fondamentale della strategia. I repository di Archive-as-a-Service basati su cloud possono ridurre significativamente i costi e accelerare i tempi di implementazione di una strategia con uno dei ritorni sugli investimenti più rapidi che l'IT possa intraprendere.

Circa l'autore:

Charlie Garry ha oltre 30 anni di esperienza. È un ex VP e Service Director di Infrastructure Research presso META Group. Director, Product Manager per Oracle database. Membro fondatore di Divine Interventures e VP of Infrastructure presso Platinum Technology. Attualmente è Sr. Director per Solix Technologies, un'azienda di software e servizi con sede nella Silicon Valley.