Come trasformare la tua azienda in un'organizzazione senza carta

Tquest'anno, prendi in considerazione di abbracciare una delle più grandi innovazioni nella gestione degli uffici: un'organizzazione pulita e senza carta, senza impatto sugli alberi. Perché? Il passaggio ti fa risparmiare denaro in molti modi, come il costo della carta e della stampa, semplifica il recupero dei documenti e aiuta a soddisfare i requisiti di conformità come il GDPR.

Sebbene la transizione al digitale possa richiedere un investimento iniziale di qualche migliaio di dollari, l'archiviazione digitale è molto più economica della stampa e dell'organizzazione di file fisici. Diciamo, ad esempio, che stai acquistando carta per 10,000 dipendenti. Fare scorta di carta economica da Amazon.com ti costerà facilmente almeno $ 800,000 ogni anno e, secondo Print Greener, la stampa ti costerà altri $ 06-$ 13 a pagina. In totale, stai guardando un investimento minimo di $ 6,800,000 all'anno per i documenti cartacei. Il prezzo di archiviare la stessa quantità di dati senza carta su Hadoop? Meno di $ 30 al mese, secondo la maggior parte di Amazon Web Services listino prezzi recente.

I risparmi nascosti sui costi delle organizzazioni senza carta

Paperless aiuta anche a mantenere competitiva la tua attività rendendo molto più facile trovare i documenti di cui hai bisogno. L'implementazione di un modello organizzativo paperless significa che la ricerca di testo è ora disponibile per recuperare documenti cartacei digitali in pochi secondi. Secondo PricewaterhouseCoopers, vengono spesi 120 $ per cercare un solo documento archiviato in modo errato nei costi di manodopera. Con Hadoop, i dipendenti possono trovare facilmente fatture, fogli di calcolo, presentazioni e altro ancora mentre sono già al computer.

Ciò è particolarmente importante anche quando si tratta di rispettare le normative e la legge. Che la tua organizzazione sia privata o pubblica, governativa o no-profit, probabilmente possiedi una quantità significativa di dati riservati, e questo è diventato più importante che mai, con regolamenti come il GDPR. Perdere o smarrire questi dati potrebbe comportare multe salate. Eliminare la carta consente di tracciare chi accede alle informazioni e dove le porta.

Un caso d'uso sanitario di un'organizzazione senza carta

Si consideri l'esempio di Kaiser Permanente. Il fornitore di servizi sanitari e assicuratore ha ricevuto il massimo riconoscimento dalla Healthcare Information and Management System Society per il sistema senza carta introdotto in 350 delle sue cliniche ambulatoriali. La certificazione Stage 7 Ambulatory riconosce l'integrazione elettronica che mantiene la riservatezza consentendo al contempo la condivisione delle informazioni sui pazienti, l'uso completo da parte di clienti e personale e il data warehousing e il recupero degli archivi. Il cambiamento di sistema ha consentito alla rete di diagnosticare meglio le malattie e collaborare ai piani di trattamento, riducendo i decessi per complicazioni cardiache dell'88 percento secondo uno studio di caso. Kaiser Permanente stima che il passaggio al digitale abbia prevenuto 135 decessi e 260 procedure di emergenza.

Kaiser Permanente non è l'unica azienda che ha tratto grandi benefici dall'eliminazione della carta, quindi cosa frena le altre aziende? La mia azienda lavora con clienti in decine di settori verticali e ho scoperto che il più grande problema dell'eliminazione della carta non è il concetto, ma il costo e la facilità di esecuzione. Le persone non sanno da dove cominciare con quello che sembra un cambiamento fondamentale nel modo in cui funziona l'azienda. Dopotutto, i settori che hanno più da guadagnare dall'eliminazione della carta (sanità, finanza, governo, istruzione) raramente vengono applauditi per l'efficienza.

Il processo di passaggio al digitale non deve essere intimidatorio o scandalosamente costoso. La chiave per una transizione di successo al digitale è la preparazione. Se hai deciso che un modello senza carta è giusto per te, ecco alcuni passaggi per il passaggio al digitale che puoi condividere con il tuo facility manager o con un direttore degli acquisti:

1. Valutare il disordine

Per passare a un'organizzazione elegante e senza carta, il responsabile delle strutture o il direttore degli acquisti deve prima farsi un'idea della portata del progetto. Dovrebbe iniziare creando una piccola task force di responsabili di reparto per mettere insieme una stima dei documenti totali. Chiamiamo questo una valutazione dei dati e Solix offre strumenti e servizi per realizzare questo compito.

2. Tracciare una linea temporale

Come può dirti uno studente modello, la chiave per finire un progetto in tempo è raggiungere obiettivi più piccoli lungo il percorso. Allo stesso modo, la tempistica per andare senza carta dovrebbe consistere in una serie di traguardi realistici.

Per rendere il processo meno scoraggiante, consiglio di stabilire obiettivi settimanali. Se l'azienda gestisce internamente i trasferimenti di file, stabilire un obiettivo settimanale consente ai membri del team di bilanciare le loro responsabilità senza carta con il lavoro quotidiano. Se l'azienda assume un team esterno, è utile avere una scadenza settimanale. In generale, distribuire il progetto su alcuni mesi lo rende gestibile, ma non abbastanza protratto da rischiare stanchezza e burnout.

3. Mettilo via

Come passaggio finale, il responsabile delle strutture o il responsabile IT dovranno valutare in che modo l'azienda archivierà i nuovi file digitali. Archiviazione aziendale su Apache Hadoop gestisce questo lavoro con i costi di archiviazione e di elaborazione delle materie prime, che è scalabile e, cosa più importante, fornisce una piattaforma per utilizzare l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per monetizzare i dati fornendo informazioni uniche tramite l'analisi dei Big Data.

La transizione verso un'organizzazione senza carta potrebbe richiedere un po' di impegno e costi iniziali elevati, ma i vantaggi in termini di costi, controllo e conformità sono chiari. Poiché sempre più organizzazioni utilizzano strumenti e sistemi basati sul cloud, passare completamente al digitale è una mossa logica per diventare un'organizzazione basata sui dati nell'era dei big data.