Gestione dei record per le aziende: comprendere le migliori pratiche

Le aziende che applicano le best practice comprovate alle proprie policy di gestione dei record godono di vantaggi finanziari e strategici rispetto alla concorrenza. Record completi e ben organizzati aiutano le aziende a ottimizzare i processi e la disponibilità delle informazioni, a rafforzare le relazioni con i clienti e a salvaguardare la salute finanziaria. La gestione dei record è inoltre emersa come un concetto mission-critical, in quanto i regimi normativi e di conformità diventano sempre più complessi.

Al contrario, pratiche di gestione dei record incomplete e improprie possono avere un impatto negativo significativo su un'azienda. L'efficienza può risentirne perché i dipendenti dedicano troppo tempo alla ricerca di file e documenti critici; anche il servizio clienti si deteriora quando i rappresentanti in prima linea non riescono ad accedere alle informazioni rilevanti. I leader aziendali necessitano di informazioni complete per arrivare a decisioni corrette e gli impedimenti possono portare a passi falsi strategici potenzialmente costosi. La mancata disponibilità dei dati può anche portare alla non conformità e comportare sanzioni e multe costose. Le aziende che non archiviano correttamente i propri record diventano anche sempre più soggette a violazioni dei dati.

L'adozione di strategie semplici e comprovate può aiutare le aziende a migliorare la gestione dei record ed evitare risultati negativi. Le aziende possono anche sfruttare strumenti tecnologici emergenti per massimizzare il valore finanziario e strategico dei record ben tenuti e ben organizzati.

Che cosa è la gestione dei record e perché è importante?

Conosciuto anche come gestione delle informazioni dei record (RIM), la gestione dei documenti comprende la supervisione, l'organizzazione, l'amministrazione, la gestione, l'archiviazione e lo smaltimento dei documenti ufficiali aziendali sia in formato cartaceo che digitale.

Gli standard esterni si applicano ad alcune forme di gestione, con i registri fiscali che rappresentano un esempio importante: le aziende devono conservare questi registri per periodi prescritti. In altri casi, le aziende utilizzano policy interne per guidare e governare la gestione dei registri e dei documenti. Alcuni esempi di punti di policy includono standard e procedure di conservazione, programmi di manutenzione e protocolli di accesso.

Per comprendere l'importanza della gestione dei record, i professionisti delle operazioni aziendali devono innanzitutto avere una solida conoscenza pratica di cosa sia un "record". In parole povere, i documenti contengono informazioni soggette a modifica, mentre i record non possono essere alterati. I record rappresentano file finalizzati che servono a uno scopo ufficiale in merito a una transazione, tassazione, regolamenti e conformità.

I record aziendali possono includere molti tipi di informazioni; nel contesto della gestione dei record, in genere coprono transazioni finanziarie e operazioni interne che rientrano nell'ambito di applicazione delle normative applicabili o degli standard di conformità. Esempi di tali record includono:

• Bilancio d'esercizio
• Contratti e accordi
• Fatture pagabili e attive
• Transazioni bancarie
• Pagamenti fiscali
• Documentazione delle risorse umane
• Buste paga dei dipendenti

Alcuni di questi documenti devono essere conservati in conformità alle linee guida legali. Ad esempio, l'IRS impone alle aziende di conservare le proprie dichiarazioni dei redditi per da due a sette anni, a seconda di come vengono utilizzati i rendimenti.

Come la gestione dei record avvantaggia le aziende

Gli approcci efficienti e conformi alla gestione dei record offrono vantaggi aziendali essenziali. Questi vantaggi si estendono generalmente a tre categorie chiave:

• Riduzione dei costi e miglioramento dell'efficienzaSecondo le stime, solo 5-10% dei record hanno valore a lungo termine. Strategie di gestione semplificate di record e documenti assicurano che le aziende conservino solo le informazioni necessarie o pertinenti; conservare solo i record necessari riduce i costi rendendo efficiente l'accesso ai record.
• Conformità. Ai record aziendali si applicano molteplici protocolli normativi e di conformità. Alcuni esempi che regolano la conservazione dei dati includono l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), il Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA), il Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) e l'elenco continua. Tutte queste leggi richiedono che i record vengano conservati per una durata specifica. La non conformità a queste normative può comportare multe e altre sanzioni costose, rendendo la gestione dei record essenziale per le aziende soggette a questi standard legali.
• Pianificazione della continuità operativaL'accesso ai registri finanziari e transazionali critici è un pilastro della continuità aziendale e della pianificazione del ripristino in caso di disastro.

Comprensione del ciclo di vita della gestione dei record

I record aziendali attraversano quattro fasi principali durante il loro ciclo di vita. In ogni fase, principi specifici regolano il modo in cui i record vengono gestiti e amministrati. Diamo un'occhiata più da vicino a queste quattro fasi:

• Creazione o ricezione. Alcuni record derivano da processi interni, mentre altri hanno origini esterne. In entrambi i casi, la fase di creazione/ricezione inizia quando un'azienda crea o riceve un record ufficiale e inalterabile.
• La fase attiva. Durante la fase attiva, i dipendenti hanno maggiori probabilità di dover accedere al record. L'organizzazione necessita di policy dettagliate per governare il recupero, l'utilizzo, la condivisione e l'archiviazione dei record attivi.
• La fase inattiva. I record inattivi difficilmente saranno utilizzati dall'organizzazione, ma devono comunque essere conservati per motivi normativi o di conformità. Quindi, un archivio di record è un luogo ideale per tali record.
• FornituraQuando la conservazione o il mantenimento di un determinato record non è più un requisito pratico o legale, le organizzazioni possono eliminarlo o smaltirlo.

Best Practice nella gestione dei record e dei documenti aziendali

L'applicazione di una strategia sistematica può migliorare rapidamente le prestazioni e l'efficacia degli approcci organizzativi alla gestione dei record. A tal fine, gli esperti raccomandano di utilizzare un sistema in otto fasi per organizzare e governare la gestione e l'archiviazione dei dati. Esaminiamo questo sistema di best practice pezzo per pezzo.

Istituire e formare un team di gestione dei record

Assegnare un individuo o un team qualificato al compito di gestione dei record organizzativi. Fornire formazione che copra il piano di gestione dei dati interni e le best practice per l'accesso, la condivisione, l'archiviazione e la gestione dei record.

Crea un inventario

Per prima cosa, fai un elenco completo di tutti i record esistenti. Contrassegna i record irrilevanti per l'eliminazione e finalizza un inventario dei record da conservare.

Impostare un piano del ciclo di vita dei record

Assegnare ogni record nell'inventario a una pianificazione che ne comprenda la creazione, la fase attiva, la fase inattiva e la disposizione. Annotare il momento in cui ogni documento passerà da una fase all'altra.

Rispettare le normative legali, di conservazione e sulla privacy

Le strategie di gestione dei record devono essere accompagnate da policy normative sulla conservazione dei dati esterni, policy in materia di reporting legale, audit, privacy dei dati e sicurezza, nonché da policy in materia di sicurezza e conformità a elevati standard di sicurezza.

Scegli una soluzione di gestione e archiviazione

Le aziende utilizzano sempre più tecnologie digitali e di cloud computing come spina dorsale dei loro sistemi di gestione dei record. Esegui la scansione di tutti i record necessari che esistono solo in formato cartaceo e archiviali digitalmente nel tuo sistema di gestione dei record elettronici. Abilita un meccanismo di backup e ripristino completo e multi-sede.

Formulare una politica di gestione dei record

Stabilisci standard chiari per quanto riguarda l'accesso, il recupero, la condivisione e l'archiviazione dei record. Come parte fondamentale di questo processo, salvaguarda i dati sensibili con strumenti e strategie di sicurezza informatica e sicurezza delle informazioni elevati.

Avere un piano di backup

Assicurarsi che il recupero e la riparazione dei record critici siano inclusi nella pianificazione della continuità e del ripristino in caso di disastro dell'organizzazione.

Valutare e adattare il sistema nel tempo

Monitorare le prestazioni del piano di gestione dei record dell'organizzazione e fare attenzione a carenze, inefficienze e vulnerabilità della sicurezza. Adattare il programma e il sistema di gestione secondo necessità per tenere conto e correggere eventuali problemi correlati.

Infine, assicurati che i piani organizzativi coprano tutti i record e i documenti aziendali. Il programma dovrebbe coprire non solo i record finanziari e transazionali, ma anche i documenti HR e tutti i dati dei clienti o dei clienti acquisiti durante le operazioni aziendali.

Considera i vantaggi di gestione dei dati di una piattaforma di servizi di contenuto all-in-one

Gli approcci intelligenti alla gestione dei record aumentano l'efficienza operativa, garantiscono la conformità e riducono la responsabilità. Le aziende in crescita richiedono un piano di gestione dei dati formulato con attenzione, poiché tendono a generare record e documenti in numeri sempre crescenti.

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