SOLIXCloud Email Archiving è un servizio di archiviazione email completamente gestito che mira a semplificare eDiscovery, conformità e gestione della crescita delle email. Basato sulla Common Data Platform di SOLIXCloud, l'archiviazione email semplifica l'implementazione di una strategia di conformità ILM centralizzata per TUTTI i tipi di dati organizzativi, inclusi dati strutturati, non strutturati e semi-strutturati.

Le sfide

Poiché la comunicazione via e-mail continua a essere lo strumento di comunicazione e collaborazione numero uno per le aziende di tutte le dimensioni, oggi le aziende si trovano ad affrontare una miriade di sfide per mantenere la conformità normativa ed evitare costose azioni di coercizione. I nuovi requisiti normativi hanno posto la posta elettronica sotto un grande controllo e non è più accettabile accumulare e-mail per anni "nel caso in cui ne avessi bisogno". Nuove normative sulla privacy dei dati dei consumatori come GDPR, CCPA, CDPA, NYDFS, GDPR, CPPA, ecc. sono solo l'ultimo motivo per cui una corretta gestione dei record di posta elettronica non è più un'opzione.

La soluzione: archiviazione delle e-mail basata sulla conformità

Gli amministratori di sistema, gli amministratori dei dati e i team di governance dei dati sono alla ricerca di metodi e procedure migliorati per soddisfare i nuovi mandati di conformità imposti dalle normative sulla privacy dei dati dei consumatori. Ecco sette passaggi per la conformità delle e-mail che ogni organizzazione dovrebbe adottare.

Cattura e archivia tutti i dati di posta elettronica in un repository comune

Garantire che tutte le fonti di dati e-mail siano acquisite è un primo passo fondamentale verso un'archiviazione basata sulla conformità di successo. Utilizzando più metodi di raccolta come journaling, sincronizzazione delle cassette postali e caricamenti di file basati su policy di conservazione, le organizzazioni sono in grado di acquisire e archiviare tutte le e-mail in uscita e in entrata correnti e i dati e-mail storici.

Tuttavia, più silos di dati di posta elettronica archiviati presentano una serie di problemi e sono inefficienti. Centralizzando l'acquisizione di posta elettronica in un singolo repository, le organizzazioni non solo ottengono la certezza di sapere con certezza dove si trovano tutte le loro e-mail, ma le routine di gestione e manutenzione centralizzate sono molto più semplici e devono essere eseguite solo una volta.

Cattura completa e metadati di indicizzazione

Per supportare l'archiviazione delle e-mail basata sulla conformità, è essenziale un'acquisizione e un'indicizzazione complete di tutto il contenuto delle e-mail e dei relativi allegati. La ricerca e il recupero sono efficaci solo quanto il processo di indicizzazione, che deve essere in grado di produrre cataloghi che mostrano dove si trovano i record di ricerca e quali dati sono contenuti nei record.

Classifica, etichetta e monitora le email per una supervisione più semplice

Le policy di archiviazione personalizzate che contrassegnano le email consentono una facile classificazione e monitoraggio in tempo quasi reale in base al contenuto dell'email, ai metadati o alla presenza di informazioni sensibili. Gli avvisi di attivazione possono essere configurati per notificare i rispettivi team in base a criteri definiti e garantire un'azione rapida. Aggiungi tag aggiuntivi alle email se necessario. Tutto ciò ti aiuta a rimanere conforme, monitorare le attività indesiderate e rendere le tue email facilmente individuabili in futuro per una conformità più rapida.

Applicare le politiche di conservazione e di conservazione legale

I team legali e addetti alla conformità devono essere in grado di creare facilmente policy di conservazione complete e blocchi legali a livello di organizzazione, utente, e-mail o metadati, per favorire un'e-discovery rapida ed efficace.

Potente ricerca per semplificare l'eDiscovery con cartelle casi

I team di conformità e legali saranno in grado di eseguire ricerche e-discovery più rapide ed efficienti in tutte le caselle di posta in arrivo quando sono disponibili filtri per parole chiave e/o più filtri per identificare rapidamente le email di interesse. Tale capacità di ricerca è essenziale se conservazione, blocco legale, tag o commenti devono essere aggiunti alle email identificate. Saranno inoltre in grado di aggiungere una o tutte le email dalla ricerca a una cartella casi per riferimento futuro e per scaricarle nei formati più diffusi del settore per soddisfare le richieste legali.

Elimina i dati dalla fonte

Gli amministratori devono essere in grado di definire policy di archiviazione ed eliminazione per garantire che le email vengano conservate nell'origine solo per il periodo specificato. Una volta raggiunti i periodi di conservazione, le email vengono archiviate e quindi eliminate in modo sicuro dal sistema di origine, liberando così spazio di archiviazione critico nel sistema di origine, contribuendo notevolmente a ridurre costi e manutenzione. Ciò aiuta anche le organizzazioni a essere conformi e ad archiviare solo i dati necessari per uno scopo e un periodo di tempo dichiarati.

Accesso self-service alle email archiviate

Quando le email vengono archiviate, gli utenti finali non accetteranno la perdita dell'accesso diretto a tali email. Non c'è da stupirsi che gli utenti aziendali conservino le proprie copie .pst delle email per riferimento futuro. Gli archivi personali isolati non solo sono inaffidabili, ma sono anche un incubo per i team di conformità che potrebbero o meno avere visibilità sulla loro esistenza. I repository centralizzati che consentono l'accesso self-service alle email archiviate in un'interfaccia simile a un client di posta elettronica elimineranno la necessità per gli utenti di creare archivi personali e ridurranno il numero di copie duplicate delle email.

Il vantaggio dell'archiviazione e-mail SOLIXCloud

Mirato a semplificare l'eDiscovery, la conformità e la gestione della crescita della posta elettronica, Archiviazione e-mail SOLIXCloud, offre una soluzione di archiviazione e-mail centralizzata, sicura, altamente scalabile e user-friendly per aziende di tutte le dimensioni. Con il supporto per l'archiviazione da sistemi di posta elettronica legacy on-prem, backup e-mail e moderni sistemi di posta elettronica basati su cloud, SOLIXCloud offre una strategia di archiviazione senza soluzione di continuità per tutti i dati e-mail storici e attuali.

L'archiviazione delle e-mail di SOIXCloud è una componente essenziale di un'organizzazione completa archiviazione aziendale strategia e semplifica l'implementazione di Gestione del ciclo di vita delle informazioni su tutti i dati aziendali, inclusi i dati strutturati da ERP, CRM e applicazioni personalizzate, i dati non strutturati da NFS e condivisioni di file e i dati semi-strutturati da e-mail e altre piattaforme di comunicazione.

Qual è l'urgenza?

Si prevede che il controllo della conformità aumenterà con l'aumento delle misure di controllo sulle informazioni finanziarie, sui registri sanitari e ora sulla privacy dei dati dei consumatori. Le organizzazioni con una soluzione di archiviazione parziale o assente rischiano multe salate e danni al marchio a causa di guasti alla conformità. Implementando una strategia per acquisire e archiviare tutti i contenuti e-mail con ILM, policy di conservazione e conservazione legale, eDiscovery, ricerca e accesso efficaci vengono implementati in base alla progettazione, mitigando il rischio di conformità.