I tre principali motivi per archiviare il tuo server Microsoft Exchange nel cloud

La posta elettronica continua a crescere come strumento di comunicazione e collaborazione numero uno e Microsoft Exchange Server rimane la soluzione dominante on-premise per la posta elettronica aziendale. Inoltre, le aziende devono ora conservare sempre più informazioni sensibili per soddisfare gli obiettivi di governance e conformità. Il risultato netto è che l'IT aziendale sta affrontando tre sfide principali per gestire i propri server Exchange e molti stanno cercando di gestione dei dati in cloud come soluzione.

1. Ridurre i costi di archiviazione, infrastruttura e conformità

Oggi ogni 60 secondi, almeno 160 milioni di email vengono inviate in tutto il mondo e vengono creati 1,820 Terabyte di dati. Questa crescita incontrollata delle email determina un aumento dei costi associati alle prestazioni del server di posta elettronica, un aumento dello storage e della gestione della conformità che possono prosciugare i budget IT. Anche la produttività e l'efficienza operativa sono influenzate in termini di tempo sprecato in e-discovery, gestione della conservazione legale e manutenzione dei requisiti di conservazione dei dati.

Archiviando le email sul cloud, gli amministratori sono in grado di definire policy che assicurano che le email storiche siano archiviate in bucket di archiviazione oggetti a basso costo e eliminate in base a piani di conservazione predefiniti. Quando i periodi di conservazione delle email scadono, le email archiviate vengono eliminate in modo sicuro dai server di produzione, liberando così spazio di archiviazione e migliorando le prestazioni complessive del server di posta elettronica. Il tempo di supporto IT è notevolmente ridotto perché gli utenti finali recuperano le loro email archiviate utilizzando un modello self-service. E, cosa altrettanto importante, i rischi associati a multe e applicazione delle normative sono mitigati.

2. Raggiungere la conformità normativa

Con l'aumento del volume di posta elettronica, anche le normative e le misure di controllo sulla privacy dei dati dei consumatori (GDPR, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, ecc.) stanno ampliando il controllo. In passato le organizzazioni erano principalmente interessate alla gestione dei requisiti di e-discovery e di conservazione legale o al rispetto di mandati di conformità come HIPAA, ALTA TECNOLOGIA, FINRA e requisiti di archiviazione elettronica SEC come la norma SEC 17-A. Ma la riforma normativa sulla privacy dei dati dei consumatori è un punto di svolta perché ora si deve presumere che praticamente tutte le e-mail contengano informazioni sensibili sui consumatori e devono essere archiviate.

Normativa sulla privacy dei dati dei consumatori richiedono che le organizzazioni non solo sappiano dove sono archiviati tutti i dati sensibili delle e-mail dei consumatori, ma anche che siano in grado di rispondere in modo efficiente alle richieste discrete dei consumatori relative alla gestione di tali e-mail e indirizzi. Ad esempio GDPR garantisce ai consumatori il diritto alla cancellazione e il diritto di opt-out. Queste nuove normative alzano effettivamente l'asticella della conformità delle e-mail perché ora tutte le e-mail, in particolare le comunicazioni di vendita e marketing, generalmente rientrano in uno o più mandati di conformità.

3. Performance

La crescita esponenziale della posta elettronica significa che la crescita dei dati è una delle principali preoccupazioni per qualsiasi organizzazione che gestisce Microsoft Exchange Server. Le prestazioni di Exchange soffrono con l'espansione dei set di dati e l'aggiunta di bilanciatori di carico o server di trasporto edge non risolverà sempre il problema. Le prestazioni del server di posta elettronica sono una sfida numero uno per gli amministratori di sistema perché tutti gli utenti di posta elettronica, dal CEO ai lavoratori in prima linea, richiedono prestazioni di picco. Le scarse prestazioni del server di posta elettronica non sono semplicemente un'opzione.

Le ricerche dimostrano che le email con più di un anno di vita vengono raramente consultate e, pertanto, le policy di archiviazione e conservazione delle email sensate sono in grado di liberare preziose risorse di Exchange Server elaborando solo le email correnti. Le email più vecchie e archiviate sono ancora accessibili, ma non risiedono più sul server Exchange, consumando risorse costose come volumi di archiviazione e memoria collegati direttamente.

La Soluzione

Archiviazione e-mail SOLIXCloud e Archiviazione aziendale SOLIXCloud è una soluzione software-as-a-service che 1) riduce i costi, 2) mantiene la conformità e 3) migliora le prestazioni di Microsoft Exchange Server applicando Gestione del ciclo di vita delle informazioni best practice. SOLIXCloud fornisce un'archiviazione e-mail sicura e conforme che include e-discovery, legal hold e retention management. SOLIXCloud Email Archiving è sicuro, protetto, trasparente per l'utente finale e una capacità critica per le organizzazioni di tutte le dimensioni.