I tre principali motivi per archiviare il tuo server Microsoft Exchange nel cloud

La posta elettronica continua a crescere come strumento di comunicazione e collaborazione numero uno e Microsoft Exchange Server rimane la soluzione on-premise dominante per la posta elettronica aziendale. Inoltre, le aziende devono ora conservare una quantità sempre maggiore di informazioni sensibili per soddisfare gli obiettivi di governance e conformità. Il risultato è che l'IT aziendale si trova ad affrontare tre sfide principali nella gestione dei propri server Exchange e molte aziende guardano alla gestione dei dati nel cloud come soluzione.

1. Ridurre i costi di archiviazione, infrastruttura e conformità

Oggi, ogni 60 secondi , vengono inviate almeno 160 milioni di email in tutto il mondo e vengono creati 1,820 Terabyte di dati. Questa crescita incontrollata delle email comporta un aumento dei costi associati alle prestazioni dei server di posta elettronica, all'aumento dello spazio di archiviazione e alla gestione della conformità, che possono prosciugare i budget IT. Anche la produttività e l'efficienza operativa ne risentono in termini di tempo perso in attività di e-discovery, gestione del blocco legale dei dati e mantenimento dei requisiti di conservazione dei dati.

Archiviando le email sul cloud, gli amministratori sono in grado di definire policy che assicurano che le email storiche siano archiviate in bucket di archiviazione oggetti a basso costo e eliminate in base a piani di conservazione predefiniti. Quando i periodi di conservazione delle email scadono, le email archiviate vengono eliminate in modo sicuro dai server di produzione, liberando così spazio di archiviazione e migliorando le prestazioni complessive del server di posta elettronica. Il tempo di supporto IT è notevolmente ridotto perché gli utenti finali recuperano le loro email archiviate utilizzando un modello self-service. E, cosa altrettanto importante, i rischi associati a multe e applicazione delle normative sono mitigati.

2. Raggiungere la conformità normativa

Con l'aumento esponenziale del volume di email, anche le normative e le misure di controllo sulla privacy dei dati dei consumatori (GDPR, CCPA, LGPD, NYDFS, PIPEDA, ecc.) sono diventate sempre più stringenti. In passato, le organizzazioni si preoccupavano principalmente di gestire l'e-discovery e i requisiti di conservazione legale dei dati, o di soddisfare gli obblighi di conformità come HIPAA , HITECH, FINRA e i requisiti SEC relativi ai supporti di archiviazione elettronica, come la norma SEC 17-A. Tuttavia, la riforma normativa sulla privacy dei dati dei consumatori rappresenta un punto di svolta, poiché ora si presume che praticamente tutte le email contengano informazioni sensibili dei consumatori e debbano essere archiviate.

Le normative sulla privacy dei dati dei consumatori richiedono che le organizzazioni non solo sappiano dove sono archiviati tutti i dati sensibili relativi alle email dei consumatori, ma anche che siano in grado di rispondere in modo efficiente alle singole richieste dei consumatori riguardanti la gestione di tali email e indirizzi. Ad esempio, il GDPR garantisce ai consumatori il diritto alla cancellazione e il diritto di opposizione. Queste nuove normative innalzano di fatto gli standard di conformità per le email, poiché ora tutte le email, in particolare quelle di vendita e marketing, sono generalmente soggette a uno o più obblighi di conformità.

3. Performance

La crescita esponenziale della posta elettronica significa che la crescita dei dati è una delle principali preoccupazioni per qualsiasi organizzazione che gestisce Microsoft Exchange Server. Le prestazioni di Exchange soffrono con l'espansione dei set di dati e l'aggiunta di bilanciatori di carico o server di trasporto edge non risolverà sempre il problema. Le prestazioni del server di posta elettronica sono una sfida numero uno per gli amministratori di sistema perché tutti gli utenti di posta elettronica, dal CEO ai lavoratori in prima linea, richiedono prestazioni di picco. Le scarse prestazioni del server di posta elettronica non sono semplicemente un'opzione.

Le ricerche dimostrano che le email con più di un anno di vita vengono raramente consultate e, pertanto, le policy di archiviazione e conservazione delle email sensate sono in grado di liberare preziose risorse di Exchange Server elaborando solo le email correnti. Le email più vecchie e archiviate sono ancora accessibili, ma non risiedono più sul server Exchange, consumando risorse costose come volumi di archiviazione e memoria collegati direttamente.

La Soluzione

SOLIXCloud Email Archiving e SOLIXCloud Enterprise Archiving sono soluzioni software-as-a-service che 1) riducono i costi, 2) garantiscono la conformità e 3) migliorano le prestazioni di Microsoft Exchange Server applicando le migliori pratiche di Information Lifecycle Management . SOLIXCloud offre un'archiviazione e-mail sicura e conforme alle normative, con funzionalità di e-discovery, legal hold e gestione della conservazione. SOLIXCloud Email Archiving è sicuro, trasparente per l'utente finale e rappresenta una funzionalità fondamentale per organizzazioni di tutte le dimensioni.