Comprendere i dettagli dell'estrazione intelligente dei dati dei documenti

Mentre ci spostiamo verso un futuro digitale, le aziende elaborano frequentemente documenti scritti, scansionati o creati digitalmente, come fatture, assegni, moduli d'ordine ed estratti conto bancari. Tradizionalmente un processo manuale, l'estrazione dei dati (cattura di informazioni specifiche dai documenti) non diventerà mai irrilevante. . mercato dell'estrazione dei dati si prevede che crescerà fino a 4.9 miliardi di dollari nel 2027. E Predice Gartner Nel 70 il 2025% delle organizzazioni si concentrerà su tecniche innovative per estrarre valore da fonti non strutturate. Tuttavia, il metodo con cui le aziende estraggono i dati si è evoluto e c'è una nuova modifica che può semplificare la vita della tua azienda.

L'estrazione manuale dei dati è stata a lungo dispendiosa in termini di tempo. Ma la nuova intelligenza artificiale (IA) intelligente le soluzioni di estrazione dei dati dei documenti possono aiutare ad automatizzare, ridurre i costi, migliorare l'accuratezza ed elaborare i documenti su larga scala. Inoltre, consentono ai dipendenti di concentrarsi su attività strategiche anziché su compiti banali come la copia dei numeri delle fatture.

Scopriamo di più sui vantaggi che l'estrazione dei dati può apportare alla tua azienda.

Che cosa è l'estrazione intelligente dei dati dai documenti e perché è necessaria?

L'estrazione dei dati dei documenti è l'estrazione strutturata di contenuti utili da un testo più ampio. La tecnologia moderna utilizza l'acquisizione di dati cognitivi per elaborare i documenti anziché impiegare manodopera umana negli sforzi. Agendo come un cervello umano, il software abilitato all'intelligenza artificiale elabora i documenti con elevata velocità e precisione. Esegue la scansione dei dati rilevanti, quindi li cattura per l'elaborazione.

Ad esempio, supponiamo che il documento in questione sia una fattura lunga. Potresti voler estrarre il nome dell'acquirente, il nome del venditore, l'importo del pagamento e altri dati per l'immissione in un sistema ERP. Questa estrazione e inserimento possono essere completamente automatizzate grazie all'estrazione intelligente dei dati del documento. Possono anche avere un impatto sulle attività downstream come il miglioramento dei metadati, le revisioni dei pagamenti e le approvazioni. Puoi anche combinare le informazioni estratte con altre fonti di dati interne e pubbliche per aumentarne il valore e l'azionabilità.

Questa tecnica di L'estrazione di documenti basata sull'intelligenza artificiale è già risparmiando tempo e denaro alle aziende, aumentandone la precisione. Tuttavia, solo Il 28% dei decisori si concentra su questa applicazione dell'intelligenza artificiale. È giunto il momento di considerare l'uso di questa tecnologia per la tua attività? Continua a leggere.

Applicazioni popolari dell'estrazione intelligente dei dati dei documenti

Esiste una gamma di applicazioni comuni per l'estrazione intelligente dei dati dei documenti. —e puoi anche svilupparne una tua. Discutiamo alcuni dei casi d'uso più comuni.

Migliorare la gestione e la governance dei documenti

I sistemi tradizionali di gestione dei documenti aiutano a organizzare e gestire i documenti basandosi solo sui metadati dei file. I metadati contengono informazioni sul documento, come data di creazione, data di modifica, autore, posizione e tipo di file. Tuttavia, i metadati di base dei file non forniscono informazioni sul contenuto dei documenti. Queste informazioni sono spesso fondamentali per una migliore organizzazione, classificazione e governance dei documenti.

L'estrazione intelligente dei dati può aiutare. Estrae specifici campi di dati di interesse e arricchisce i metadati aggiungendo contesto e contenuto. Di conseguenza, la gestione dei documenti può essere meglio allineata ai requisiti aziendali.

Ad esempio, potresti estrarre automaticamente le informazioni "Data fattura", "Numero fattura" e "ID prodotto" da ogni fattura, aggiungendole a campi metadati specifici. Ciò può aiutare i dipendenti a trovare rapidamente i documenti di fattura pertinenti in base ai parametri aggiuntivi e a elaborarli in modo efficiente senza dover sfogliare l'intero archivio documenti.

Tali metadati arricchiti possono anche aiutare a far rispettare l'accesso ai dati, la conservazione, la privacy e altre policy di governance su larga scala. Ciò aiuta le organizzazioni a rispettare policy e normative interne ed esterne. L'estrazione intelligente dei dati può anche aiutare a identificare informazioni sensibili presenti nel documento e classificarle per ulteriori processi come etichettatura, redazione o revisione del documento.

Nel complesso, l'estrazione intelligente dei dati può contribuire a migliorare la gestione dei documenti, la governance dei dati, la qualità dei dati, l'usabilità e la reperibilità.

Ricerca intelligente basata sui contenuti

Una ricerca basata sul contenuto funziona cercando ciò che l'utente desidera all'interno di ogni risorsa oltre ai metadati. Tuttavia, sebbene tale ricerca sia un passo avanti rispetto alle ricerche basate sui metadati dei file, è raramente efficiente perché la ricerca non include il contesto. Ad esempio, una ricerca di un documento contenente un numero di fattura univoco come "10001" potrebbe restituire centinaia o persino migliaia di documenti se tale numero fosse utilizzato anche come ID fornitore o importo di pagamento.

L'estrazione di documenti basata sull'intelligenza artificiale può identificare in modo univoco le informazioni contenute in un documento insieme al contesto. Ciò rende la ricerca basata sul contenuto molto più intelligente, pertinente e potente. Immagina di cercare per numero di fattura e di ricevere il documento esatto di cui hai bisogno, anche se migliaia di altri documenti potrebbero aver incluso un numero simile in un altro contesto.

I campi estratti consentono inoltre alle persone di filtrare le proprie ricerche in modo più efficace, poiché la ricerca intelligente basata sui contenuti consente di produrre query complesse quanto si desidera. Ad esempio, è possibile cercare esclusivamente tra le fatture degli ultimi due mesi per un determinato importo. Scegli i parametri desiderati. La scoperta dei documenti diventa più rapida, più pertinente e più efficiente, aumentando la produttività dei dipendenti e dei processi. Infatti, un Studio PwC è stato rilevato che sono necessarie il 40% di ore in meno per elaborare le pratiche burocratiche di routine quando vengono implementate anche le tecniche di estrazione più rudimentali basate sull'intelligenza artificiale.

La ricerca intelligente dei contenuti riduce anche la perdita o lo smarrimento dei documenti, un problema costoso. I documenti persi o smarriti possono rovinare le vendite e le relazioni con i clienti, esponendo al contempo la tua organizzazione ai rischi di non conformità normativa.

Automatizzare i processi con l'estrazione dei dati

L'estrazione dei dati dei documenti getta le basi per automatizzare innumerevoli processi manuali lenti, costosi e soggetti a errori. Ad esempio, una grande azienda manifatturiera può automatizzare i conti da pagare o i conti da ricevere.

Le aziende manifatturiere tendono ad avere migliaia di fornitori e acquirenti. Possono gestire fino a 10,000 fatture o rimesse al mese, oltre ad altri documenti di acquisto dai fornitori, come i moduli d'ordine. Tradizionalmente, l'azienda può avere un team che esamina ogni documento e cattura, verifica e inserisce manualmente i dettagli in un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per l'elaborazione. Un simile approccio è spesso dispendioso in termini di tempo, risorse e soggetto a errori.

L'estrazione intelligente dei dati può automatizzare questo processo manuale. Ciò consente alle aziende di elaborare migliaia di documenti ogni giorno con l'aiuto di un team notevolmente più piccolo, con conseguente maggiore efficienza e un'accuratezza notevolmente migliorata.

Altri esempi comunemente citati sono assunzione da parte dei dipendenti, Verifica dei documenti e dell'identità e processi di rilascio.

Automatizza l'estrazione dei dati dei documenti con Solix

L'estrazione dei dati dei documenti è un processo essenziale per molte aziende. Tuttavia, consuma anche preziose ore di lavoro umano, almeno fino ad ora.

SOLIXCloud ECS offre un archivio di file sicuro basato su cloud con servizi di contenuti intelligenti come governance delle informazioni, condivisione e collaborazione dei file ed estrazione intelligente dei dati dei documenti. La tecnologia di estrazione dei dati abilitata da Solix AI offre un modo per semplificare e snellire l'estrazione dei dati in una gamma di tipi di documenti, tra cui fatture, rimesse e altro. Ciò ti aiuta a organizzare i documenti in modo più efficace, potenziare la ricerca basata sui contenuti, abilitare la governance dei dati granulare e automatizzare ulteriormente le attività aziendali. Può essere la chiave per trasformare digitalmente la tua attività per l'era moderna.

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