Modernizzazione dell'archiviazione legacy con soluzioni all'avanguardia basate sull'intelligenza artificiale.

 

Perché le organizzazioni stanno abbandonando Optim, OpenText InfoArchive e altri sistemi di archiviazione legacy per passare a moderne piattaforme di archiviazione native del cloud?

La crisi dell'archiviazione legacy: una tecnologia che non si aggiorna mai.

Se la vostra organizzazione utilizza IBM InfoSphere Optim, OpenText InfoArchive, Documentum, Content Manager On Demand o altre piattaforme di archiviazione legacy, state gestendo un'infrastruttura di archiviazione obsoleta che probabilmente è stata implementata 10-15 anni fa. Queste piattaforme erano all'avanguardia al momento del loro lancio. Sono collaudate. Sono affidabili. Oggi, rappresentano un notevole debito tecnico e un onere che incide sempre più sul budget, sulla flessibilità e sull'innovazione della vostra organizzazione, aumentando al contempo il rischio di non conformità.

Il problema è semplice: le piattaforme di archiviazione legacy sono state create per un'epoca diversa. Funzionano su infrastrutture on-premise. Gestiscono principalmente fonti di dati comuni più di 10 anni fa, o dati strutturati provenienti da vecchi sistemi ERP. Richiedono team IT dedicati per la manutenzione. Non si integrano con le moderne applicazioni SaaS. E diventano sempre più difficili da gestire man mano che i talenti si spostano verso piattaforme moderne.

Nel frattempo, le moderne piattaforme di archiviazione cloud-native hanno radicalmente cambiato l'economia e le capacità dell'archiviazione dei dati. Supportano tutti i tipi di dati (strutturati, semi-strutturati, non strutturati) utilizzando un'unica piattaforma, garantendo accesso, sicurezza e governance coerenti. Si integrano con applicazioni SaaS come Salesforce, ServiceNow, SharePoint Online, OneDrive, Google Drive e con lo storage blob nativo. Sono disponibili nel cloud con prezzi flessibili. Includono una governance dei dati predisposta per l'intelligenza artificiale. E hanno costi operativi inferiori del 40-60%.

Per le organizzazioni che utilizzano ancora sistemi di archiviazione obsoleti, la modernizzazione non è più un'opzione, ma una necessità impellente.

La trappola dell'archiviazione legacy: perché i sistemi di archiviazione legacy stanno diventando un problema

1. Nessuna evoluzione del prodotto

I sistemi di archiviazione legacy hanno smesso di aggiornare le proprie soluzioni, il che significa che non vengono aggiunte nuove funzionalità o innovazioni. Questo potrebbe comportare che i nuovi dati che devi archiviare non siano supportati, che la distribuzione in cloud non sia un'opzione, che non sia possibile abilitare l'intelligenza artificiale per i dati archiviati o che non siano disponibili integrazioni moderne. In alcuni casi, i prodotti non sono nemmeno più supportati dal fornitore. Ti ritrovi a gestire un prodotto statico in un mercato in rapida evoluzione. Devi dismettere il sistema di archiviazione.

2. Infrastruttura complessa in loco

• Hardware e server di database dedicati
• Contratti annuali di manutenzione e assistenza
• Costi di licenza dei database (Oracle, SQL Server)
• Personale IT per gestire, applicare patch e aggiornare la piattaforma
• Nessuna flessibilità: si acquista la capacità in anticipo, indipendentemente dal fatto che la si utilizzi o meno.

I sistemi di archiviazione obsoleti assorbono milioni di dollari all'anno dai budget IT aziendali, con alcune organizzazioni che spendono l'80% delle risorse IT per la manutenzione di infrastrutture superate.

3. Supporto limitato per tipi di dati e fonti: il tuo archivio supporta questi

• Record di Salesforce (clienti, opportunità, casi)
• Ticket e record di modifiche di ServiceNow
• Archivi email
• Contenuti non strutturati (documenti, PDF, immagini) da SharePoint Online, Google Drive, archiviazione BLOB
• Dati semistrutturati (JSON, log, metadati)
• Supporto per DataBricks e Snowflake

4. Difficoltà nel trovare e trattenere personale qualificato

I tecnologi più talentuosi si sono spostati verso piattaforme cloud-native, API e moderni sistemi di dati. Trovare – e trattenere – personale con una profonda esperienza nei sistemi di archiviazione legacy è sempre più difficile e costoso. Quando le figure chiave se ne vanno, anche il know-how aziendale se ne va.

Le piattaforme moderne attraggono talenti perché sono attuali, native del cloud e allineate alle tendenze del settore. Col tempo, diventa più difficile trovare personale qualificato per le piattaforme obsolete.

5. Assenza di funzionalità di intelligenza artificiale o di analisi avanzata

Le piattaforme di archiviazione legacy sono state progettate per la conservazione e la conformità, non per l'analisi intelligente. Non includono classificazione basata sull'intelligenza artificiale, rilevamento delle anomalie o preparazione dei dati per le analisi moderne. I dati archiviati rappresentano un obbligo di conformità, non una risorsa aziendale.

Archiviazione cloud-native moderna: l'approccio Solix Common Data Platform

Le moderne piattaforme di archiviazione cloud-native come Solix Common Data Platform (CDP) rappresentano una profonda rivisitazione dell'archiviazione aziendale. Invece della complessità delle soluzioni on-premise, offrono piattaforme unificate, cloud-first e predisposte per l'intelligenza artificiale, in grado di gestire tutti i tipi di dati provenienti da qualsiasi fonte.

Funzionalità principali delle piattaforme moderne

1. Supporto per più tipi di dati (strutturati + semi-strutturati + non strutturati)

Le piattaforme moderne non richiedono soluzioni separate per i diversi tipi di dati. Una piattaforma unificata gestisce:

• strutturato: Database (Oracle, SQL Server, SAP, Salesforce), record transazionali, dati anagrafici
• Semistrutturato: JSON, XML, API, metadati, log
• Non strutturato: Documenti, email, immagini, PDF, video

Un'unica piattaforma sostituisce molteplici soluzioni puntuali. Un unico team gestisce tutta l'archiviazione. Un unico set di strumenti per la conformità, la ricerca e l'analisi.

2. Integrazione di fonti dati moderne (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams)

Le piattaforme di archiviazione moderne includono connettori nativi per le applicazioni SaaS contemporanee:

• Salesforce: Archiviazione automatizzata di account, opportunità, casi e oggetti personalizzati
• Servizio ora: Archiviazione off-platform di ticket, modifiche, incidenti e dati storici.
• LINFA: Archiviazione dei dati aziendali SAP in una piattaforma unificata
• E-mail: Integrazione nativa con Microsoft 365, Google Workspace e Exchange locale.

Le organizzazioni non hanno più bisogno di strategie di archiviazione separate per le diverse applicazioni. Un'unica piattaforma archivia tutto.

3. Implementazione cloud-native con scalabilità elastica

Le piattaforme moderne offrono molteplici opzioni di implementazione:

• SaaS completo (Cloud): Completamente gestito su Microsoft Azure (o AWS/Google Cloud) senza necessità di gestione dell'infrastruttura.
• Ibrido: Cloud per alcuni carichi di lavoro, locale per altri.
• Multi-cloud: Flessibilità di funzionamento su AWS, Azure, Google Cloud o in locale

Vantaggi principali:

• Paghi solo per quello che usi (tariffa elastica)
• Nessun investimento hardware iniziale
• Patch e aggiornamenti di sicurezza automatici
• Ridondanza integrata e ripristino di emergenza
• Scalabilità da gigabyte a petabyte senza necessità di provisioning

4. Conformità e governance integrate

Le piattaforme moderne includono il supporto nativo per i requisiti normativi senza necessità di configurazione personalizzata:

• GDPR (diritto all'oblio, portabilità dei dati)
• HIPAA (conservazione dei dati sanitari)
• Sezione 17a-4 (registri dei servizi finanziari)
• FINRA (ritenzione relativa a negoziazione e comunicazioni)
• CCPA (diritti sulla privacy in California)
• NYDFS (Stato di New York con requisiti di minimizzazione dei dati)
• SOX (tracce di audit finanziario)

Le politiche di conservazione automatizzate, i blocchi legali, le tracce di controllo e il tracciamento della catena di custodia sono standard, non richiedono uno sviluppo personalizzato.

5. Governance e intelligence dei dati pronte per l'intelligenza artificiale

Le moderne piattaforme di archiviazione sono progettate per l'era dell'intelligenza artificiale. Tra queste figurano:

• Classificazione automatizzata dei dati in base alla sensibilità e alla tipologia
• Rilevamento di anomalie e rischi basato sull'intelligenza artificiale
• Preparazione dei dati per l'analisi e l'apprendimento automatico
• Estrazione e arricchimento dei metadati
• Ricerca intelligente basata sull'elaborazione del linguaggio naturale.

I dati archiviati diventano una risorsa per la conformità, l'analisi e la raccolta di informazioni, non solo un obbligo di conservazione.

Migrazione da sistemi di archiviazione legacy: un approccio collaudato

Il vantaggio della migrazione: trasferimento da archivio ad archivio

Un vantaggio fondamentale della modernizzazione delle piattaforme di archiviazione è che non si tratta di migrare sistemi di produzione attivi, bensì di trasferire dati archiviati da un archivio all'altro. Questo comporta rischi decisamente inferiori rispetto alle migrazioni di sistemi ERP.

Perché la migrazione da archivio ad archivio è più semplice:

• I dati sono in sola lettura (nessuna transazione commerciale attiva è interessata).
• Volumi di dati inferiori rispetto ai sistemi attivi
• Nessuna dipendenza da sistemi di produzione attivi
• È possibile un approccio graduale (migrazione di un tipo di dati alla volta).
• L'archivio originale rimane disponibile come soluzione di riserva in caso di necessità.

Le piattaforme moderne supportano i dati archiviati legacy

Una capacità fondamentale delle moderne piattaforme cloud-native: la possibilità di acquisire e gestire dati provenienti da sistemi di archiviazione legacy. Ciò significa:

• Estrai i dati archiviati da Optim o InfoArchive senza richiedere l'esecuzione del sistema originale
• Esegui la migrazione verso una piattaforma moderna mantenendo tutti i metadati e le tracce di controllo.
• Una volta completata la migrazione, dismettere i sistemi obsoleti.

Approccio di migrazione in 4 fasi

Fase 1: Valutazione e pianificazione

• Catalogare tutti i dati archiviati nei sistemi legacy
• Valutare il volume, le tipologie e i requisiti di conservazione dei dati.
• Metadati del documento e strutture del registro di controllo
• Identificare i requisiti di conformità e normativi

Fase 2: Implementazione di piattaforme moderne

• Implementare una piattaforma di archiviazione moderna (SaaS o ibrida)
• Configurare i modelli di dati per i contenuti degli archivi legacy
• Definire le politiche di conservazione dei dati e i controlli di conformità.
• Convalidare i controlli di sicurezza e di accesso

Fase 3: Migrazione dei dati

• Estrarre dati da sistemi di archiviazione legacy
• Trasformare e validare per piattaforme moderne
• Eseguire la migrazione in fasi, in base al tipo di dati o all'unità aziendale.
• Verificare l'integrità dei dati e la conservazione delle tracce di controllo.

Fase 4: Dismissione dei sistemi preesistenti

• Convalida di tutti i dati migrati con successo
• Conservare l'archivio originale come riferimento di sola lettura (se lo si desidera).
• Dismettere l'infrastruttura Optim, Informatica o InfoArchive
• Eliminare i contratti di supporto e il personale obsoleti

Analisi di fattibilità: perché la modernizzazione è urgente ora

Le organizzazioni che utilizzano Optim o OpenText InfoArchive si trovano ad affrontare una serie di pressioni convergenti:

• Debito tecnologico: Le piattaforme obsolete non ricevono più aggiornamenti o nuove funzionalità.
• Pressione sui costi: Le infrastrutture legacy stanno diventando sempre più costose rispetto alle alternative cloud.
• Requisiti moderni per i dati: Le applicazioni SaaS (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) richiedono soluzioni di archiviazione moderne.
• Espansione delle funzionalità: Nuove funzionalità di archiviazione (Salesforce, ServiceNow, Slack, Teams) senza costi aggiuntivi
• Automazione della conformità: Riduzione del 30-40% del lavoro manuale di conformità grazie all'automazione delle policy, eliminando i processi manuali soggetti a errori.
• Accessibilità ai dati: Recupero e ricerca più rapidi grazie all'indicizzazione moderna
• Preparazione all'intelligenza artificiale: Le organizzazioni che si preparano a iniziative di intelligenza artificiale necessitano di piattaforme moderne per la governance dei dati.

ROI della modernizzazione: cosa ottengono realmente le organizzazioni

I vantaggi economici della modernizzazione sono innegabili: le organizzazioni in genere recuperano l'investimento entro 12-18 mesi con un moltiplicatore ROI da 3 a 5. Ma le motivazioni strategiche sono ancora più forti: le organizzazioni che modernizzano i propri sistemi acquisiscono agilità operativa, riducono il rischio di non conformità e abilitano nuove funzionalità che le loro piattaforme legacy non avrebbero mai potuto supportare.

Solix può fornire una valutazione personalizzata e gratuita per aiutarvi a determinare il ritorno sull'investimento (ROI).

La modernizzazione non è più un'opzione, ma una necessità strategica.

L'era delle piattaforme di archiviazione obsolete sta volgendo al termine. IBM Optim sta diventando sempre più difficile da gestire e manutenere. OpenText InfoArchive è costoso e complesso.

Le moderne piattaforme di archiviazione cloud-native hanno trasformato il settore grazie a funzionalità unificate, implementazione cloud, prezzi flessibili, supporto per fonti di dati moderne e governance predisposta per l'intelligenza artificiale. I loro costi operativi sono inferiori del 40-60%, si integrano con le moderne applicazioni SaaS e consentono nuovi casi d'uso non supportati dalle piattaforme legacy.

Per le organizzazioni che utilizzano ancora sistemi di archiviazione obsoleti, la domanda non è "Dovremmo modernizzare?", ma "Quando possiamo iniziare?".

Si apre la finestra di opportunità per valorizzare i sistemi legacy e passare a piattaforme moderne. Il costo dell'attesa aumenta di anno in anno. Il vantaggio strategico della modernizzazione cresce di trimestre in trimestre.

È tempo di voltare pagina rispetto a Optim, Informatica e InfoArchive. Il futuro dell'archiviazione è cloud-native, multi-tipo di dati e pronto per l'intelligenza artificiale.

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